Cómo personalizar informes de inspección con diseños para informes

Aprenda a personalizar los informes de inspección creando y actualizando diseños para los informes a través de la aplicación web y la aplicación móvil.

¿Qué son los diseños de los informes?

Los diseños de informes son configuraciones que puede crear para ocultar o mostrar la información más importante para usted en sus informes de inspección. Con los diseños de los informes, también puede crear plantillas de correo electrónico para completar previamente los destinatarios de correo electrónico y los cuerpos de los mensajes para ayudar a los usuarios en primera línea a enviar informes de inspección con facilidad mientras están en el sitio.

Qué necesitará

Tomar nota

Los diseños de informes se pueden crear para una plantilla específica o para todas las plantillas de una organización. Según el diseño que desee crear, es posible que necesite ciertos permisos y niveles de acceso a la plantilla:
- Diseños del informe para plantillas específicas: debe tener el nivel de acceso para "realizar, editar" la plantilla.
- Diseños de los informes para todas las plantillas: como mínimo, debe tener el nivel de acceso para "realizar, editar" la plantilla para al menos una plantilla en su organización y el permiso para "gestionar diseños de los informes globales".

Filtros y ajustes

Cuando cree o actualice un diseño para informe, encontrará los siguientes filtros y ajustes para ayudarle a personalizar los informes de inspección:

Filtro/ajustes	Descripción
Portada (solo en Plan Premium y Plan Enterprise)	La opción de subir una portada que es específica para un diseño de informe. Recomendamos subir una imagen de tamaño A4 (3508 x 2480 píxeles) y que no supere los 5 MB. Las imágenes que sean demasiado largas o anchas, se reducirán para que se ajusten a las dimensiones A4.
Logotipo	La opción de subir un logotipo que es específico para un diseño del informe. Recomendamos subir un archivo que tenga una resolución máxima de 900 x 400 píxeles y que no supere los 5 MB. El logotipo de la plantilla se usará si no se sube un logotipo de diseño para informe.
Elementos marcados	La opción de mostrar u omitir elementos señalados en los informes y en la página de título, o en la página de resumen "Elementos señalados".
Acciones	La opción de mostrar u omitir acciones en los informes y en la página de título, o en la página de resumen de "Acciones".
Descargo de responsabilidad	La opción de incluir o no incluir un descargo de responsabilidad al comienzo de los informes. También tiene la opción de personalizar el descargo de responsabilidad si está activado.
Resultados de la inspección	La opción de mostrar u omitir páginas de inspección de los informes. Si el diseño del informe es específico de la plantilla, también tiene la opción de mostrar u omitir páginas específicas de los informes. Tenga en cuenta que esto no elimina las páginas de resumen de "Elementos señalados" y "Acciones" si ambas están activadas.
Resumen de archivos multimedia	La opción de mostrar u omitir un resumen al final de los informes, mostrando todos los archivos multimedia adjuntos.
Puntuación	La opción para mostrar u omitir todas las puntuaciones de los informes.
Instrucciones	La opción para mostrar u omitir los campos de instrucción de la plantilla en los informes.
Preguntas sin respuesta	La opción de mostrar u omitir todas las preguntas sin respuesta en los informes.
Casillas de verificación	La opción de mostrar u omitir las respuestas marcadas y no marcadas de los informes.
Salto de página	La opción de eliminar saltos entre páginas para ahorrar espacio en sus informes.
Configuración de archivos multimedia	La opción de elegir el tamaño de las miniaturas de las imágenes debajo de cada pregunta (solo Plan Premium y Plan Enterprise) o el tamaño de las imágenes para el resumen de archivos multimedia en sus informes en PDF y Word.
Pie de página	La opción de incluir o no incluir un pie de página con el número de página en los informes. También tiene la opción de mostrar títulos de inspección en el pie de página y mostrar información adicional con un máximo de 100 caracteres. Si el título de una inspección excede una línea, se recortará automáticamente.
Índice de contenidos	La opción de incluir o no un índice al principio de los informes.

Campos de plantilla de correo electrónico

La configuración de plantillas de correo electrónico no genera el envío automático de informes de inspección completos. Para automatizar el envío de informes de inspección por correo electrónico, puede utilizar una integración. Si está interesado en enviar informes de inspección por correo electrónico automáticamente sin usar integraciones, háganoslo saber enviando sus comentarios .

Puede configurar plantillas como parte de la función de diseños del informe para rellenar previamente los campos de destinatarios del correo electrónico y el cuerpo de los mensajes, cuando los usuarios envíen informes de inspección por correo electrónico a través de las opciones de la aplicación móvil de "Enviar PDF" y "Enviar Word".

Campo	Descripción
Para:	Los destinatarios del correo electrónico que se deben completar previamente.
Cc:	Los destinatarios en copia del correo electrónico que se deben completar previamente.
Cco:	Los destinatarios en copia oculta del correo electrónico que se deben completar previamente.
Asunto:	El asunto del correo electrónico que se debe completar previamente. Puede utilizar las opciones de formato para completar previamente los detalles de la inspección.
Cuerpo del correo	El cuerpo del correo electrónico que se debe completar previamente. Puede utilizar las opciones de formato que aparecen abajo para completar previamente los detalles de la inspección.

Las siguientes opciones de formato se pueden utilizar en los campos del "Asunto" y el "Cuerpo del correo electrónico" para completar dinámicamente los detalles de la inspección:

[TemplateTitle]: el título de la plantilla. Por ejemplo, "Evaluación de riesgo de la oficina".
[InspectionTitle]: el título de la inspección. Por ejemplo, "Surry Hills / 20 Jul 2020". Obtenga más información sobre cómo personalizar su título de inspección para cada plantilla.
[InspectionDate]: la fecha en que se completó la inspección, en formato dd/mes/aaaa". Por ejemplo, "26 de febrero de 2020".
[Score]: la puntuación de la inspección en porcentaje%". Por ejemplo, "80%".

Tenga en cuenta que las opciones de formato deben introducirse en mayúsculas y minúsculas para que funcionen. Por ejemplo, "[Score]" debe usarse con una "S" mayúscula.

Crear un diseño para informe

Iniciar sesión en la aplicación web.
Seleccione Plantillas en el menú de la izquierda.
Haga clic en la plantilla y seleccione Editar informe en el panel lateral.
Si esta plantilla no tiene ningún diseño de informe, puede empezar a configurar uno nuevo en el panel lateral. Si lo prefiere, haga clic en Nuevo diseño en la esquina superior izquierda de la página. Nuevo diseño
Si tiene el permiso "gestionar diseños de los informes globales" seleccione entre Solo para esta plantilla y Solo para esta plantilla.
Haga clic en a la derecha del nombre del diseño para asignarle un nombre y, a continuación, personalice la configuración como corresponda.
También puede configurar una plantilla de correo electrónico mediante la pestaña Plantilla de correo electrónico para cuando sus usuarios envíen por correo electrónico informes de inspección a través de la aplicación móvil. Tenga en cuenta que la función para completar previamente las plantillas solo es compatible con las aplicaciones de correo nativas de los dispositivos Android e iOS.
Haga clic en Guardar.
Si desea que este diseño de informe sea el diseño predeterminado para los informes de inspección que se creen a partir de esta plantilla, haga clic en Elija cualquier diseño en "Diseño predeterminado" y selecciónelo.

Abra la aplicación móvil.
Toque Inspecciones en la parte inferior de su pantalla.
Seleccione Plantillas en la parte superior de la pantalla.
Toque en la plantilla y seleccione Editar plantilla de las opciones emergentes.
Toque Informe en la parte superior de su pantalla.
Toque Diseño del informe en la parte superior izquierda de su pantalla.
Si esta plantilla no tiene ningún diseño del informe, puede comenzar a configurar el nuevo en esta página. También puede tocar Nuevo diseño en la parte superior de su pantalla.
Si tiene el permiso para "gestionar diseños de informes globales", seleccione entre Solo para esta plantilla y Solo para esta plantilla.
Toque en la parte superior para darle nombre al diseño, después personalice sus ajustes según corresponda.
También puede configurar una plantilla de correo electrónico mediante la pestaña Plantilla de correo electrónico, para cuando sus usuarios envíen por correo electrónico informes de inspección a través de la aplicación móvil. Tenga en cuenta que la función para completar previamente las plantillas solo es compatible con las aplicaciones de correo electrónico nativas de los dispositivos Android e iOS.
Toque Guardar en la parte inferior de su pantalla.
Toque Crear y siguiente.
Si desea que este diseño del informe sea el diseño predeterminado para los informes de inspección que se creen a partir de esta plantilla, toque Elija cualquier diseño en "Diseño predeterminado" y selecciónelo.

Actualizar un diseño para informe

Iniciar sesión en la aplicación web.
Seleccione Plantillas en el menú de la izquierda.
Haga clic en la plantilla y seleccione Editar informe en el panel lateral.
Haga clic en a la derecha del nombre del diseño.
Actualice el diseño como corresponda.
Haga clic en Guardar. Si el diseño es para todas las plantillas, haga clic en Guardar.

Abra la aplicación móvil.
Toque Inspecciones en la parte inferior de su pantalla.
Seleccione Plantillas en la parte superior de la pantalla.
Toque en la plantilla y seleccione Editar plantilla de las opciones emergentes.
Toque Informe en la parte superior de su pantalla.
Toque Diseño del informe en la parte superior izquierda de su pantalla.
Toque en el lado derecho del nombre del diseño.
Actualice el diseño como corresponda.
Toque Guardar. Si el diseño es para todas las plantillas, toque Guardar.

Actualmente, no es posible personalizar las descripciones de las imágenes (por ejemplo, Foto 1). Si desea personalizarlas, infórmenos enviando sus comentarios.

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