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Zapier : créez des rapports d'inspection personnalisés sur Google Docs

Comment créer un Zap pour créer automatiquement des rapports d'inspection personnalisés sur Google Docs ?

Les modèles Google Docs vous permettent d'utiliser le même document plusieurs fois au lieu de le créer entièrement à partir de zéro. En utilisant des outils d'intégration tels que Zapier, vous pouvez créer automatiquement des rapports d'inspection à partir d'un modèle Google Docs avec les données d'inspection de SafetyCulture. Cela vous permet non seulement d'ajouter une mise en forme personnalisée avec des polices, couleurs et en-têtes, mais aussi de gagner du temps lors de la création d'une documentation standardisée au sein de votre organisation.

Vous aurez besoin

Veuillez noter

  • Ce Zap utilise Google Docs pour créer des rapports personnalisés. Assurez-vous d'avoir créé au préalable un modèle Google Docs. Gardez à l'esprit que vous devez préparer chaque champ que vous souhaitez remplir avec des données SafetyCulture au format « {{FieldName}} », en utilisant deux crochets par mot. Nous vous recommandons d'utiliser des mots auxquels vous pourrez vous référer lors de la création du Zap, comme dans l'exemple suivant : Un exemple de modèle Google Docs pour une intégration Zapier.

  • Les données qui remplissent les rapports personnalisés sont basées sur les inspections auxquelles votre compte a accès. Apprenez à vous donner un accès aux inspections en créant des règles d'accès ou attribuant l'autorisation « Accès aux données ».

  • Ce Zap utilise Google Docs pour créer des rapports personnalisés. Assurez-vous d'avoir préalablement créé un modèle Google Docs.

  • Ce Zap ne prend pas en charge les pièces jointes multimédias, ni les questions d'inspection qui se trouvent dans :

    • Questions dans les champs logiques.

    • Questions dans les sections répétées.

    • Les questions à choix multiples pour lesquelles la fonction « sélection multiple » est activée.

Si vous rencontrez des erreurs ou si vous avez des questions concernant l'intégration, veuillez contacter notre équipe de support technique client pour obtenir de l'aide.

1. Inspection terminée dans SafetyCulture

  1. Log in to Zapier.

  2. Click Créer un Zap on the upper-left of the page.

  3. Search and select SafetyCulture under "1. Trigger".

  4. Click the "Trigger Event" dropdown menu and select Inspection terminée.

  5. Click Continuer.

  6. Select your SafetyCulture account from the dropdown menu. If this is your first Zap with SafetyCulture, click Se connecter à SafetyCulture and then add your SafetyCulture account to Zapier by logging in.

  7. Click Continuer.

  8. Click the dropdown menu to select the template. Please note that only the 20 most recently modified templates are shown. If the template you want to use is not on the list, select the Personnalisé tab from the dropdown menu and enter the template's unique identifier in the text field. Un exemple d'insertion d'un ID de modèle personnalisé sur Zapier.

  9. Click Déclencheur de test and click Continuer once an inspection has been found.

2. Créer un document à partir d'un modèle dans Google Docs

  1. Search and select Google Docs under "2. Action".

  2. Click the "Action Event" dropdown menu and select Créer un document à partir d'un modèle.

  3. Click Continuer.

  4. Select your Google Docs account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Google Docs, click Se connecter à Google Docs or click Plus iconConnecter un nouveau compte from the dropdown menu, then sign in to Google and add it to Zapier.

  5. Click Continuer.

  6. Configure the following fields:

    • Template Document: Click the field and select the Google Docs template you've created.

    • New Document Name: Click the field and specify the document name. You can use inspection details from the dropdown menu to create a naming convention. For example, "[1. Inspection title]".

    • Folder For New Document: Click the field and specify the subfolder you want to save custom reports to.

    • Sharing Preference: Click the field and select the access level you want to provide. You can choose from view, edit, and view/comment.

    • Unused Fields Preference: Click the field to select whether you want to keep the format texts, such as "{{FieldName}}", if no inspection data is available.

    • Field Name: The fields you prepared in the Google Docs template will become available. Click each field and select the inspection data you want to populate, under "Inspection Completion in SafetyCulture". You can search for the question label within the dropdown menu and select the items that contain "Responses".

  7. You should see something that resembles the following example: Un exemple de configuration de l'action Google Docs dans Zapier.

  8. Click Continuer.

  9. Click Tester et continuer. This should create a Google Docs document with the specified fields populated.

  10. Publish your Zap to start creating custom inspection reports on Google Docs. We also recommend that you name your Zap on the upper-left corner of the page.

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Si vous souhaitez obtenir une réponse de notre part, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :support@safetyculture.com.