¿Qué significa ser propietario de un archivo?
En Documentos, un propietario de archivo es el usuario o grupo responsable de un archivo. Asignar un propietario aclara quién es responsable de mantener el archivo actualizado y permite filtrar los archivos por propietario, para saber quién es responsable y qué archivos le corresponde mantener.
¡Estamos trabajando para ampliar el papel de los propietarios de archivos!
Actualmente, los propietarios reciben notificaciones cuando un archivo de su propiedad se actualiza, está a punto de vencer o ya ha vencido. Estas notificaciones ayudan a los propietarios a mantenerse al tanto de los cambios y a revisar los archivos a tiempo.
Próximamente, los propietarios también recibirán notificaciones cuando se requiera alguna acción, como la aprobación de actualizaciones. Esto les ayudará a mantener un mejor control sobre sus archivos y a cumplir con los requisitos de cumplimiento, incluidas las normas ISO.
Lo que necesitarás
Si tiene Permiso de "Documentos: Administrador", puede gestionar los propietarios de cualquier archivo de su organización.
Añadir un propietario de un archivo
Seleccione
Documentos en la barra lateral o selecciónelo en Más.Seleccione una carpeta si desea añadir un propietario a un archivo que se encuentra en esa carpeta.
Haga clic en en el lado derecho del archivo y seleccione Editar archivo.
En el panel lateral, haga clic en el menú desplegable debajo de "Propietarios" y seleccione
Grupos o Usuarios.Seleccione el grupo o usuario que desea añadir marcando cada casilla y haga clic en Hecho.
Haga clic en Guardar en la parte superior derecha de la página.
Puede añadir hasta 5 propietarios a un archivo.
Añadir propietarios de archivos en masa
Seleccione
Documentos en la barra lateral o selecciónelo en Más.Seleccionar los archivos marcando la casilla en el lado izquierdo de la página.
Seleccione Gestionar propietarios en la parte inferior de la página.
En la ventana emergente, seleccione Añadir.
Haga clic en el menú desplegable debajo de "Propietarios" y seleccione
Grupos o Usuarios.Seleccione el grupo o usuario que desea asignar marcando cada casilla y haga clic en Hecho.
Haga clic en Actualizar.
Eliminar un propietario de un archivo
Seleccione
Documentos en la barra lateral o selecciónelo en Más.Haga clic en en el lado derecho del archivo y seleccione Editar archivo.
En "Propietarios", haga clic en en el usuario o grupo que desea eliminar.
Haga clic en Guardar en la parte superior derecha de la página.
Eliminar propietarios de archivos en masa
Seleccione
Documentos en la barra lateral o selecciónelo en Más.Seleccionar los archivos marcando la casilla en el lado izquierdo de la página.
Seleccione Gestionar propietarios en la parte inferior de la página.
En la ventana emergente, seleccione Eliminar solamente.
Haga clic en el menú desplegable debajo de "Propietarios" y seleccione
Grupos o Usuarios.Seleccione el grupo o usuario que desea eliminar marcando cada casilla y haga clic en Hecho.
Haga clic en Actualizar.
Reemplazar propietarios de archivos en masa
Seleccione
Documentos en la barra lateral o selecciónelo en Más.Seleccionar los archivos marcando la casilla en el lado izquierdo de la página.
Seleccione Gestionar propietarios en la parte inferior de la página.
En la ventana emergente, seleccione Reemplazar todos.
Haga clic en el menú desplegable debajo de "Propietarios" y seleccione
Grupos o Usuarios.Seleccione el grupo o usuario que desea asignar marcando cada casilla y haga clic en Hecho.
Haga clic en Actualizar.
