Best Practices
Vier wichtige Fragen
1. Wer muss mit der Vorlage Inspektionen durchführen?
Als Erstes sollten Sie überlegen, wer in Ihrer Organisation Inspektionen mit der Vorlage durchführen muss. Die Antwort auf diese Frage bestimmt den Zugriff auf die Vorlage.
Denken Sie daran, wann immer es möglich ist, Gruppen oder Standorte zu erstellen und ihnen Zugang zu gewähren, auch wenn sie nur einen einzigen Benutzer haben. Auf diese Weise können Sie Ihre Zugriffsregeln von Anfang an korrekt einrichten und haben eine größere Autonomie, wenn Benutzer zwischen Gruppen wechseln.
2. Welche Zugriffsstufe braucht dieser Nutzer, diese Gruppe oder dieser Standort für die Vorlage?
Sobald Sie wissen, wer die Vorlage zur Durchführung von Inspektionen benötigt, müssen Sie festlegen, welche Zugriffsstufe dieser Benutzer, die Gruppe oder die Website haben soll. Werfen Sie einen Blick auf die Zugriffsebenen, die Sie der Vorlage geben können.
3. Wer muss die Inspektionsergebnisse des Nutzers, der Gruppe oder des Standorts lesen?
Sobald der Zugriff zu Vorlagen und die Zugriffsstufen eingerichtet sind, sollten Sie bestimmen, wer Inspektionen einsehen darf, die von den Gruppen, Nutzern oder Standortmitgliedern durchgeführt werden, denen Zugriff zu den Vorlagen gewährt wurde.
Auch hier empfehlen wir, Gruppen und Standorte zu verwenden. Auf diese Weise müssen Sie Änderungen nicht rückwirkend anwenden, auch wenn Benutzer zu Gruppen oder Sites hinzugefügt oder daraus entfernt werden.
4. Welche Zugriffsstufe benötigt dieser Nutzer, diese Gruppe oder dieser Standort für die Inspektionsergebnisse?
Da Sie nun wissen, wer die Inspektionsergebnisse sehen muss, müssen Sie entscheiden, welche Zugriffsstufe der Benutzer, die Gruppe oder der Standort benötigt. Werfen Sie einen Blick auf die Inspektionszugriffsstufen, die Sie geben können.
Beachten Sie, dass der Nutzer, der eine Inspektion startet, standardmäßig der "Eigentümer" dieser Inspektion ist, d. h. er verfügt über die Zugriffsstufe "Anzeigen, Bearbeiten, Löschen" für seine Inspektionen.
Szenario für den Zugriff auf Vorlagen und Inspektionen
Hier verwenden wir eine Vorlage namens "Daily Room Check", die Shaun Cole gehört, um die vier wichtigen Fragen in der praktischen Anwendung zu verdeutlichen.
1. Wer muss mit der Vorlage Inspektionen durchführen?
Shaun möchte, dass die Nutzer Craig und Bethany in der Lage sind, Inspektionen mit dieser Vorlage durchzuführen. Außerdem benötigen Craig und Bethany beide die gleiche Zugriffsstufe. Hier wäre es eine gute Idee, eine Gruppe zu erstellen.
In diesem Beispiel hat Shaun eine Gruppe mit dem Namen "Housekeepers" erstellt und Simon und Bethany zu dieser Gruppe hinzugefügt. Anschließend hat er der Gruppe eine Vorlage zugewiesen.
Sie werden feststellen, dass diese Nutzer daher in der Spalte "Vorlage verfügbar für" angezeigt werden.
2. Welchen Zugriffslevel benötigt diese Gruppe für die Vorlage?
Peter möchte, dass sie Inspektionen durchführen, aber keine Änderungen an der Vorlage vornehmen können.
Deshalb hat Shaun der Gruppe die Zugriffsstufe "Durchführen" gegeben.
Wer muss die Inspektionsergebnisse der Gruppe einsehen?
Die Manager in Shauns Qualitätsabteilung benötigen Zugriff zu den Inspektionen, die von der Gruppe "Housekeepers" durchgeführt werden. Diese Abteilung besteht aus drei Personen. Mike, Emily und Charlie. Außerdem benötigen sie den gleichen Zugang zu den Inspektionsergebnissen.
Deshalb hat Shaun eine Gruppe mit dem Namen "Housekeepers Managers" erstellt und diese hinzugefügt. Dann hat er die Gruppe so eingestellt, dass sie automatisch Inspektionsergebnisse von der Gruppe "Housekeepers" erhält. Da Shaun möchte, dass die von der Gruppe "Housekeepers" durchgeführten Inspektionen für die Gruppe sichtbar sind, hat er auch die Gruppe "Housekeepers" so eingestellt, dass sie die Inspektionsergebnisse automatisch erhält.
Sie werden feststellen, dass diese Gruppen in der Spalte "Inspektionsergebnisse verfügbar für" angezeigt werden.
Welchen Zugriffslevel braucht diese Gruppe für die Inspektionsergebnisse?
Gelegentlich muss die HaushälterInnen-Manager-Gruppe kleinere Änderungen an den Inspektionen vornehmen, die jedoch nicht so weit gehen, dass die Inspektionen gelöscht werden.
In diesem Fall hat Shaun der Gruppe die Zugriffsstufe "Anzeigen, Bearbeiten" zugeordnet.
Hier sehen Sie die Zugangsstruktur aus Shauns Beispiel:
Nachdem Sie nun Ihre Zugriffsstruktur festgelegt haben, erfahren Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Gruppen und Nutzern Zugriff zu Vorlagen und Inspektionen geben.
