Convertir des fichiers Excel, des images et des formulaires PDF en modèles
Apprenez à convertir des formulaires Excel, image et PDF en modèles dans SafetyCulture via l'application Web et l'application portable afin de réutiliser les formulaires existants et de réduire la configuration manuelle.Pourquoi convertir des formulaires existants ?
Convertir des formulaires et listes de contrôle existants et les ajouter à SafetyCulture améliorent l'accessibilité et le stockage des données, vous aident à collecter et analyser vos données facilement et rationalisent les flux de travail de votre organisation. Vous pouvez réduire les coûts liés au papier et au stockage et réduire de manière significative les délais d'exécution de votre équipe.
Les modèles peuvent parfois ne pas correspondre exactement à ce que vous recherchez. Nous vous encourageons à les modifier davantage et à y apporter vos propres éléments afin de créer la meilleure version de vos formulaires pour votre équipe.
Si vous disposez déjà d'un fichier Word, vous pouvez le convertir en fichier Excel, en image ou en PDF, ou importer votre document pour que notre équipe d'assistance client se charge de la conversion.
Assurez-vous de rester sur la page pendant la conversion du modèle afin d'éviter les erreurs durant le processus.
Vous ne pouvez importer qu'un seul fichier Excel à la fois d'une taille maximale de 5 Mo. Seules les 5 premières feuilles seront converties.
Convertir un fichier Excel en modèle
Sélectionnez
Modèles dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans 
Plus.Cliquez sur
Créer en haut à droite de la liste des modèles.Cliquez sur Convertir un fichier Excel, une image ou un PDF.
Dans la fenêtre contextuelle, faites glisser vos fichiers vers la section « Faites glisser votre formulaire ici » ou cliquez sur parcourir pour sélectionner des fichiers.
Cliquez sur Continuer. Cela commence la conversion du modèle.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Ouvrez l'application portable.
Appuyez sur
Inspections dans la barre de navigation ou sélectionnez-le dans Plus.Sélectionnez l'onglet Modèlesen haut de votre écran.
Appuyez sur
en bas à droite de votre écran.Dans le menu contextuel, appuyez sur
Télécharger des fichiers multimédias.Dans l'écran d'importation de fichiers multimédias, appuyez sur
Importer un fichier.Sélectionnez un fichier Excel pour commencer le processus de conversion.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Appuyez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Vous pouvez importer un maximum de 6 images à la fois, avec une taille totale de fichier de 10 Mo.
Convertir un formulaire en modèle
Sélectionnez
Modèles dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Cliquez sur
Créer en haut à droite de la liste des modèles.Cliquez sur Convertir une image ou un PDF.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur parcourir pour importer le fichier image que vous souhaitez convertir, ou glissez-déposez votre fichier image dans la zone « Glissez votre formulaire ici ».
Cliquez sur Continuer. La conversion du modèle commence. Vous pouvez suivre la progression à mesure que le contenu s'affiche dans l'Éditeur de modèles.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Ouvrez l'application portable.
Sélectionnez
Inspections dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Sélectionnez l'onglet Modèlesen haut de votre écran.
Appuyez sur
en bas à droite de votre écran.Dans le menu contextuel, appuyez sur
Télécharger des fichiers multimédias.Dans l'écran d'importation de fichiers multimédias, sélectionnez l'une des options suivantes :
Prendre une photo : Utilisez l'appareil photo de votre appareil pour prendre une photo de votre formulaire existant.
Sélectionner une photo: Choisissez les images de votre formulaire existant à importer depuis votre galerie.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Appuyez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Vous pouvez importer 1 fichier PDF à la fois, d'une taille maximale de 10 Mo.
Convertir un PDF en modèle
Sélectionnez
Modèlesdans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Cliquez sur
Créer en haut à droite de la liste des modèles.Cliquez sur Convertir une image ou un PDF.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur parcourir pour importer le fichier PDF que vous voulez convertir, ou faites glisser votre fichier PDF dans la case « Glisser votre formulaire ici ».
Cliquez sur Continuer. Cela commence la conversion du modèle. Vous pouvez suivre la progression à mesure que le contenu s'affiche dans Modèles.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Ouvrez l'application portable.
Sélectionnez
Inspections dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Sélectionnez l'onglet Modèlesen haut de votre écran.
Appuyez sur
en bas à droite de votre écran.Dans le menu contextuel, appuyez sur
Télécharger des fichiers multimédias.Dans l'écran d'importation de fichiers multimédias, appuyez sur
Importer un fichier.Sélectionnez un fichier PDF pour commencer le processus de conversion. Restez dans l'Éditeur de modèles pendant la conversion du fichier pour éviter les erreurs.
Modifiez votre modèle si nécessaire.
Appuyez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Limitations
Les images et les graphiques dans un fichier Excel ne seront pas convertis.
La logique, les éléments imbriqués dans les sections répétées et les approbations ne seront pas convertis.
Lors de la conversion d'un fichier Excel en modèle, seuls les types de réponses basiques sont pris en charge. Les types de réponses suivants ne sont actuellement pas pris en charge :
Site
Personne
Ce champ vous permet de sélectionner un actif que vous souhaitez lier à une inspection. Cela garantit que les données sont associées de manière cohérente aux mêmes actifs et rend la gestion et la maintenance des actifs plus efficaces.
Ce champ vous permet de sélectionner une >société que vous souhaitez lier à une inspection. Cela permet de garantir que les données des formulaires de préqualification sont collectées de manière cohérente et attribuées avec précision à la bonne société pour la surveillance de la conformité des prestataires.
Réponses globales (GRS)
Fichier multimédia
Curseur
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