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Gérer la date d'expiration des fichiers
Découvrez l'importance de définir des dates d'expiration pour les fichiers dans Documents et comment les gérer via l'application Web.Why set expiration date for files?
Setting expiration dates for time-sensitive files, such as safety forms, licenses, and certificates, streamlines file management and ensures timely updates. This is ideal for industries where compliance, safety, or regulatory requirements are critical, as it lets file owners see which files are about to expire or have already expired, helping teams keep files up to date.
By making it easy to track and manage file expirations, you lower the risk of using outdated or non-compliant files, save time on manual follow-ups, and keep your team running smoothly. This helps everyone quickly identify which documents need attention, making file management simpler, safer, and more reliable.
Nous travaillons actuellement à l'expansion du rôle des dates d'expiration des fichiers !
Bientôt, les propriétaires de fichiers recevront des notifications lorsqu'un fichier leur appartenant est sur le point d'expirer ou a déjà expiré. Cela vous aidera à garder une trace des documents importants et à soutenir la conformité de votre organisation aux normes.
Vous aurez besoin
Accès « Modifier » le fichier ou propriétaire du fichier
Si vous disposez de autoristaion « Documents : Administration », vous pouvez gérer les propriétaires de tous les fichiers de votre organisation.
Configurer une date d'expiration pour un fichier
Sélectionnez
Documents dans le menu de gauche.Sélectionnez un dossier si vous souhaitez ajouter un propriétaire à un fichier qui s'y trouve.
Cliquez sur
sur le côté droit du fichier et sélectionnez 
Modifier le fichier.Dans le panneau latéral, cliquez sur le menu déroulant sous « Date d'expiration » et sélectionnez une date.
Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page.
If a file doesn't have an owner, no one will be notified about the file expiration.
Supprimer la date d'expiration pour un fichier
Sélectionnez
Documents dans le menu de gauche.Sélectionnez un dossier si vous souhaitez ajouter un propriétaire à un fichier qui s'y trouve.
Cliquez sur
sur le côté droit du fichier et sélectionnez Modifier le fichier.Sous « Date d'expiration », cliquez sur
sur le côté droit de la date.Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page.
Questions fréquemment posées
Si un fichier expire, une bannière « Expiré » apparaît en haut de l'aperçu du document et reste visible, mais les utilisateurs disposant de la version Accès documents « Modifier » peuvent mettre à jour le fichier.
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