¿Qué son los Contratistas en SafetyCulture?
La función de Contratistas de SafetyCulture ayuda a las organizaciones a mantener un registro organizado de las empresas contratistas con las que trabajan. Permite a los gerentes de las empresas gestionar eficazmente los datos de la empresa, los contactos clave, los trabajadores y los documentos de cumplimiento, como certificaciones y licencias, todo en un mismo lugar. Además, pueden clasificar a los contratistas por tipo, añadir trabajadores y supervisar su actividad, solicitar documentos y formularios a los contactos clave para la evaluación previa, y realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de los documentos almacenados.
Una vez que una empresa contratista haya sido aprobada, puede incorporar a sus trabajadores asignándoles flujos de trabajo de incorporación que los guíen a través de cualquier formación obligatoria y controles de credenciales, garantizando que estén listos y cumplan las normas antes de comenzar a trabajar.
Empezar como gestor de empresa
Como gestor de la empresa, usted es responsable de configurar y gestionar cada empresa contratista con la que trabaja su organización. Esto incluye asignar contactos clave para gestionar los documentos de cumplimiento y garantizar que se cumplan todos los requisitos para que los contratistas estén listos para comenzar a trabajar.
Crear tipos de empresas
Comience por crear tipos de empresa para organizar las empresas contratistas por industria o servicios, como "Consultores" o "Proveedores". Esto facilita la clasificación y el seguimiento de cada empresa dentro de su organización.
Añadir empresas
Una vez creados los tipos de empresa, puede empezar a añadir empresas a su organización. Al añadir una empresa y sus empleados, también puede nominar contactos clave que se encargarán de gestionar el perfil de la empresa y de manejar los documentos de cumplimiento en nombre de su empresa.
Cuando asigna nuevos usuarios como contactos clave, se añadirán como usuarios de Licencias de invitado en su organización.
Create document types
Now that you've added companies, create document types to organize the documents submitted by key contacts, such as "Contracts" or "Employment Agreements." This ensures documents are classified correctly, making it easier to manage compliance requirements across your organization.
Request documents and forms
After creating document types, you can request the necessary documents from key contacts to support contractor prequalification. You can also request standardized forms, which allow key contacts to submit specific compliance information directly. This streamlines the prequalification process and ensures every contractor provides the required details to meet your organization’s standards.
Manage document approvals
You can review documents and forms submitted by key contacts to ensure they are valid and accurate. You have the option to approve or reject them, helping maintain compliance and ensuring only complete, correct documentation is accepted into your organization.
Manage worker credentials
You can view the credentials of workers in your company from the company profile and validate that their qualifications are accurate and up to date. This helps ensure each credential is valid and quickly identify workers who need to update their qualifications, so everyone you work with stays compliant and qualified.
También puede usar el registro de auditoría para ver un registro de todos los cambios realizados en cualquier empresa que gestione.
El perfil de la empresa proporciona una vista centralizada de cada empresa contratista. Desde aquí, puede gestionar los detalles clave de la empresa, realizar un seguimiento de la actividad y las credenciales de los usuarios, y enviar solicitudes de documentos y formularios. Esto facilita la supervisión del cumplimiento de los documentos y garantiza que los contratistas estén preparados para trabajar con su organización.
Empezar como contacto clave
Como contacto clave asignado, usted es responsable de mantener el cumplimiento normativo de su empresa. Al responder a las solicitudes de documentos y formularios y garantizar que todos los documentos de la empresa sean precisos y estén actualizados, puede ayudar a su empresa a cumplir los estándares obligatorios.
Responder a solicitudes de documentos y formularios
Envíe los documentos obligatorios y complete los formularios solicitados para garantizar que su empresa cumpla todos los requisitos de evaluación previa antes de comenzar el trabajo. Esto demuestra el cumplimiento y ayuda a agilizar la aprobación de su empresa.
Gestionar documentos de empresa
Si un documento o formulario ha vencido o ha sido rechazado, asegúrese de actualizarlo con prontitud para mantener los registros de cumplimiento de su empresa válidos y actualizados. Desde el perfil de la empresa, también puede filtrar por documentos vencidos, próximos a vencer o pendientes de aprobación, lo que le ayudará a centrarse rápidamente en aquello que requiere atención.
Empezar como trabajador contratista
Antes de comenzar su función, es importante asegurarse de estar completamente preparado con los conocimientos, la formación y las cualificaciones válidas adecuadas. Para ello, su organización podría asignarle flujos de trabajo de incorporación y ayudarle a prepararse.
La incorporación de contratistas en licencias de invitado está actualmente en Acceso temprano. Si está interesado, vaya a la aplicación web y seleccione Contratistas en la barra lateral o desde Más. Desde el perfil de la empresa, seleccione Trabajadores en la pestaña de la parte superior de la página. Haga clic en Incorporación y, a continuación, haga clic en Confirmar en la ventana emergente para registrarse en Acceso temprano.
Si no ve Incorporar en su perfil, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte técnico o con su gerente de éxito del cliente para expresar su interés.
Iniciar y completar flujos de trabajo de incorporación
Si su organización lo requiere, se le asignarán flujos de trabajo de incorporación que le guiarán a través de los cursos de formación y requisitos de credenciales que necesita completar, lo que le garantizará que disponga de todo lo necesario para comenzar a trabajar con confianza y seguridad. Estos flujos de trabajo también ayudan a su empresa a confirmar que cumple todos los requisitos obligatorios y que cuenta con las habilidades y certificaciones adecuadas para su puesto.
