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Power Automate: cargar informes de inspección a SharePoint
Este artículo le enseña cómo crear un flujo de Power Automate para cargar automáticamente informes de inspección a SharePoint.
Como una de las plataformas de colaboración online más utilizadas, Microsoft SharePoint se ha establecido como un excelente lugar para compartir y gestionar contenido para potenciar el trabajo en equipo en una organización. Con herramientas de integración como Power Automate (anteriormente Microsoft Flow), puede exportar automáticamente sus informes de inspección de SafetyCulture a SharePoint, para que su equipo siempre esté actualizado con la información más reciente capturada por sus usuarios en primera línea.
Si su organización utiliza Zapier como herramienta de integración, ¡puede crear un Zap que ofrezca una solución equivalente.
Tomar nota
Este flujo utiliza Microsoft SharePoint como la solución en la nube para almacenar informes de inspección, se puede intercambiar por otros conectores como OneDrive, Google Drive y Dropbox.
Los informes de inspección que se cargan se basan en las inspecciones, a las que tiene acceso la cuenta que generó el token para API. Si es administrador, puede otorgarse acceso a la inspección o asignarse el permiso de "Acceso a datos" para tener visibilidad sobre todas las inspecciones de su organización.
Si encuentra algún error o tiene alguna pregunta sobre la integración, por favor, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda.
Repetición
Haga clic en Crear en el menú del lado izquierdo y seleccione Crear.
Configure los siguientes campos:
Nombre del flujo: añada un nombre al flujo para que pueda consultarlo fácilmente.
Inicio: establezca la fecha y la hora en que desea que el flujo comience a ejecutarse.
Repetir cada: establezca la frecuencia en 1 hora.
Haga clic en Crear para crear el flujo y su primer paso.
Consultar casos anteriores
Haga clic en
Siguiente paso.Busque por "Fecha y hora" y seleccione la acción Obtener casos anteriores.
Establezca el "Intervalo" en 1 y deje la "Unidad de tiempo" como Hora.
Buscar inspecciones modificadas
Haga clic en
Siguiente paso.Busque "SafetyCulture" y seleccione la opción de Buscar inspecciones modificadas.
Si es la primera vez que usa SafetyCulture en Power Automate, autentifique el conector configurando los siguientes campos y después haga clic en Crear.
Nombre de la conexión: le recomendamos que asigne un nombre a la conexión con el nombre de usuario de la cuenta o el correo electrónico desde el que se genera el token para API.
Token de API: Introduzca su token de API en el formato "Bearer <token>". Asegúrese de que haya un espacio entre "Bearer" (portador) y el token de la API.
Configure los siguientes campos:
Modificado posteriormente: haga clic en el campo y seleccione A tiempo pasado en la lista de contenido dinámica.
Filtrar por plantilla (opcional): si solo desea procesar inspecciones de una plantilla específica, haga clic en el campo para seleccionar la plantilla en el menú desplegable, o seleccione Introduzca valor personalizado e introduzca el identificador único de la plantilla.
Archivada (opcional): haga clic en el campo y seleccione verdadero si desea solamente enviar por correo electrónico informes de inspecciones archivadas, o seleccione verdadero para inspecciones activas y archivadas.
Completada (opcional): haga clic en el campo y seleccione falso si desea solamente enviar por correo electrónico informes de inspecciones incompletas, o seleccione falso para inspecciones completas e incompletas.
Propiedad (opcional): haga clic en el campo y seleccione yo si solo desea enviar por correo electrónico los informes de las inspecciones que son propiedad de su cuenta, o seleccione yo para las inspecciones que son propiedad de otros usuarios de su organización.
Límite: tenga en cuenta que cada ejecución de flujo solo puede procesar hasta 1000 inspecciones. Si su organización realiza más de 1000 inspecciones por hora, debe limitar la frecuencia a "1. Recurrencia" y "2. Obtener pasado el tiempo".
Obtener una inspección específica
Haga clic en
Siguiente paso.Busque "SafetyCulture" y seleccione la acción de Obtener una inspección específica.
Haga clic en el campo de "Identificación de la auditoría" y seleccione ID de auditoría de inspección de la lista de contenido dinámico. Este paso coloca a la acción en la acción "Aplicar a cada una".
Exportar un informe de inspección
Haga clic en Añadir acción.
Busque "SafetyCulture" y seleccione la acción de Exportar un informe de inspección.
Configure los siguientes campos:
ID de auditoría: haga clic en el campo y seleccione ID de auditoría de inspección.
Formato: seleccione esta opción para exportar sus informes de inspección a "PDF" o "WORD.
Identificación de preferencia (opcional): haga clic en el campo y seleccione el diseño del informe que desea aplicar. Tenga en cuenta que solo están disponibles los diseños de informes para todas las plantillas.
Realizar hasta
Haga clic en Añadir acción.
Busque "Control" y seleccione la acción Realizar hasta.
Omita los campos por ahora.
Comprobar el estado de la exportación de inspección
Haga clic en Añadir acción en la acción "Hacer hasta".
Busque "SafetyCulture" y seleccione la opción de Comprobar el estado de la exportación de inspección.
Configure los siguientes campos:
ID de auditoría: haga clic en el campo y seleccione ID de auditoría de inspección de la lista de contenido dinámica.
Exportar ID de la tarea: haga clic en el campo y seleccione Exportar como PDF de la lista de contenido dinámica.
Hacer hasta" y configure los siguientes campos:
Elija un valor (izquierda): haga clic en el campo y seleccione Exportar estado de la lista de contenido dinámica.
Elija un valor (derecha): Escriba "ÉXITO".
8. HTTP
Haga clic en Añadir acción que no está dentro de la acción "Hacer hasta", sino debajo de ella.
Busque "HTTP" y seleccione la acción HTTP.
Configure los siguientes campos:
Método: haga clic en el campo y seleccione OBTENER.
URI: haga clic en el campo y seleccione Exportar URL de la lista de contenido dinámica.
Crear archivo
Haga clic en Añadir acción.
Busque "SharePoint" y seleccione la acción Crear archivo.
Si es la primera vez que usa SharePoint en Power Automate, autentifique el conector iniciando sesión en su cuenta de SharePoint.
Configure los siguientes campos:
Dirección del sitio: haga clic en el campo y seleccione su sitio de SharePoint.
Ruta de la carpeta: haga clic en el icono de la carpeta en el lado derecho y establezca la ruta de la carpeta donde deben subirse los informes de inspección. Como cada lista, biblioteca de documentos o carpeta de SharePoint solo pueden contener un máximo de 5000 elementos, le recomendamos que utilice elementos de contenido dinámico para clasificar sus informes de inspección en carpetas de forma dinámica. Puede consultar el siguiente ejemplo, donde los informes de inspección están ordenados por los títulos de sus plantillas.
Nombre del archivo: haga clic en el campo y use elementos de contenido dinámico para crear una convención de nomenclatura para los informes de inspección. Asegúrese de agregar ".pdf" o ".docx" al final, según el formato del informe que haya seleccionado. Por ejemplo, "<dynamic_content>.pdf".
Contenido del archivo: haga clic en el campo y seleccione Cuerpo de la lista de contenido dinámico, en "HTTP".
Haga clic en Guardar en la parte inferior o superior derecha de la página para guardar el flujo.
Hacer una prueba del flujo (opcional)
Haga clic en Probar en la parte superior derecha de la página para comenzar a probar el flujo.
Seleccione Manualmente y haga clic en Manualmente.
Haga clic en Ejecutar flujo.
Haga clic en Hecho para supervisar el flujo de prueba.
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