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Zapier : envoyer des liens de rapport par e-mail lorsque les scores d'inspection sont inférieurs à un seuil

Comment créer un Zap pour envoyer automatiquement par e-mail les liens de rapport Web lorsque les scores d'inspection sont inférieurs à un seuil ?

Scoring is a powerful tool that can provide insights into how your organization is performing over time and help identify opportunities for improvement from inspections that achieve low scores. Using integration tools such as Zapier, you can automatically generate and email web report links from inspections that score below a threshold, so that your team always stays on top of issues that may need to be addressed.

If your organization uses Power Automate as the integration tool, you can create a flow that delivers an equivalent solution!

Vous aurez besoin

Take note

  • This Zap utilizes Gmail as the client to email web report links, it can be interchanged with other connectors such as Microsoft Outlook.

  • Inspections that get checked for scores are based on the inspections your account has access to. Learn how to give yourself inspection access by creating access rules or assigning the "Override permissions: View all data" permission.

Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.

1. Toute inspection terminée dans SafetyCulture

  1. Connectez-vous à Zapier.

  2. Cliquez sur Créer un Zap en haut à gauche de la page.

  3. Cherchez et sélectionnez SafetyCulture sous « 1. déclencheur ».

  4. Cliquez sur le menu déroulant « Événement » et choisissez parmi les options suivantes :

    • Toute inspection terminée : sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail toutes les inspections terminées auxquelles votre compte a accès.

    • Inspection terminée : sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les inspections terminées d'un modèle spécifique, auquel votre compte a accès.

  5. Cliquez sur Continuer.

  6. Sélectionnez votre compte SafetyCulture dans le menu déroulant. S'il s'agit de votre premier Zap avec SafetyCulture, cliquez sur Se connecter et ajoutez ensuite votre compte SafetyCulture à Zapier en vous connectant.

  7. Cliquez sur Continuer.

  8. Si vous avez sélectionné « Inspection terminée » à l'étape 4, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le modèle. Veuillez noter que seuls les 20 modèles les plus récemment modifiés sont affichés. Si le modèle que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, sélectionnez l'onglet Personnalisé dans le menu déroulant et entrez l'identifiant unique du modèle dans le champ de texte. Personnalisé

  9. Cliquez sur Déclencheur de test et cliquez sur Déclencheur de test une fois qu'une inspection a été trouvée.

2. Continuez seulement si…...

  1. In "2. Action", search and select Filtrer par Zapier.

  2. Configure the following fields:

    • Choose field…: Click on the field and select Pourcentage du score (%).

    • Choose condition…: Click on the field and select (Nombre) inférieur à.

    • Enter value: Click the field and enter the score threshold you want to set, between "0" and "100".

  3. Click Continuer.

3. Créer le lien du rapport d'inspection public dans SafetyCulture

  1. Click image at the bottom of the Zap.

  2. Search and select SafetyCulture.

  3. Click the "Action Event" dropdown menu and select Créer un lien public de rapport d'inspection.

  4. Click Continuer.

  5. Select your SafetyCulture account from the dropdown menu.

  6. Click Continuer.

  7. Click on the "Inspection ID" field and select ID d'Inspection under "Any Inspection Completed in SafetyCulture".

  8. Click Continuer.

  9. Click Tester et continuer. This should generate a web report link for the sample inspection.

4. Envoyer un e-mail dans Gmail

  1. Cliquez surimageen bas du Zap.

  2. Recherchez et sélectionnez Gmail.

  3. Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Envoyer un e-mail.

  4. Cliquez sur Continuer.

  5. Sélectionnez votre compte Gmail dans le menu déroulant. S'il s'agit de votre premier Zap avec Gmail, vous devrez cliquer sur Se connecter à Gmail et authentifier l'application en vous connectant à votre compte Gmail.

  6. Cliquez sur Continuer.

  7. Configurez les champs suivants :

    • À : cliquez sur le champ et spécifiez les destinataires des e-mails auxquels vous souhaitez envoyer les rapports d'inspection.

    • Objet : cliquez sur le champ et indiquez l'objet de l'e-mail. Vous pouvez utiliser des éléments de contenu dynamique pour nommer les e-mails avec des éléments d'inspection. Par exemple, « [1. Nom du modèle] : [1. Titre de l'inspection] | [1. Pourcentage du score (%)] ».

    • Corps : cliquez sur le champ et indiquez le corps du message. Veillez à ajouter « 3. lien de rapport Web » sous « 3. Créez un lien de rapport d'inspection public dans SafetyCulture » dans le menu déroulant, car il s'agit du lien de rapport Web. Comme pour le champ Objet, vous pouvez également utiliser les éléments du menu déroulant pour inclure les détails de l'inspection. Consultez le corps de l'e-mail ci-dessous à titre d'exemple. Un exemple de Gmail dans Zapier pour envoyer des liens de rapports d'inspection.

  8. Cliquez sur Continuer.

  9. Cliquez sur Tester et continuer. Cela devrait permettre d'envoyer un e-mail aux destinataires que vous avez précisés.

  10. Publiez votre Zap pour commencer à envoyer par e-mail des liens vers des rapports Web à faible score aux destinataires que vous avez précisés. Nous vous recommandons également de nommer votre Zap en bas à gauche de la page.

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Si vous souhaitez obtenir une réponse de notre part, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :support@safetyculture.com.