Pourquoi lier des fichiers dans Documents à d'autres fonctionnalités ?
Lier les fichiers permet une source unique de vérité pour les fichiers dans Documents tout en les rendant disponibles dans d'autres fonctionnalités de SafetyCulture, telles que Actifs, News, les cours de Formation, Modèles et Inspections. Garder les fichiers liés dans les flux de travail permet de s'assurer que les équipes accèdent toujours à la dernière version tout en réduisant les copies de fichiers. Par exemple, vous pouvez lier une procédure de sécurité ou un certificat une seule fois dans Documents et l'utiliser dans plusieurs positions, équipements ou équipes tout en gérant les fichiers en un seul endroit.
La liaison de fichiers sera bientôt étendue à davantage de fonctionnalités SafetyCulture ! Vous pouvez dès à présent organiser les fichiers clés dans Documents , puis les lier lorsque de nouvelles fonctionnalités le permettront.
Where can you link files?
You can link files from Documents via the web app. The following table shows where linking is supported, what file types you can link, and what happens to linked files.
Where | How | File types | Storage and updates |
|---|---|---|---|
Assets | Link files to an asset from the asset profile or link one file to multiple assets in the asset list. | JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, and WEBP | Files stay in Documents and update everywhere they’re linked. |
Heads Up | Link files to a Heads Up when creating or editing an existing one. You can also link files to a Heads Up when you upload a new file in Documents. | JPEG, PNG, DOC, DOCX, PDF, XLS, and XLSX, and WEBP | Files stay in Documents, but Heads Ups use the version linked at the time. Uploading a new version in Documents does not update the file in existing Heads Ups. |
Training | Link files to a course by adding them as a slide when creating or editing a course. | PDF, DOCX, DOC, XLS, and XLSX | Files stay in Documents and update everywhere they’re linked. |
Templates | Link files to a template by adding them as an inspection instruction when creating or editing a template. | JPEG, PNG, and PDF | Files stay in Documents and update everywhere they're linked. |
Inspections | Link files to an inspection by starting an inspection from a template with a linked file. | JPEG, PNG, and PDF | Files stay in Documents, but inspections show the version that was available when the inspection was started and do not update. |
