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Berichtslayouts erstellen und aktualisieren

Erfahren Sie, wie Sie Berichtslayouts über die Web-App und die Mobile-App erstellen und aktualisieren können.

Was sind Berichtslayouts?

Berichtslayouts sind Konfigurationen, die Sie erstellen können, um die für Sie wichtigsten Informationen in Ihren Inspektionsberichten ein- oder auszublenden. Mit Berichtslayouts können Sie auch E-Mail-Vorlagen erstellen, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorab auszufüllen, damit Ihre Nutzer vor Ort Inspektionsberichte mühelos versenden können.

Was Sie brauchen

Report layout types

You can create, edit, or delete report layouts for either a specific template or for all templates within an organization. Depending on what action you want to take on a report layout, you may require certain permissions and template access levels:

Ein Berichtslayout erstellen

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Bericht bearbeiten aus.

  4. Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie in der Seitenleiste mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten klicken Sie in der oberen linken Ecke der Seite auf Plus-SymbolNeues Layout . Plus-SymbolNeues Layout

  5. Wenn Sie die Berechtigung "Vorlagen: Berichtslayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage.

  6. Klicken Sie auf der rechten Seite der Layoutbezeichnung auf Bleistift-Symbol, um das Layout zu benennen, und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.

  7. Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.

  8. Klicken Sie auf Speichern

  9. Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, klicken Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .

  3. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.

  4. Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie Pencil iconVorlage bearbeiten aus den Pop-up-Optionen aus.

  5. Tippen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms auf Bericht .

  6. Tippen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Berichtslayout .

  7. Wenn diese Vorlage kein Berichtslayout hat, können Sie auf dieser Seite mit der Konfiguration des neuen Layouts beginnen. Ansonsten tippen Sie am oberen Rand des Bildschirms auf Plus-SymbolNeues Layout .

  8. Wenn Sie die Berechtigung "Vorlagen: Berichtslayouts" haben, wählen Sie zwischen Nur für diese Vorlage und Nur für diese Vorlage.

  9. Klicken Sie oben auf der Bezeichnung auf Bleistift-Symbol, und passen Sie dann Ihre Einstellungen entsprechend an.

  10. Sie können auch über die Registerkarte E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Vorlage einrichten, wenn Ihre Nutzer mithilfe der Mobile-App Inspektionsberichte per E-Mail versenden. Bitte beachten Sie, dass das Vorausfüllen nur mit den systemeigenen Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.

  11. Tippen Sie am unteren Rand Ihres Bildschirms auf Speichern.

  12. Tippen Sie auf Erstellen und weiter.

  13. Wenn dieses Berichtslayout das Standardlayout für Inspektionsberichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, sein soll, tippen Sie unter "Standardlayout" auf Wählen Sie ein beliebiges Layout und wählen Sie es aus.

Ein Berichtslayout aktualisieren

  1. In der Web-App anmelden.

  2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Vorlagen aus.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage und wählen Sie in der Seitenleiste Bericht bearbeiten aus.

  4. Klicken Sie auf der rechten Seite des Layoutnamens auf Arrow/chevron (right) icon .

  5. Aktualisieren Sie das Layout entsprechend.

    Edit an existing report layout in the Template Editor via the web app.

  6. Klicken Sie auf Speichern. Wenn das Layout für alle Vorlagen gilt, klicken Sie auf Speichern.

  1. Öffnen Sie die Mobile-App.

  2. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Inspektionen .

  3. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen oben auf Ihrem Bildschirm aus.

  4. Tippen Sie auf die Vorlage und wählen Sie Pencil iconVorlage bearbeiten aus den Pop-up-Optionen aus.

  5. Tippen Sie am oberen Rand Ihres Bildschirms auf Bericht .

  6. Tippen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Berichtslayout .

  7. Tippen Sie auf der rechten Seite der Layoutbezeichnung auf Arrow/chevron (right) icon.

  8. Layout ensprechend aktualisieren.

  9. Tippen Sie auf Speichern. Wenn das Layout für alle Vorlagen gilt, tippen Sie auf Speichern.

Layout-Einstellungen und E-Mail-Vorlage

Wenn Sie ein Berichtslayout erstellen oder aktualisieren, stehen Ihnen die folgenden Filter und Einstellungen zur Verfügung, um Ihre Inspektionsberichte anzupassen:

Stilbezogene Einstellungen

Einstellungen

Beschreibung

Titelseite (nur für Premium-Tarif and Enterprise-Tarif)

Die Option, ein Deckblatt hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, ein Bild im A4-Format (3508 x 2480 Pixel) hochzuladen, das nicht größer als 5 MB ist. Bilder, die zu hoch oder zu breit sind, werden auf A4-Größe zurechtgestutzt.

Logo

Die Option, ein Logo hochzuladen, das speziell für ein Berichtslayout bestimmt ist. Wir empfehlen, eine Datei hochzuladen, die nicht größer als 900 x 400 Pixel und nicht größer als 5 MB ist. Wenn kein Berichtslayout-Logo hochgeladen wird, wird das Vorlagenlogo verwendet.

Seitengröße

Die Option, Berichte in den Formaten A4 (21 x 29,7 cm oder 8,3 x 11,7 Zoll) oder US-Letter (21,6 x 27,9 cm oder 8,5 x 11 Zoll) zu exportieren. Das Standardformat ist A4.

Miniaturansichts-Größe (Ausschließlich Premium und Enterprise-Tarife)

Die Option, um die Größe der Vorschaubilder unter jeder Frage zu wählen.

Fotoauflösung

Die Option, um die Auflösung der Bilder zu wählen.

Inhaltsbezogene Filter und Einstellungen

Filter/Einstellung

Beschreibung

Fußzeile

Die Option, eine Fußzeile mit Seitennummern für Berichte hinzuzufügen oder nicht hinzuzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, Inspektionstitel in der Fußzeile anzuzeigen und zusätzliche Informationen mit maximal 100 Zeichen anzuzeigen. Wenn der Titel einer Inspektion länger als eine Zeile ist, wird er automatisch gestutzt.

Inhaltsverzeichnis

Die Option, am Anfang von Berichten ein Inhaltsverzeichnis einzufügen oder nicht.

Seitenumbruch

Die Option, Seitenumbrüche zu entfernen, um Platz in Ihren Berichten zu sparen.

Markierte Antworten

Die Option, Markierte Antworten in Berichten und auf der Titelseite oder der Übersichtsseite "Markierte Antworten" anzuzeigen oder wegzulassen.

Aktionen

Die Option, in allen Berichten und auf der Titelseite oder der Übersichtsseite "Aktionen", Aktionen anzuzeigen oder wegzulassen.

Haftungsausschluss

Die Option, einen Haftungsausschluss am Anfang von Berichten einzufügen oder nicht einzufügen. Wenn der Haftungsausschluss aktiviert ist, können Sie ihn auch individuell anpassen.

Inspektionsergebnisse

Die Option, Inspektionsseiten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. Wenn das Berichtslayout vorlagenspezifisch ist, haben Sie auch die Möglichkeit, bestimmte Seiten in Berichten anzuzeigen oder auszulassen. Beachten Sie, dass dadurch die Zusammenfassungsseiten "Markierte Antworten" und "Aktionen" nicht entfernt werden, wenn beide aktiviert sind.

Zusammenfassung der Mediendatei

Die Option, die Größe der Bilder für die Medienzusammenfassung in Ihren PDF- und Word-Berichten zu wählen.

Punktzahlen

Die Option, alle Punktzahlen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Anweisungen

Die Option, Anweisungsfelder von Vorlagen in Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Unbeantwortete Fragen

Die Option, alle unbeantworteten Fragen in den Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

Kontrollkästchen

Die Option, markierte und nicht markierte Antworten aus Berichten anzuzeigen oder auszulassen.

E-Mail-Vorlagenfelder

Das Einrichten von E-Mail-Vorlagen führt nicht dazu, dass abgeschlossene Inspektionsberichte automatisch gesendet werden. Um E-Mail-Inspektionsberichte zu automatisieren, können Sie eine Integration verwenden.

Wenn Sie Inspektionsberichte automatisch per E-Mail versenden möchten, ohne Integrationen zu verwenden, teilen Sie uns dies bitte mit, indem SieIhr Feedback senden.

Sie können Vorlagen als Teil von Berichtslayouts einrichten, um E-Mail-Empfänger und Nachrichtentexte vorauszufüllen, wenn Nutzer Inspektionsberichte per E-Mail über die Optionen „PDF-Datei senden“ und „Word-Datei senden“ der Mobile-App senden.

Feld

Beschreibung

An:

Die E-Mail-Empfänger, die vorausgefüllt werden sollen.

Cc:

Die E-Mail-Empfänger der Kopie (Cc), die vorausgefüllt werden sollen.

Bcc:

Die E-Mail-Empfänger der Blindkopie (Bcc), die vorausgefüllt werden sollen.

Betreff:

Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen.

E-Mail-Text

Mit den folgenden Formatierungsoptionen können Sie die Details der Inspektionen vorausfüllen.

Die folgenden Formatierungsoptionen können in den Feldern "Betreff" und "E-Mail-Text" verwendet werden, um die Details der Inspektionen dynamisch auszufüllen:

Bitte beachten Sie, dass die Formatierungsoptionen in der angegebenen Groß- und Kleinschreibung eingegeben werden müssen, damit sie funktionieren. Zum Beispiel muss "[Score]" mit einem großen "S" geschrieben werden.

Die Option zum Vorausfüllen von Feldern beim Senden von Inspektionsberichten nur mit den nativen E-Mail-Apps auf Android- und iOS-Geräten kompatibel ist.

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