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La gestion d'une entreprise peut être imprévisible, mais un bon système de tenue de dossiers peut faciliter les choses. Bien que la plupart des organisations utilisent des systèmes de stockage sur le cloud pour enregistrer leurs rapports d'inspection, il peut être fastidieux d'envoyer les rapports manuellement. En utilisant des outils d'intégration tels que Zapier, vous pouvez exporter automatiquement vos rapports d'inspection SafetyCulture vers Dropbox. Cela permet non seulement de réduire le temps passé par vos utilisateurs sur le terrain et vos administrateurs à envoyer, recevoir et stocker les rapports, mais aussi de minimiser les erreurs humaines lors du processus.
Si votre organisation utilise Power Automate comme outil d'intégration, vous pouvez créer un flux pour un résultat similaire !
Ce dont vous aurez besoin
Veuillez noter
Ce Zap utilise Dropbox comme solution cloud pour stocker les rapports d'inspection, ce qui peut être remplacé par d'autres connecteurs tels que Google Drive et OneDrive.
Les rapports d'inspection disponibles sont basés sur les inspections auxquelles votre compte a accès. Apprenez à vous donner accès aux inspections en créant des règles d'accès ou en attribuant l'autorisation « Outrepasser l'autorisation : Afficher toutes les données ».
Si vous faites partie de multiples organisations, veuillez contacter notre équipe de support etchnique client pour obtenir de l'aide afin de connecter Zapier à la bonne organisation de SafetyCulture.
Si vous êtes sur Offre Enterprise, contactez votre responsable de la réussite client pour obtenir de l'aide avec SSO, le provisioning des utilisateurs, ou les intégrations tierces (Power Automate, Power BI, Zapier). Notre équipe d'assistance technique ne peut fournir qu'une assistance limitée dans ces zones.
1. Configurer le déclencheur dans Zapier
Cliquez sur Créer en haut à droite de la page et sélectionnez Zaps
Cliquez sur Déclencheur puis sélectionnez SafetyCulture
Cliquez sur le menu déroulant « déclencheur d'événement » et choisissez parmi les options suivantes :
Toute inspection terminée: sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail toutes les inspections terminées auxquelles votre compte a accès.
Inspection terminée: sélectionnez cet événement si vous souhaitez envoyer par e-mail uniquement les inspections terminées d'un modèle spécifique, auquel votre compte a accès.
Cliquez sur le menu déroulant « Compte » pour sélectionner un compte. S'il s'agit de votre premier Zap avec SafetyCulture, cliquez sur Connecter un nouveau compte, puis ajoutez votre compte SafetyCulture à Zapier en vous connectant.
Cliquez sur Continuer.
Si vous avez sélectionné « Inspection terminée » à l'étape 4, cliquez sur le menu déroulant « Nom du modèle » dans l'onglet « Configurer » pour sélectionner le modèle. Seuls les 20 modèles les plus récemment modifiés sont affichés.
Si le modèle que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, cliquez sur et sélectionnez Personnalisé pour saisir l'identifiant unique du modèle dans le champ de texte.
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Déclencheur de test et cliquez sur Continuez avec l'enregistrement sélectionné une fois qu'une inspection a été trouvée.
3. Retarder pour
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnez Retard.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement » et sélectionnez Retarder durant.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
Heure retardée pendant (valeur): Saisissez « 5 ».
Temps retardé pendant (unité): cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez minutes.
Cliquez sur Continuer.
Cliquer Étape de test.
4. Obtenir le rapport d'inspection exporté dans SafetyCulture
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnez SafetyCulture.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Obtenir un rapport d'inspection exporté.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
ID d'inspection: Cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'Inspection sous « Toute inspection terminée dans SafetyCulture ».
ID d'exportation: Cliquez sur le champ et sélectionnez ID d'Exportation sous « Commencer l'exportation du rapport d'inspection dans Safetyculture ».
Cliquez sur Continuer.
Cliquer Étape de test.
5. Importer le fichier dans Dropbox
Cliquez sur
en bas du Zap.Recherchez et sélectionnez Dropbox.
Cliquez sur le menu déroulant « Événement d'action » et sélectionnez Importer un fichier.
Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez votre compte Dropbox dans le menu déroulant. S'il s'agit de votre premier Zap avec Dropbox, cliquez sur Se connecter à Dropbox ou cliquez sur Se connecter à Dropbox dans le menu déroulant, puis connectez-vous à Dropbox et ajoutez-le à Zapier.
Cliquez sur Continuer.
Configurez les champs suivants :
Dossier: cliquez sur le champ et indiquez le répertoire dans lequel les rapports d'inspection doivent être téléchargés. Vous pouvez trier vos rapports d'inspection de manière dynamique en cliquant sur Personnalisé dans le menu déroulant et en sélectionnant les détails de l'inspection. Vous pouvez consulter l'exemple ci-dessous, dans lequel les rapports d'inspection sont triés par sites sélectionnés. Veillez à saisir un slash ( / ) pour chaque niveau du répertoire.
Fichier: cliquez sur le champ et sélectionnez Rapport d'inspection exporté sous « Télécharger le rapport d'inspection exporté dans SafetyCulture ».
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Tester et continuer. Cela devrait lancer le téléchargement d'un rapport d'inspection dans le dossier que vous avez précisé.
Publiez votre Zap pour commencer à télécharger les rapports d'inspection terminés vers Dropbox. Nous vous recommandons également de donner un nom à votre Zap en haut à gauche de la page.
