Commencer à utiliser Prestataires

Que sont les Entrepreneurs dans SafetyCulture ?

La fonctionnalité Entrepreneurs de SafetyCulture aide les organisations à tenir à jour un registre organisé des sociétés entrepreneur avec lesquelles elles travaillent. Elle permet aux responsables de sociétés de gérer efficacement les informations relatives à la société, les contacts clés, les travailleurs et les documents de conformité tels que les certifications et les licences, le tout en un seul endroit. En outre, ils peuvent classer les entrepreneurs par type, ajouter des travailleurs et surveiller leur activité, demander des documents et des formulaires aux contacts clés pour la préqualification, et suivre les dates d'expiration des documents stockés.

Une fois qu'une société prestataire est pré-qualifiée, vous pouvez implémenter ses travailleurs en leur attribuant des flux de travail d'implémentation qui les guident à travers les formations et les vérifications d'habilitation obligatoires, afin de vous assurer qu'ils sont prêts et conformes avant de commencer le travail.

Commencer en tant que responsable de prestataire

En tant que responsable de société, vous êtes chargé de configurer et de gérer chaque société de prestataire avec laquelle vous travaillez. Cela implique notamment d'attribuer des contacts clés chargés de gérer les documents de conformité et de veiller à ce que toutes les exigences soient remplies afin que les prestataires soient prêts à commencer leur travail.

Créer des types de prestataires

Commencez par créer des types de sociétés afin de classer les sociétés de prestataires par industrie ou par services, par exemple « Consultants » ou « Fournisseurs ». Cela facilitera le classement et le suivi de chaque société au sein de votre organisation.

Ajouter des prestataires

Une fois que vous avez créé les types de prestataires, vous pouvez commencer à ajouter des sociétés à votre organisation. Lorsque vous ajoutez un prestataire et ses travailleurs, vous pouvez également désigner des contacts clés qui seront chargés de gérer le profil du prestataire et de traiter les documents de conformité au nom du prestataire.

Create document types

Now that you've added companies, create document types to organize the documents submitted by key contacts, such as "Contracts" or "Employment Agreements." This ensures documents are classified correctly, making it easier to manage compliance requirements across your organization.

Request documents and forms

After creating document types, you can request the necessary documents from key contacts to support contractor prequalification. You can also request standardized forms, which allow key contacts to submit specific compliance information directly. This streamlines the prequalification process and ensures every contractor provides the required details to meet your organization’s standards.

Manage document approvals

You can review documents and forms submitted by key contacts to ensure they are valid and accurate. You have the option to review them manually or use AI by setting up rules to approve or reject submissions, helping maintain compliance and ensuring only complete, correct documentation is accepted into your organization.

Manage worker credentials

You can view the credentials of workers in your company from the company profile and validate that their qualifications are accurate and up to date. This helps ensure each credential is valid and quickly identify workers who need to update their qualifications, so everyone you work with stays compliant and qualified.

Commencer en tant que contact clé

En tant que contact clé attribué, vous êtes responsable de la conformité de votre prestataire. En répondant aux demandes de documents et de formulaires et en vous assurant que tous les documents du prestataire sont exacts et à jour, vous pouvez aider votre prestataire à respecter les normes obligatoires.

Répondre aux demandes de documents et de formulaires

Envoyez les documents obligatoires et remplissez les formulaires demandés afin de vous assurer que votre prestataire répond à toutes les exigences de préqualification avant de commencer les travaux. Cela démontre votre conformité et contribue à accélérer l'approbation de votre prestataire.

Gérer les documents de prestataires

Si un document ou un formulaire a expiré ou a été rejeté, veillez à le mettre à jour rapidement afin que les dossiers de conformité de votre prestataire restent valides et à jour. À partir du profil du prestataire, vous pouvez également filtrer les documents qui ont expiré, qui expireront bientôt ou qui sont en attente d'approbation, ce qui vous permet de vous concentrer rapidement sur ce qui nécessite votre attention.

Commencer en tant que travailleur prestataire

Avant de commencer à exercer vos fonctions, il est important de vous assurer que vous disposez des connaissances, de la formation et des qualifications requises. Pour vous aider, votre organisation peut vous attribuer des flux de travail d'implémentation afin de vous aider à vous préparer.

Commencer et terminer les flux de travail d'implémentation

Si votre organisation le nécessite, des flux de travail d'implémentation vous seront attribués qui vous guideront à travers les cours de formation et les exigences en matière d'habilitation à suivre, afin de vous assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour commencer à travailler en toute confiance et en toute sécurité. Ces flux de travail aident également votre prestataire à confirmer que vous remplissez toutes les exigences requises et que vous disposez des compétences et des certifications nécessaires pour votre poste.