SafetyCulture
Zuletzt aktualisiert:

Zapier: Nutzerdefinierten Inspektionen in Google Docs erstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Zap erstellen, um mit Google Docs automatisch benutzerdefinierte Inspektionsberichte zu erstellen.

Mit Google Docs-Vorlagen können Sie ein und dasselbe Dokument mehrfach verwenden, anstatt es von Grund auf neu zu erstellen. Mit Integrationstools wie Zapier können Sie automatisch Inspektionsberichte aus einer Google Docs-Vorlage mit SafetyCulture-Inspektionsdaten erstellen. So können Sie nicht nur nutzerdefinierte Formatierungen in Form von Schriftarten, Farben und Überschriften hinzufügen, sondern auch Zeit beim Erstellen von standardisierten Unterlagen innerhalb Ihrer Organisation sparen.

Was Sie brauchen

Hinweis

  • Diese Zap verwendet Google Docs, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus eine Google Docs Vorlage erstellt haben. Denken Sie daran, dass Sie jedes Feld, das Sie mit Safetyculture-Daten füllen möchten, im Format "{{FieldName}}" vorbereiten müssen, wobei Sie zwei geschweifte Klammern verwenden, um ein einzelnes Wort zu umschließen. Wir empfehlen Ihnen, Wörter zu verwenden, auf die Sie sich bei der Erstellung des Zap beziehen können, wie im folgenden Beispiel gezeigt: Ein Beispiel einer Google Docs-Vorlage für eine Zapier-Integration.

  • Daten, mit denen die benutzerdefinierten Berichte gefüllt werden, basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, von dem das API-Token generiert wurde, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Datenzugriff" zuweisen.

  • Dieser Zap verwendet Google Docs, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus eine Google Docs-Vorlage erstellt haben.

  • Dieser Zap unterstützt keine Medienanhänge, Inspektionen und Fragen innerhalb:

Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.

1. In SafetyCulture abgeschlossene Inspektion

  1. Log in to Zapier.

  2. Click Zap erstellen on the upper-left of the page.

  3. Search and select SafetyCulture under "1. Trigger".

  4. Click the "Trigger Event" dropdown menu and select Inspektion abgeschlossen.

  5. Click Weiter.

  6. Select your SafetyCulture account from the dropdown menu. If this is your first Zap with SafetyCulture, click Bei SafetyCulture anmelden and then add your SafetyCulture account to Zapier by logging in.

  7. Click Weiter.

  8. Click the dropdown menu to select the template. Please note that only the 20 most recently modified templates are shown. If the template you want to use is not on the list, select the Nutzerdefiniert tab from the dropdown menu and enter the template's unique identifier in the text field. Ein Beispiel für das Einfügen einer benutzerdefinierten Vorlagenkennung in Zapier.

  9. Click Auslöser testen and click Weiter once an inspection has been found.

2. Dokument aus Vorlage in Google Docs erstellen

  1. Search and select Google Docs under "2. Action".

  2. Click the "Action Event" dropdown menu and select Dokument aus Vorlage erstellen.

  3. Click Weiter.

  4. Select your Google Docs account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Google Docs, click Bei Google Docs anmelden or click Plus iconEin neues Konto verbinden from the dropdown menu, then sign in to Google and add it to Zapier.

  5. Click Weiter.

  6. Configure the following fields:

    • Template Document: Click the field and select the Google Docs template you've created.

    • New Document Name: Click the field and specify the document name. You can use inspection details from the dropdown menu to create a naming convention. For example, "[1. Inspection title]".

    • Folder For New Document: Click the field and specify the subfolder you want to save custom reports to.

    • Sharing Preference: Click the field and select the access level you want to provide. You can choose from view, edit, and view/comment.

    • Unused Fields Preference: Click the field to select whether you want to keep the format texts, such as "{{FieldName}}", if no inspection data is available.

    • Field Name: The fields you prepared in the Google Docs template will become available. Click each field and select the inspection data you want to populate, under "Inspection Completion in SafetyCulture". You can search for the question label within the dropdown menu and select the items that contain "Responses".

  7. You should see something that resembles the following example: Ein Beispiel für die Konfiguration, Google Docs Aktion in Zapier.

  8. Click Weiter.

  9. Click Testen & Weiter. This should create a Google Docs document with the specified fields populated.

  10. Publish your Zap to start creating custom inspection reports on Google Docs. We also recommend that you name your Zap on the upper-left corner of the page.

Brauchen Sie noch weitere Hilfe?
E-Mail
Telefon
Fragen Sie die Community

Vielen Dank für Ihre Anmerkungen.

Wenn Sie eine Antwort wünschen, kontaktieren Sie uns bitte untersupport@safetyculture.com.