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Zapier: subir informes de inspección a Dropbox

Aprenda a crear un Zap para cargar automáticamente informes de inspección a Dropbox.

Dirigir un negocio puede ser impredecible, pero un buen sistema de mantenimiento de registros puede facilitar las cosas. Si bien la mayoría de las organizaciones pueden utilizar sistemas de almacenamiento en la nube para guardar sus informes de inspección, puede ser agotador confiar en que los equipos envíen los informes manualmente. Con herramientas de integración como Zapier, puede exportar automáticamente sus informes de inspección de SafetyCulture a Dropbox. Esta opción no solo reduce el tiempo que los administradores y usuarios en primera línea dedican a enviar, recibir y almacenar informes, sino que también minimiza los posibles errores humanos en el proceso.

Si su organización utiliza Power Automate como herramienta de integración, ¡puede crear un flujo que ofrezca una solución equivalente

Qué necesitará

Tomar nota

  • Este Zap utiliza Dropbox como la solución en nube para almacenar informes de inspección; se puede intercambiar por otros conectores como Google Drive y OneDrive.

  • Los informes de inspección que se suben se basan en las inspecciones a las que tiene acceso su cuenta. Aprenda a darse acceso a inspecciones creando reglas de acceso o asignando el permiso de "Acceso a datos".

Si encuentra algún error o tiene alguna pregunta sobre la integración, por favor, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda.

1. Cualquier inspección completada en SafetyCulture

  1. Inicie sesión en Zapier.

  2. Haga clic en Crear un Zap en la parte superior izquierda de la página.

  3. Busque y seleccione SafetyCulture en "1. Activar"

  4. Haga clic en el menú desplegable "Evento" y seleccione entre las siguientes opciones:

    • Cualquier inspección completada: seleccione este evento si desea enviar por correo electrónico todas las inspecciones completadas a las que tiene acceso su cuenta.

    • Inspección completada: seleccione este evento si solo desea enviar por correo electrónico las inspecciones completadas desde una plantilla específica, a la que su cuenta tiene acceso.

  5. Haga clic en Continuar.

  6. Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable. Si este es su primer Zap con SafetyCulture, haga clic en Iniciar sesión y después añada su cuenta de SafetyCulture a Zapier iniciando sesión.

  7. Haga clic en Continuar.

  8. Si seleccionó "Inspección completada" en el paso 4, haga clic en el menú desplegable para seleccionar la plantilla. Tenga en cuenta que solo se muestran las 20 plantillas modificadas más recientemente. Si la plantilla que desea usar no está en la lista, seleccione la pestaña Personalizado del menú desplegable e introduzca el identificador único de la plantilla en el campo de texto. Personalizado

  9. Haga clic en Activadores de alertas y haga clic en Activadores de alertas una vez que haya encontrado una inspección.

2. Iniciar exportación del informe de inspección en SafetyCulture

  1. Haga clic en image en la parte inferior del Zap. Si saltó a esta sección desde "1. Cualquier inspección completada en SafetyCulture", busque y seleccione image en "2. Acción".

  2. Haga clic en el menú desplegable "Evento de acción" y seleccione Iniciar exportación de informe de inspección.

  3. Haga clic en Continuar.

  4. Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable.

  5. Haga clic en Continuar.

  6. Configure los siguientes campos:

    • Identificación de la inspección: haga clic en el campo y seleccione ID de inspección en "Cualquier inspección completada en SafetyCulture".

    • Formato del informe de inspección: haga clic en el campo y seleccione el formato del informe de inspección.

    • Diseño del informe: haga clic en el campo y seleccione el diseño del informe que desea aplicar. Tenga en cuenta que solo están disponibles los diseños de informes para todas las plantillas.

  7. Haga clic en Continuar.

  8. Haga clic en Probar y continuar.

Retraso de

  1. Haga clic en image en la parte inferior del Zap.

  2. Busque y seleccione Retraso por Zapier.

  3. Haga clic en el menú desplegable "Evento" y seleccione Retraso de.

  4. Haga clic en Continuar.

  5. Configure los siguientes campos:

    • Tiempo retrasado durante (valor): Introduzca "5".

    • Tiempo retrasado durante (unidad): haga clic en el menú desplegable y seleccione minutos.

  6. Haga clic en Continuar.

  7. Haga clic en Probar y continuar.

4. Obtener informe de inspección exportado en SafetyCulture

  1. Click image at the bottom of the Zap.

  2. Search and select SafetyCulture.

  3. Click the "Action Event" dropdown menu and select Obtener informe de inspección exportado.

  4. Click Continuar.

  5. Select your SafetyCulture account from the dropdown menu.

  6. Click Continuar.

  7. Configure the following fields:

    • Inspection ID: Click the field and select ID de inspección under "Any Inspection Completed in SafetyCulture".

    • Export ID: Click the field and select Identificación de la exportación under "Start Inspection Report Export in SafetyCulture".

  8. Click Continuar.

  9. Click Probar y continuar.

5. Subir archivo a Dropbox

  1. Click image at the bottom of the Zap.

  2. Search and select Dropbox.

  3. Click the "Action Event" dropdown menu and select Subir archivo.

  4. Click Continuar.

  5. Select your Dropbox account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Dropbox, click Iniciar sesión en Dropbox or click Plus iconConectar una nueva cuenta from the dropdown menu, then sign in to Dropbox and add it to Zapier.

  6. Click Continuar.

  7. Configure the following fields:

    • Folder: Click the field and set your folder path to where inspection reports should be uploaded. You can sort your inspection reports dynamically by clicking Personalizado in the dropdown menu and selecting inspection details. You can check out the example below, where inspection reports are sorted by selected sites. Make sure to enter a forward slash ( / ) for each level of the directory. Subir informes de inspección a Dropbox a través de una integración con Zapier.

    • File: Click the field and select Informe de inspección exportado under "Get Exported Inspection Report in SafetyCulture".

  8. Click Continuar.

  9. Click Probar y continuar. This should upload an inspection report to the folder path you specified.

  10. Publish your Zap to start uploading completed inspection reports to Dropbox. We also recommend that you name your Zap on the upper-left corner of the page.

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