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Gestionar propietarios de archivos
Aprenda qué significa ser propietario de un archivo y cómo añadir, eliminar o reemplazar propietarios de uno o varios archivos en Documentos a través de la aplicación web.¿Qué significa ser propietario de un archivo?
En Documentos, un propietario de archivo es el usuario o grupo responsable de un archivo. Asignar un propietario aclara quién es responsable de mantener el archivo actualizado y permite filtrar los archivos por propietario, para saber quién es responsable y qué archivos le corresponde mantener.
¡Estamos trabajando para ampliar el papel de los propietarios de archivos!
Pronto, los propietarios recibirán notificaciones cuando sea necesario realizar acciones, como aprobar actualizaciones o añadir una nueva versión antes de que venza un archivo. Esto le ayudará a mantener sus archivos controlados y a cumplir los requisitos de conformidad, como las normas ISO.
Qué necesitará
"Editar" el acceso al archivo o el propietario del archivo
Si tiene Permiso de "Documentos: Administración", puede gestionar los propietarios de cualquier archivo de su organización.
Añadir un propietario de un archivo
Seleccione
Documentos en el menú de la izquierda.Seleccione una carpeta si desea añadir un propietario a un archivo que se encuentra en esa carpeta.
Haga clic en
en el lado derecho del archivo y seleccione 
Editar archivo.En el panel lateral, haga clic en el menú desplegable debajo de "Propietarios" y seleccione
Grupos o 
Usuarios.Seleccione el grupo o usuario que desea añadir marcando cada casilla y haga clic en Hecho.
Haga clic en Guardar en la parte superior derecha de la página.
Puede añadir hasta 5 propietarios a un archivo.
Añadir propietarios de archivos en masa
Select
Documentos from the menu on the left-hand side.Select the files by checking the box on the left-hand side of the page.
Select
Gestionar propietarios at the bottom of the page.In the pop-up window, select
Añadir.Click the dropdown under "Owners" and select
Grupos or Usuarios.Select the group or user you want to assign by checking each box and click Hecho.
Click Actualizar.
Eliminar un propietario de un archivo
Seleccione
Documentos en el menú de la izquierda.Haga clic en
en el lado derecho del archivo y seleccione Editar archivo.En "Propietarios", haga clic en
en el usuario o grupo que desea eliminar.Haga clic en Guardar en la parte superior derecha de la página.
Eliminar propietarios de archivos en masa
Select
Documentos from the menu on the left-hand side.Select the files by checking the box on the left-hand side of the page.
Select
Gestionar propietarios at the bottom of the page.In the pop-up window, select
Eliminar solamente.Click the dropdown under "Owners" and select
Grupos or Usuarios.Select the group or user you want to remove by checking each box and click Hecho.
Click Actualizar.
Reemplazar propietarios de archivos en masa
Select
Documentos from the menu on the left-hand side.Select the files by checking the box of on the left-hand side of the page.
Select
Gestionar propietarios at the bottom of the page.In the pop-up window, select
Reemplazar todos.Click the dropdown under "Owners" and select
Grupos or Usuarios.Select the group or user you want to assign by checking each box and click Hecho.
Click Actualizar.
Preguntas frecuentes
If a file’s owner is deactivated or deleted, the file remains accessible. However, you won’t be able to add or remove labels, or upload a new version until the deactivated or deleted owner is unassigned.
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