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Zapier: enlaces de informes web por correo electrónico cuando las puntuaciones de inspección están por debajo del umbral
Aprenda a crear un Zap para enviar automáticamente por correo electrónico enlaces de los informes web cuando las puntuaciones de inspección están por debajo del umbral establecido.
Scoring is a powerful tool that can provide insights into how your organization is performing over time and help identify opportunities for improvement from inspections that achieve low scores. Using integration tools such as Zapier, you can automatically generate and email web report links from inspections that score below a threshold, so that your team always stays on top of issues that may need to be addressed.
If your organization uses Power Automate as the integration tool, you can create a flow that delivers an equivalent solution!
Take note
This Zap utilizes Gmail as the client to email web report links, it can be interchanged with other connectors such as Microsoft Outlook.
Inspections that get checked for scores are based on the inspections your account has access to. Learn how to give yourself inspection access by creating access rules or assigning the "Override permissions: View all data" permission.
Si encuentra algún error o tiene alguna pregunta sobre la integración, por favor, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda.
1. Cualquier inspección completada en SafetyCulture
Haga clic en Crear un Zap en la parte superior izquierda de la página.
Busque y seleccione SafetyCulture en "1. Activar"
Haga clic en el menú desplegable "Evento" y seleccione entre las siguientes opciones:
Cualquier inspección completada: seleccione este evento si desea enviar por correo electrónico todas las inspecciones completadas a las que tiene acceso su cuenta.
Inspección completada: seleccione este evento si solo desea enviar por correo electrónico las inspecciones completadas desde una plantilla específica, a la que su cuenta tiene acceso.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable. Si este es su primer Zap con SafetyCulture, haga clic en Iniciar sesión y después añada su cuenta de SafetyCulture a Zapier iniciando sesión.
Haga clic en Continuar.
Si seleccionó "Inspección completada" en el paso 4, haga clic en el menú desplegable para seleccionar la plantilla. Tenga en cuenta que solo se muestran las 20 plantillas modificadas más recientemente. Si la plantilla que desea usar no está en la lista, seleccione la pestaña Personalizado del menú desplegable e introduzca el identificador único de la plantilla en el campo de texto. Personalizado
Haga clic en Activadores de alertas y haga clic en Activadores de alertas una vez que haya encontrado una inspección.
2. Solamente continuar si...
In "2. Action", search and select Filtrar por Zapier.
Configure the following fields:
Choose field…: Click on the field and select Porcentaje de la puntuación (%).
Choose condition…: Click on the field and select (Número) menor que.
Enter value: Click the field and enter the score threshold you want to set, between "0" and "100".
Click Continuar.
3. Crear un enlace público de un informe de inspección en SafetyCulture
Click
at the bottom of the Zap.Search and select SafetyCulture.
Click the "Action Event" dropdown menu and select Crear un enlace de un informe de inspección público.
Click Continuar.
Select your SafetyCulture account from the dropdown menu.
Click Continuar.
Click on the "Inspection ID" field and select ID de inspección under "Any Inspection Completed in SafetyCulture".
Click Continuar.
Click Probar y continuar. This should generate a web report link for the sample inspection.
4. Enviar correo electrónico en Gmail
Haga clic en
en la parte inferior del Zap.Busque y seleccione Gmail.
Haga clic en el menú desplegable de "Evento de la acción" y seleccione Enviar correo electrónico.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de Gmail en el menú desplegable. Si es su primer Zap con Gmail, deberá hacer clic en Iniciar sesión en Gmail y autentificarse en la aplicación iniciando sesión en su cuenta de Gmail.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Para: haga clic en el campo y especifique los destinatarios del correo electrónico a los que desea enviar los enlaces del informe web.
Asunto: haga clic en el campo y especifique el asunto del correo electrónico. Puede usar elementos de contenido dinámico para nombrar correos electrónicos con elementos de la inspección. Por ejemplo, "[1. Nombre de plantilla]: [1. Título de la inspección] | [1. Porcentaje de puntuación (%)]".
Cuerpo: haga clic en el campo y especifique el cuerpo del correo electrónico. Asegúrese de añadir el "3. Enlace del informe web" en "3. Crear enlace de informe de inspección pública en SafetyCulture" en el menú desplegable, ya que este es el enlace del informe web. Del mismo modo que en el campo de asunto, también puede usar elementos del menú desplegable para incluir detalles de la inspección. Vea el siguiente mensaje de correo electrónico a modo de ejemplo.
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar. Esto debería enviar un correo electrónico a los destinatarios que ha indicado.
Publique su Zap para comenzar a enviar por correo electrónico enlaces de informes web con puntuación baja a los destinatarios que indique. También le recomendamos que asigne un nombre a su Zap en la esquina superior izquierda de la página.
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