Was sind Referenzen?
Qualifikationen sind die Qualifikationen der Mitarbeiter, die Ihr Team verfolgen und erneuern muss. Dazu gehören Zertifizierungen und externe Lizenzen, wie z. B. Führerscheine, Erste-Hilfe-Zertifikate und Lizenzen für risikoreiche Arbeiten. Als Administrator können Sie Qualifikationen nach Typ organisieren, Qualifikationen für alle Mitarbeiter verwalten, Anträge genehmigen oder ablehnen und Einstellungen für Qualifikationen in Ihrem Unternehmen konfigurieren. Benutzer können auch ihre eigenen Anmeldeinformationen direkt einreichen und aktualisieren.
Für jeden Berechtigungsnachweis werden Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Genehmigungsstatus und Versionsverlauf erfasst. Auf diese Weise können Sie Verlängerungen überwachen und bestätigen, dass die Benutzer die Rollenanforderungen erfüllen, bevor sie mit der Arbeit beginnen. Sie können Qualifikationsnachweise in großen Mengen per CSV hochladen oder Qualifikationsnachweise für die Berichterstattung herunterladen. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter und können eine Verbindung zu Onboarding-Workflows herstellen, um die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen.
Ausweisdateien enthalten oft persönliche Informationen wie Ausweisfotos und Lizenznummern. SafetyCulture verschlüsselt diese Dateien und schränkt den Zugriff auf autorisierte Personen in Ihrer Organisation ein. Um zu verfolgen, wer mit Berechtigungsnachweisen interagiert hat, können Sie unter das Aktivitätsprotokoll Ihrer Organisation einsehen.
Wenn Sie über Berechtigung „Unternehmen: Verwalten“ verfügen, können Sie die Anmeldeinformationen für Benutzer in einer Fremdfirma anzeigen und verwalten.
Erkundung von Anmeldeinformationen in SafetyCulture
Anmeldeinformationstypen
Mithilfe von Anmeldeinformationstypen können Sie Qualifikationen in Kategorien einteilen, die der Art und Weise entsprechen, wie Ihre Organisation die Einhaltung von Vorschriften verfolgt. Sie können Definieren Sie Ihre eigenen Qualifikationstypen wie Führerscheine, Erste-Hilfe-Zertifikate oder Lizenzen für Arbeiten in Hochrisikobereichen, um die Organisation von Datensätzen zu vereinfachen und spezifische Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter leichter zu finden.
Qualifikationen verwalten
Referenzen bleiben aktuell, wenn alle in Ihrer Organisation dazu beitragen können. Nutzer können ihre eigenen Qualifikationen hinzufügen und erneuern, während Administratoren Referenzen für jeden Nutzer verwalten können, wenn Aktualisierungen im Namen einer anderen Person vorgenommen werden müssen. Jede Referenz erfasst ein Ausstellungsdatum und ein Ablaufdatum, sodass Sie erkennen können, wann Qualifikationen bald ablaufen oder bereits abgelaufen sind.
In großen Mengen hochladen
Das Hinzufügen einzelner Anmeldeinformationen kann zeitaufwändig sein. Mit dem Massen-Upload über CSV können Sie mehrere Berechtigungsnachweise auf einmal hinzufügen. Das ist nützlich für das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Migration von Datensätzen aus einem anderen System oder das massenhafte Hinzufügen von Qualifikationen in Ihrem Unternehmen.
Historie und Versionsverfolgung
Berechtigungsnachweise ändern sich im Laufe der Zeit, wenn Benutzer abgelaufene Lizenzen erneuern und Zertifizierungen aktualisieren. Der Berechtigungsnachweisverlauf speichert jede Version zusammen mit den angehängten Mediendateien, sodass Sie einen vollständigen Nachweis über jede Änderung haben.
Innerhalb jeder Version zeigt die Aktivität, wer die Änderung wann vorgenommen hat, so dass Sie einen klaren Prüfpfad für die Compliance-Prüfung erhalten.
Genehmigungen von Referenzen
Wenn Benutzer ihre Anmeldedaten hochladen, kann ein Administrator jede Übermittlung genehmigen oder ablehnen, bevor sie als gültig gilt. Auf diese Weise bleiben Ihre Aufzeichnungen korrekt und unterstützen die Einhaltung von Compliance- und Sicherheitsstandards, sodass nur Arbeitnehmer mit verifizierten Qualifikationen für die entsprechenden Aufgaben oder Rollen anerkannt werden.
Einstellungen für Anmeldeinformationen
Nicht jede Organisation handhabt die Berechtigungsnachweise auf die gleiche Weise. Mit den Einstellungen für Anmeldeinformationen können Administratoren steuern, wie die Funktion in Ihrer Organisation funktioniert, z. B. ob Mediendateien erforderlich sind, wenn Anmeldeinformationen übermittelt werden, und ob jede Übermittlung genehmigt werden muss, bevor sie als gültig gilt.
