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Zapier: iniciar inspecciones desde eventos en Google Calendar

Aprenda a crear un Zap para iniciar automáticamente las inspecciones de los eventos de Google Calendar.

Sabemos que la gestión eficaz de los programas puede ser una parte fundamental del éxito, especialmente cuando tiene múltiples tareas que delegar entre diferentes usuarios y grupos. Con herramientas de integración como Zapier, puede crear tareas como eventos en Google Calendar y configurar cada evento para que inicie automáticamente las inspecciones de SafetyCulture. Esta puede ser una excelente manera de automatizar sus inspecciones en función de los programas de su organización.

Qué necesitará

Take note

  • This Zap utilizes Google Calendar as the online calendar to trigger new inspections, this can be interchanged with other connectors such as Calendly.

  • Templates that are available for new inspections are based on the inspections your account has access to. Learn how to give yourself template access by assigning the "Override permissions: View all data" permission.

  • New inspections started from the Zap inherit the template's inspection access rules. Learn how to set up inspection access rules for your templates.

Si encuentra algún error o tiene alguna pregunta sobre la integración, por favor, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda.

1. Inicio del evento en Google Calendar

  1. Log in to Zapier.

  2. Click Crear un Zap on the upper-left of the page.

  3. Search and select Google Calendar under "1. Trigger".

  4. Click the "Trigger Event" dropdown menu and select Inicio del evento.

  5. Click Continuar.

  6. Select your Google Calendar account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Google Calendar, click Iniciar sesión en Google Calendar, then sign in to Google and add it to Zapier.

  7. Click Continuar.

  8. Click the "Calendar" dropdown menu and select the calendar you want to use and trigger new inspections.

  9. Click Continuar.

  10. Click Activadores de alertas and click Continuar once an event has been found.

2. Iniciar inspección en SafetyCulture

  1. In "2. Action", search and select SafetyCulture.

  2. Click the "Action Event" dropdown menu and select Iniciar la inspección.

  3. Click Continuar.

  4. Select your SafetyCulture account from the dropdown menu. If this is your first Zap with SafetyCulture, click Iniciar sesión en SafetyCulture and then add your SafetyCulture account to Zapier by logging in.

  5. Click Continuar.

  6. Click the "Template Name" dropdown menu to select the template you want to use for new inspections. Please note that only the 20 most recently modified templates are shown. If the template you want to use is not on the list, select the Custom tab from the dropdown menu and enter the template's unique identifier in the text field. Un ejemplo de selección de una plantilla en Zapier.

  7. Click Probar y continuar. This starts a new inspection using the specified template.

  8. Publish your Zap to start creating a new inspection for each event on your Google Calendar. We also recommend that you name your Zap on the upper-left corner of the page.

(Opcional) 3. Enviar correo electrónico en Gmail

You can add an additional action to notify team members of the new inspection and even create a deep link in the email body to take recipients straight to the inspection on the web app or the mobile app.

  1. Click image at the bottom of the Zap.

  2. Search and select Gmail.

  3. Click the "Action Event" dropdown menu and select Enviar correo electrónico.

  4. Click Continuar.

  5. Select your Gmail account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Gmail, click Iniciar sesión en Gmail, then sign in to Google and add it to Zapier.

  6. Click Continuar.

  7. Configure the following fields:

    • To: Click the field and specify the email recipients you want to notify of a new inspection.

    • Subject: Click the field and specify the email subject. You can use details from the calendar event and the new inspection in the dropdown menu to create a naming convention. For example, "[1. Summary]: [2. Template Data Metadata Name]".

    • Body: Click the field and specify the email body. Similar to the subject field, you can use details from the calendar event and the new inspection to construct the email body. You can also use the "Audit ID" as part of the new inspection details to create a deep link that can take recipients straight to the inspection on the web app or mobile app. Check out the following example as a reference: Un ejemplo de la acción "Enviar correo electrónico" en Zapier con enlace de la inspección.

  8. Click Continuar.

  9. Click Probar y continuar. This should send an email to the recipients you specified.

  10. Turn on your Zap to start creating a new inspection and email notify the specified recipients for each event on your Google Calendar. We recommend that you also name your Zap on the upper-left corner of the page.

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