Créer et mettre à jour les mises en page du rapport

Apprenez à créer et à mettre à jour des mises en page du rapport via l'application Web et l'application portable.

Qu'est-ce que les mises en page du rapport ?

Les mises en page du rapport sont des configurations que vous pouvez créer pour masquer ou afficher les informations les plus importantes dans vos rapports d'inspection. Grâce aux mises en page du rapport, vous pouvez également créer des modèles d'e-mail pour pré-remplir les destinataires des e-mails et les corps des messages afin d'aider vos utilisateurs de terrain à envoyer facilement des rapports d'inspection lorsqu'ils sont sur place.

Vous aurez besoin

Toute offre SafetyCulture
application Web ou application portable.
Tout type de licence
Au minimum du niveau d'accès au modèle « Conduire, modifier »

Report layout types

You can create, edit, or delete report layouts for either a specific template or for all templates within an organization. Depending on what action you want to take on a report layout, you may require certain permissions and template access levels:

Report layouts for specific templates: You must have the Au minimum du niveau d'accès au modèle « Conduire, modifier ».
Report layouts for all templates: You must have the Au minimum du niveau d'accès au modèle « Conduire, modifier » for at least one template in your organization and the "Templates: Report layouts" permission.

Créer une mise en page du rapport

Connexion à l'application Web.
Sélectionnez Modèles dans le menu à gauche.
Cliquez sur le modèle et sélectionnez Modifier le rapport dans le panneau latéral.
Si ce modèle n'a pas de mise en page du rapport, vous pouvez commencer à en configurer une nouvelle dans le panneau latéral. Vous pouvez également cliquer sur Nouvelle mise en page en haut à gauche de la page. Nouvelle mise en page
Si vous disposez de l' autorisation: Modèles : Mise en page du rapport », sélectionnez entre Pour ce modèle seulement et Pour ce modèle seulement.
Cliquez sur à droite du nom de la mise en page pour la nommer, puis personnalisez vos paramètres selon vos besoins.
Vous pouvez également configurer un modèle d'e-mail à l'aide de l'onglet Modèle d'e-mail, pour quand vos utilisateurs envoient des rapports d'inspection par e-mail via l'application portable. Veuillez noter que le préremplissage n'est compatible qu'avec les applications de messagerie natives des appareils Android et iOS.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez que cette mise en page du rapport soit la mise en page par défaut pour les rapports d'inspection créés à partir de ce modèle, cliquez sur Choisissez n'importe quelle mise en page sous « Mise en page par défaut » et sélectionnez-la.

Ouvrez l'application portable.
Appuyez sur Inspections en bas de votre écran.
Sélectionnez l'onglet Modèles en haut de votre écran.
Appuyez sur le modèle et sélectionnez Modifier le modèle dans les options contextuelles.
Appuyez sur Rapport en haut de votre écran.
Appuyez sur Mise en page du rapport en haut à gauche de votre écran.
Si ce modèle n'a pas de mise en page du rapport, vous pouvez commencer à configurer le nouveau modèle sur cette page. Vous pouvez également appuyer sur Nouvelle mise en page en haut de votre écran.
Si vous disposez de l' autorisation: Modèles : Mise en page du rapport », sélectionnez entre Pour ce modèle seulement et Pour ce modèle seulement.
Appuyez sur en haut pour nommer la mise en page du rapport, puis personnalisez vos paramètres selon vos besoins.
Vous pouvez également configurer un modèle d'e-mail à l'aide de l'onglet Modèle d'e-mail, pour quand vos utilisateurs envoient des rapports d'inspection par e-mail via l'application portable. Veuillez noter que le préremplissage n'est compatible qu'avec les applications de messagerie natives des appareils Android et iOS.
Appuyez sur Enregistrer en bas de votre écran.
Appuyez sur Créer et continuer.
Si vous souhaitez que cette mise en page du rapport soit la mise en page par défaut pour les rapports d'inspection créés à partir de ce modèle, appuyez sur Choisissez n'importe quelle mise en page sous « Mise en page par défaut » et sélectionnez-la.

Mettre à jour une mise en page du rapport

Connexion à l'application Web.
Sélectionnez Modèles dans le menu à gauche.
Cliquez sur le modèle et sélectionnez Modifier le rapport dans le panneau latéral.
Cliquez sur à droite du nom de la mise en page.
Mettez à jour la mise en page selon vos besoins.
Cliquez sur Enregistrer. Si la mise en page concerne tous les modèles, cliquez sur Enregistrer.

Ouvrez l'application portable.
Appuyez sur Inspections en bas de votre écran.
Sélectionnez l'onglet Modèles en haut de votre écran.
Appuyez sur le modèle et sélectionnez Modifier le modèle dans les options contextuelles.
Appuyez sur Rapport en haut de votre écran.
Appuyez sur Mise en page du rapport en haut à gauche de votre écran.
Appuyez sur sur le côté droit du nom de la mise en page.
Mettez à jour la mise en page en conséquence.
Appuyez sur Enregistrer. Si la mise en page concerne tous les modèles, appuyez sur Enregistrer.

Paramètres de mise en page et modèle d'e-mail

Lorsque vous créez ou mettez à jour la mise en page du rapport, vous disposez des filtres et des paramètres suivants pour vous aider à personnaliser vos rapports d'inspection :

Paramètres de style

Paramètre	Description
Page de couverture (Offre Premium et Offre Enterprise seulement)	Vous avez la possibilité de télécharger une page de couverture spécifique à la mise en page d'un rapport. Nous vous recommandons de télécharger une image au format A4 (3508 x 2480 pixels) ne dépassant pas 5 Mo. Les images trop hautes ou trop larges seront réduites pour correspondre aux dimensions du format A4.
Logo	La possibilité d'importer un logo spécifique à la mise en page du rapport. Nous vous recommandons de télécharger un fichier de 900 x 400 pixels maximum et ne dépassant pas 5 Mo. Le logo du modèle sera utilisé si aucun logo de mise en page du rapport n'est importé.
Taille de la page	L'option d'exportation des rapports au format A4 (21 x 29,7 cm) ou US letter (21,6 x 27,9 cm). L'ensemble par défaut est le format A4.
Taille de la miniature ( Offre Premium et Enterprise uniquement)	La possibilité de choisir la taille des miniatures des images sous chaque question.
Résolution des photos	Permet de choisir la résolution des images.

Filtres et paramètres liés au contenu

Filtre / paramétre	Description
Pied de page	L'option d'inclure ou non un pied de page avec les numéros de page pour les rapports. Vous avez également la possibilité d'afficher les titres d'inspection dans le pied de page et d'afficher des informations supplémentaires avec un maximum de 100 caractères. Si le titre d'une inspection dépasse une ligne, il sera automatiquement coupé.
Table des matières	Permet d'inclure ou non une table des matières au début des rapports.
Saut de page	Permet de supprimer les sauts entre les pages pour gagner de l'espace sur vos rapports.
Réponses signalées	L'option permettant d'afficher ou d'omettre les réponses signalées dans l'ensemble des rapports et sur la page de titre, ou sur la page de résumé des « Réponses signalées ».
Actions	L'option permettant d'afficher ou d'omettre les actions dans les rapports et la page de titre, ou la page de résumé des « actions ».
Clause de non-responsabilité	L'option d'inclure ou non une clause de non-responsabilité au début des rapports. Vous avez également la possibilité de personnaliser la clause de non-responsabilité si elle est activée.
Résultats de l'inspection	L'option permettant d'afficher ou d'omettre les pages d'inspection des rapports. Si la mise en page du rapport est spécifique à un modèle, vous avez également la possibilité d'afficher ou d'omettre des pages spécifiques dans les rapports. Gardez à l'esprit que cette option ne supprime pas les pages de résumé « Réponses signalées » et « Actions » si elles sont toutes deux activées.
Résumé des fichiers multimédias	L'option pour choisir la taille des images pour le résumé des fichiers multimédias dans vos rapports PDF et Word.
Scores	Permet d'afficher ou d'omettre tous les scores dans les rapports.
Instructions	L'option d'afficher ou d'omettre les champs d'instruction du modèle dans les rapports.
Questions sans réponses	Permet d'afficher ou d'omettre toutes les questions sans réponses dans les rapports.
Cases à cocher	Cette option permet d'afficher ou d'omettre les réponses cochées et non cochées dans les rapports.

Champs du modèle d'email

Le fait de configurer des modèles d'e-mail n'entraîne pas l'envoi automatique des rapports d'inspection terminés. Pour automatiser l'envoi par e-mail des rapports d'inspection, vous pouvez utiliser une intégration.

Si vous êtes intéressé par l'envoi automatique d'e-mails de rapports d'inspection sans utiliser d'intégrations, veuillez nous informer en envoyant vos commentaires.

Vous pouvez configurer des modèles dans le cadre des mises en page du rapport pour pré-remplir les destinataires des e-mails et les corps des messages lorsque les utilisateurs envoient des rapports d'inspection par e-mail via les options « Envoyer PDF » et « Envoyer Word » de l'application portable.

Champ	Description
À :	Les destinataires de l'e-mail à pré-remplir.
Cc :	Les destinataires de la copie carbone (Cc) à pré-remplir.
Cci :	Les destinataires de la copie carbone invisible (Cci) de l'e-mail à pré-remplir.
Objet:	L'objet de l'e-mail à pré-remplir. Vous pouvez utiliser les options de formatage pour pré-remplir les détails d'inspection.
Corps de l'e-mail	Le corps de l'e-mail à pré-remplir. Vous pouvez utiliser les options de formatage ci-dessous pour pré-remplir les détails d'inspection.

Les options de formatage suivantes peuvent être utilisées dans les champs « Sujet » et « Corps de l'e-mail » pour pré-remplir dynamiquement les détails de l'inspection :

[TemplateTitle]: le titre du modèle. Par exemple, « Évaluation des risques au bureau ».
[InspectionTitle] : le titre de l'inspection. Par exemple, « Surry Hills / 20 juillet 2020 ». En savoir plus sur la façon de personnaliser votre titre d'inspection pour chaque modèle.
[InspectionDate] : La date et l'heure auxquelles l'inspection a été effectuée, au format aaaa-mois-jj hh:mm XM. Par exemple, « 2020-Feb-26 5:31 AM ».
[Score] : le score de l'inspection en pourcentage. Par exemple, « 80% ».

Veuillez noter que les options de formatage doivent être saisies avec les majuscules et les minuscules indiquées pour fonctionner. Par exemple, [Score] doit être utilisé avec un S majuscule.

L'option de pré-remplissage des champs du modèle d'e-mail lors de l'envoi des rapports d'inspection n'est compatible qu'avec les applications de messagerie natives des appareils Android et iOS.

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