Que sont les Habilitations ?
Les habilitations sont les qualifications professionnelles que votre équipe doit suivre et renouveler, notamment les certifications et les licences externes telles que les permis de conduire, les certificats de premiers secours et les licences pour travaux à risque élevé. En tant qu'administrateur, vous pouvez organiser les habilitations par type, gérer les qualifications de votre personnel, approuver ou rejeter les envois, et configurer les paramètres des habilitations au sein de votre organisation, tandis que les utilisateurs peuvent directement envoyer et mettre à jour leurs habilitations. Chaque habilitation enregistre une date d'émission, une date d'expiration, un statut d'approbation et un historique des versions, ce qui vous permet de surveiller les renouvellements et de confirmer que les utilisateurs satisfont aux exigences du poste avant de commencer le travail. Grâce aux options permettant d'importer des habilitations de façon groupée via CSV ou de les télécharger à des fins de rapport, les habilitations offrent aux équipes une visibilité complète sur les qualifications du personnel et sont directement connectées aux flux de travail d'implémentation pour assurer la conformité.
Les fichiers multimédias d'habilitations contiennent souvent des informations personnelles telles que des photos d'identité et des numéros de licence. SafetyCulture chiffre ces fichiers et en restreint l'accès aux personnes autorisées de votre organisation. Pour suivre les personnes ayant interagi avec les habilitations, affichez le journal d'activité de votre organisation.
Si vous disposez de Autorisation « Sociétés : Gérer », vous pouvez afficher et gérer les habilitations des utilisateurs dans une société de prestataires.
Exploration des Habilitations dans SafetyCulture
Types d'habilitations
Les types d'habilitations vous permettent de regrouper les qualifications en catégories correspondant à la façon dont votre organisation suit la conformité. Vous pouvez définir vos propres types d'habilitations comme les permis de conduire, les certificats de premiers secours ou les licences de travaux à risque élevé, ce qui facilite l'organisation des dossiers et la recherche de qualifications spécifiques au sein de votre personnel.
Gestion des certifications
Les habilitations restent à jour lorsque tous les membres de votre organisation peuvent contribuer. Les utilisateurs peuvent ajouter et renouveler leurs propres qualifications, tandis que les administrateurs peuvent gérer les habilitations de n'importe quel utilisateur lorsque des mises à jour doivent être effectuées au nom d'une autre personne. Chaque habilitation enregistre une date d'émission et une date d'expiration, ce qui vous permet de repérer les qualifications qui arrivent bientôt à expiration ou qui ont déjà expiré.
Importation groupée
Ajouter des habilitations une par une peut prendre beaucoup de temps. L'importation groupée via CSV vous permet d'ajouter plusieurs habilitations à la fois, ce qui est utile pour l'implémentation de nouveaux travailleurs, la migration d'enregistrements depuis un autre système ou l'ajout groupé de qualifications dans votre organisation.
Historique et suivi des versions
Les habilitations évoluent au fil du temps, à mesure que les utilisateurs renouvellent leurs licences expirées et mettent à jour leurs certifications. L'historique des habilitations conserve un enregistrement de chaque version ainsi que les fichiers multimédias qui y sont joints, afin que vous disposiez d'un historique complet de chaque modification.
Dans chaque version, l'activité indique qui a effectué la modification et quand, vous offrant ainsi une piste d'audit claire pour les révisions de conformité.
Approbation des habilitations
Lorsque les utilisateurs importent leurs habilitations, un administrateur peut approuver ou rejeter chaque envoi avant qu'il soit considéré comme valide. Cela permet de maintenir l'exactitude de vos dossiers et de soutenir les normes de conformité et de sécurité, afin que seuls les travailleurs possédant des qualifications vérifiées soient reconnus pour les tâches ou les rôles qui les nécessitent.
Paramètres des habilitations
Toutes les organisations ne gèrent pas les habilitations de la même manière. Les paramètres des habilitations permettent aux administrateurs de contrôler le fonctionnement de la fonctionnalité dans votre organisation, notamment si des fichiers multimédias sont obligatoires lors de l'envoi des habilitations et si chaque envoi nécessite une approbation avant d'être considéré comme valide.
