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Zapier: Nutzerdefinierten Inspektionen in Google Docs erstellen
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Zap erstellen, um mit Google Docs automatisch benutzerdefinierte Inspektionsberichte zu erstellen.
Mit Google Docs-Vorlagen können Sie ein und dasselbe Dokument mehrfach verwenden, anstatt es von Grund auf neu zu erstellen. Mit Integrationstools wie Zapier können Sie automatisch Inspektionsberichte aus einer Google Docs-Vorlage mit SafetyCulture-Inspektionsdaten erstellen. So können Sie nicht nur nutzerdefinierte Formatierungen in Form von Schriftarten, Farben und Überschriften hinzufügen, sondern auch Zeit beim Erstellen von standardisierten Unterlagen innerhalb Ihrer Organisation sparen.
Hinweis
Diese Zap verwendet Google Docs, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus eine Google Docs Vorlage erstellt haben. Denken Sie daran, dass Sie jedes Feld, das Sie mit Safetyculture-Daten füllen möchten, im Format "{{FieldName}}" vorbereiten müssen, wobei Sie zwei geschweifte Klammern verwenden, um ein einzelnes Wort zu umschließen. Wir empfehlen Ihnen, Wörter zu verwenden, auf die Sie sich bei der Erstellung des Zap beziehen können, wie im folgenden Beispiel gezeigt:
Daten, mit denen die benutzerdefinierten Berichte gefüllt werden, basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, von dem das API-Token generiert wurde, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren indem Sie Zugriffsregeln erstellen oder oder sich selbst die Berechtigung "Übergeordnete Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" zuweisen.
Dieser Zap verwendet Google Docs, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus eine Google Docs-Vorlage erstellt haben.
Dieser Zap unterstützt keine Medienanhänge, Inspektionen und Fragen innerhalb:
Fragen innerhalb von Logikfeldern.
Fragen mit sich wiederholenden Abschnitten.
Multiple-Choice-Fragen, bei denen "Mehrfachauswahl" möglich ist.
Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.
Wenn Sie Mitglied in mehreren Organisationen sind, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupport-Team, um Unterstützung bei der Verbindung von Zapier mit der richtigen SafetyCulture-Organisation zu erhalten.
1. In SafetyCulture abgeschlossene Inspektion
Oben links auf der Seite auf Zap erstellenklicken.
Suchen und unter "1. Auslöser" SafetyCulture auswählen.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Auslöser“ und wählen Sie Inspektion abgeschlossen aus.
Auf Weiterklicken.
Wählen Sie Ihr SafetyCulture-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit SafetyCulture ist, klicken Sie auf Bei SafetyCulture anmelden und fügen Sie dann Ihr SafetyCulture-Konto zu Zapier hinzu, indem Sie sich anmelden.
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Vorlage auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass nur die 20 zuletzt geänderten Vorlagen angezeigt werden. Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie die Registerkarte Nutzerdefiniert aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage in das Textfeld ein. Nutzerdefiniert
Klicken Sie auf Auslöser testen und auf Auslöser testen, wenn eine Inspektion gefunden wurde.
2. Dokument aus Vorlage in Google Docs erstellen
Suchen und wählen Sie unter "2. Aktion"Google Docs aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionsereignis“ und wählen Sie Dokument aus Vorlage erstellen aus.
Auf Weiterklicken.
Wählen Sie Ihr Google Docs-Konto aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn dies Ihr erster Zap mit Google Docs ist, klicken Sie auf Bei Google Docs anmelden oder klicken Sie im Dropdown-Menü auf Bei Google Docs anmelden, melden Sie sich dann bei Google an und fügen es zu Zapier hinzu.
Auf Weiterklicken.
Folgende Felder konfigurieren:
Dokument Vorlage: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die von Ihnen erstellte Google Docs-Vorlage aus.
Neuer Dokumentname: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Namen des Dokuments an. Sie können Inspektionsdetails aus dem Dropdown-Menü verwenden, um eine Benennungsregel zu erstellen. Zum Beispiel: "[1. Titel der Inspektion]".
Ordner für neues Dokument: Klicken Sie auf das Feld und geben Sie den Unterordner an, in dem Sie benutzerdefinierte Berichte speichern möchten.
Präferenz zum Teilen: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die Zugriffsstufe aus, die Sie gewähren möchten. Sie können zwischen Lesen, Bearbeiten und Lesen/Kommentieren wählen.
Präferenz für nicht verwendete Felder: Klicken Sie auf das Feld, um auszuwählen, ob Sie die Formattexte, wie z. B. "{{Feldname}}", beibehalten möchten, wenn keine Inspektionsdaten vorhanden sind.
Feldname: Die Felder, die Sie in der Google Docs-Vorlage vorbereitet haben, werden verfügbar. Klicken Sie auf jedes Feld und wählen Sie unter "Abschluss der Inspektionen in SafetyCulture" die Inspektionsdaten aus, die Sie eingeben möchten. Sie können im Dropdown-Menü nach der Fragebezeichnung suchen und die Elemente auswählen, die "Antworten" enthalten.
Sie sollten etwas wie das folgende Beispiel oder ähnliches sehen:
Auf Weiterklicken.
Klicken Sie auf Testen & Weiter. Dadurch wird ein Google Docs-Dokument erstellt, in dem die angegebenen Felder ausgefüllt sind.
Veröffentlichen Sie Ihren Zap, um mit der Erstellung nutzerdefinierter Inspektionsberichte in Google Docs zu beginnen. Wir empfehlen außerdem, dass Sie Ihren Zap in der oberen linken Ecke der Seite benennen.
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