Introducción a Contratistas

La función de Contratistas de SafetyCulture ayuda a las organizaciones a mantener un registro organizado de las empresas contratistas con las que trabajan. Permite a los gerentes de las empresas gestionar eficazmente los datos de la empresa, los contactos clave, los trabajadores y los documentos de cumplimiento, como certificaciones y licencias, todo en un mismo lugar. Además, pueden clasificar a los contratistas por tipo, añadir trabajadores y supervisar su actividad, solicitar documentos y formularios a los contactos clave para la evaluación previa, y realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de los documentos almacenados.

Una vez que una empresa contratista haya sido aprobada, puede incorporar a sus trabajadores asignándoles flujos de trabajo de incorporación que los guíen a través de cualquier formación obligatoria y controles de credenciales, garantizando que estén listos y cumplan las normas antes de comenzar a trabajar.

As a company manager, you're responsible for setting up and managing each contractor company your organization works with. This includes assigning key contacts to manage compliance documents and ensuring all requirements are met so contractors are ready to begin work.

Start by creating company types to organize contractor companies by their industry or services, such as "Consultants" or "Suppliers." This makes it easier to classify and track each company within your organization.

Once you've created company types, you can start adding companies to your organization. As you add a company and its workers, you can also nominate key contacts who will be responsible for managing the company profile and handling compliance documents on behalf of their company.

Presione para reproducir el GIF

Now that you've added companies, create document types to organize the documents submitted by key contacts, such as "Contracts" or "Employment Agreements." This ensures documents are classified correctly, making it easier to manage compliance requirements across your organization.

After creating document types, you can request the necessary documents from key contacts to support contractor prequalification. You can also request standardized forms, which allow key contacts to submit specific compliance information directly. This streamlines the prequalification process and ensures every contractor provides the required details to meet your organization’s standards.

Presione para reproducir el GIF

You can review documents and forms submitted by key contacts to ensure they are valid and accurate. You have the option to approve or reject them, helping maintain compliance and ensuring only complete, correct documentation is accepted into your organization.

Presione para reproducir el GIF

As an assigned key contact, you are responsible for keeping your company compliant. By responding to document and form requests and ensuring all company documents are accurate and up to date, you can help your company meet the required standards.

Submit the required documents and complete the requested forms to ensure your company meets all prequalification requirements before starting work. This demonstrates compliance and helps speed up approval for your company.

Presione para reproducir el GIF

If a document or form has expired or been rejected, make sure to update it promptly to keep your company’s compliance records valid and up to date. From the company profile, you can also filter for documents that are expired, expiring soon, or pending approval, helping you quickly focus on what needs attention.

Antes de comenzar su función, es importante asegurarse de estar completamente preparado con los conocimientos, la formación y las cualificaciones válidas adecuadas. Para ello, su organización podría asignarle flujos de trabajo de incorporación y ayudarle a prepararse.

Si su organización lo requiere, se le asignarán flujos de trabajo de incorporación que le guiarán a través de los cursos de formación y requisitos de credenciales que necesita completar, lo que le garantizará que disponga de todo lo necesario para comenzar a trabajar con confianza y seguridad. Estos flujos de trabajo también ayudan a su empresa a confirmar que cumple todos los requisitos obligatorios y que cuenta con las habilidades y certificaciones adecuadas para su puesto.

Presione para reproducir el GIF