¿Por qué vincular los archivos que hay en Documentos a otras funciones?
La vinculación mantiene una única fuente de información para los archivos en Documentos, a la vez que los pone a disposición en otras partes de SafetyCulture, como Activos, Avisos, cursos de Formación, y Plantillas e Inspecciones. Mantener los archivos vinculados en los flujos de trabajo ayuda a garantizar que los equipos siempre accedan a la versión más reciente, al tiempo que se reducen los archivos duplicados. Por ejemplo, puede vincular un procedimiento de seguridad o un certificado una sola vez en Documentos y utilizarlo en varias ubicaciones, equipamientos o equipos de trabajo, gestionando los archivos en un solo lugar.
¡Pronto se ampliará la vinculación de archivos a más funciones de SafetyCulture! Puede mantener los archivos clave organizados en Documentos por el momento, y luego vincularlos cuando las nuevas funciones lo permitan.
Where can you link files?
You can link files from Documents via the web app. The following table shows where linking is supported, what file types you can link, and what happens to linked files.
Where | How | File types | Storage and updates |
|---|---|---|---|
Assets | Link files to an asset from the asset profile or link one file to multiple assets in the asset list. | JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, and WEBP | Files stay in Documents and update everywhere they’re linked. |
Heads Up | Link files to a Heads Up when creating or editing an existing one. You can also link files to a Heads Up when you upload a new file in Documents. | JPEG, PNG, DOC, DOCX, PDF, XLS, and XLSX, and WEBP | Files stay in Documents, but Heads Ups use the version linked at the time. Uploading a new version in Documents does not update the file in existing Heads Ups. |
Training | Link files to a course by adding them as a slide when creating or editing a course. | PDF, DOCX, DOC, XLS, and XLSX | Files stay in Documents and update everywhere they’re linked. |
Templates | Link files to a template by adding them as an inspection instruction when creating or editing a template. | JPEG, PNG, and PDF | Files stay in Documents and update everywhere they're linked. |
Inspections | Link files to an inspection by starting an inspection from a template with a linked file. | JPEG, PNG, and PDF | Files stay in Documents, but inspections show the version that was available when the inspection was started and do not update. |
