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Digitalice listas de verificación (Parte 1)

Aprenda cómo descargar plantillas gratuitas o convertir sus formularios en papel existentes en listas de verificación digitales para optimizar los flujos de trabajo en su organización de SafetyCulture.

¿Cómo digitalizo mis listas de verificación?

Una vez que haya configurado su organización de SafetyCulture, es hora de comenzar a digitalizar sus listas de verificación. Es posible que tenga formularios en papel amontonados en su escritorio, copias digitales almacenadas en su dispositivo o esté pensando en crear otros nuevos pero no sepa de por dónde empezar. Hay tres formas seguras de iniciar este proceso.

  1. Descargue plantillas de la Biblioteca: tenemos miles de plantillas de todas las industrias que pueda imaginar, ¡y todas las puede descargar de forma gratuita! Desde auditorías de salud y seguridad hasta evaluaciones de riesgos e inspecciones de vehículos, busque los temas que necesita o pruebe los destacados.

  2. Convierta sus formularios existentes: puede subir cualquier cosa que tenga a mano y nosotros lo convertiremos por usted.

  3. Explore la función de Plantillas: desde ahora, queremos resaltar que siempre es una buena práctica aprender a crear plantillas desde cero usando Plantillas en SafetyCulture. Esto le permitirá cambiar fácilmente sus plantillas a medida que mejore sus flujos de trabajo.

1. Descargar plantillas

La Biblioteca de SafetyCulture es un espacio de contenido centralizado en el que puede explorar plantillas, cursos y colecciones ya preparadas. Con miles de contenidos disponibles, puede descargar plantillas directamente en su cuenta para realizar inspecciones y crear listas de verificación, y tiene la posibilidad de editarlas para adaptarlas a las necesidades de su organización.

Qué necesitará

Descargar una plantilla de la Biblioteca

  1. Iniciar sesión en la aplicación web.

  2. Seleccione Plantillas en el menú de la izquierda.

  3. Seleccione la pestaña de Biblioteca pública en la parte superior de la página.

  4. En esta página, puede buscar una plantilla por palabras clave en el campo de búsqueda, filtrar por industria en el menú desplegable, o navegar por la lista.

  5. Elija descargar y editar la plantilla o descargar y comenzar una nueva inspección:

    • Si desea descargar y utilizar la plantilla para iniciar una inspección inmediatamente, haga clic en Importar e iniciar la inspección. Se descargará la plantilla en su cuenta y accederá a la nueva inspección.

    • Si desea descargar y editar la plantilla, haga clic en Editar preguntas.

  1. Abra la aplicación móvil.

  2. Toque Assets gallery view iconMás en la esquina inferior derecha de su pantalla.

  3. Seleccione Library iconBiblioteca pública de la lista.

  4. Toque el icono del embudo o de filtrar en la esquina superior izquierda de su pantalla.

  5. En esta pantalla, asegúrese de que "Mostrar mis plantillas subidas" está desactivado, seleccione cómo le gustaría ordenar las plantillas de la Biblioteca pública y toque Seleccione industria para filtrar su búsqueda por industria.

  6. Toque Hecho en la esquina superior derecha de su pantalla.

  7. En esta pantalla, puede buscar una plantilla por palabras clave o navegar por la lista.

  8. Toque en la plantilla que desea descargar.

  9. Toque Descargar plantilla para descargar la plantilla. Una vez que se completa la descarga, puede iniciar una inspección con la plantilla de inmediato tocando Descargar plantilla.

2. Convertir formularios

Convertir formularios o listas de verificación existentes y añadirlos a SafetyCulture mejora la accesibilidad y el almacenamiento de datos, le ayuda a recopilar y analizar sus datos fácilmente y agiliza los flujos de trabajo de su organización. Puede reducir los costes de papel y almacenamiento y reducir significativamente el tiempo de respuesta de su equipo.

Sabemos que a veces es posible que la plantilla no sea exactamente la que busca. Le recomendamos que edite más su plantilla y le dé sus propios toques finales para crear la mejor versión de sus formularios para su equipo.

Puede convertir archivos Excel de hasta 5 MB e imágenes (JPEG o PNG) o archivos PDF de hasta 10 MB.

Qué necesitará

Convertir un archivo de Excel en una plantilla

  1. Log in to the web app.

  2. Select Templates iconPlantillas in the sidebar or select it in Assets gallery view iconMás.

  3. Click Icono PlusCrear on the upper-right corner of the template list.

  4. Click Convertir un Excel, una imagen o un PDF.

  5. In the pop-up window, drag your files to the "Drag your form here" section or click examinar to select files.

  6. Click Continuar. This starts the template conversion.

  7. Edit your template as needed.

  8. Click Publicar on the upper-right of the page to publish the template. If you're not ready to publish the template, you can go back to the templates list and come back when you're ready.

  1. Abra la aplicación móvil.

  2. Toque Inspections icon mobileInspecciones en la barra de navegación o selecciónelo en Assets gallery view iconMás.

  3. Seleccione la pestaña de Plantillasen la parte superior de la pantalla.

  4. Toque Plus filled icon en la esquina inferior derecha de su pantalla.

  5. En el menú emergente, toque Upload or cloud up arrow icon.Subir archivos multimedia.

  6. En la pantalla de subida de archivos multimedia, toque File iconSubir archivo.

  7. Seleccione un archivo de Excel para iniciar el proceso de conversión.

  8. Edite su plantilla según sea necesario.

  9. Toque Publicar en la parte superior derecha de la página para publicar la plantilla. Si no está lista para publicarse, puede volver a la lista de plantillas y regresar cuando esté lista.

Convertir una imagen en una plantilla

  1. Inicie sesión en la aplicación web.

  2. Seleccione Templates iconPlantillas en la barra lateral o selecciónelo en Assets gallery view iconMás.

  3. Haga clic en Icono PlusCrearen la esquina superior derecha de la lista de plantillas.

  4. Haga clic en Convertir una imagen o PDF. Convierta un formulario en Excel, formato de imagen o PDF en una plantilla a través de la aplicación web.

  5. En la ventana emergente, haga clic en examinar para subir el archivo de imagen que desea convertir, o arrastre y suelte su archivo de imagen en el cuadro de "Arrastre su formulario aquí".

  6. Haga clic en Continuar. Esto inicia la conversión de la plantilla. Puede seguir el progreso a medida que el contenido se rellena en el Editor de plantillas.

  7. Edite su plantilla según sea necesario.

  8. Haga clic en Publicar en la parte superior derecha de la página para publicar la plantilla. Si no está lista para publicarse, puede volver a la lista de plantillas y regresar cuando esté lista.

  1. Abra la aplicación móvil.

  2. Toque Inspections icon mobileInspecciones en la barra de navegación o selecciónelo en Assets gallery view iconMás.

  3. Seleccione la pestaña de Plantillasen la parte superior de la pantalla.

  4. Toque Plus filled icon en la esquina inferior derecha de su pantalla.

  5. En el menú emergente, seleccione Upload or cloud up arrow icon.Subir archivos multimedia.

  6. Cree su plantilla usando una de las siguientes opciones: Cree una plantilla en la aplicación móvil mediante la subida de archivos multimedia.

    • Hacer una foto: use la cámara de su dispositivo para hacer una foto de su formulario existente.

    • Seleccionar foto: elija imágenes de su formulario existente para subirlas desde su galería. Tenga en cuenta que solo puede subir 6 imágenes a la vez.

  7. Este paso inicia la conversión de la plantilla. Puede hacer seguimiento del progreso de la introducción del contenido en el Editor de plantillas.

  8. Edite su plantilla según sea necesario.

  9. Toque Publicar en la parte superior derecha de la página para publicar la plantilla. Si no está lista para publicarse, puede volver a la lista de plantillas y regresar cuando esté lista.

Convertir un PDF en una plantilla

  1. Inicie sesión en la aplicación web.

  2. Seleccione Templates iconPlantillas en la barra lateral o selecciónelo en Assets gallery view iconMás.

  3. Haga clic en Icono PlusCrearen la esquina superior derecha de la lista de plantillas.

  4. Haga clic en Convertir una imagen o PDF. Convierta un formulario en Excel, formato de imagen o PDF en una plantilla a través de la aplicación web.

  5. En la ventana emergente, haga clic en examinar para subir el archivo PDF que desea convertir, o arrastre y suelte su archivo PDF en el cuadro de "Arrastre su formulario aquí".

  6. Haga clic en Continuar. Esto inicia la conversión de la plantilla. Puede realizar un seguimiento del progreso a medida que se completa el contenido en Plantillas.

  7. Edite su plantilla según sea necesario.

  8. Haga clic en Publicar en la parte superior derecha de la página para publicar la plantilla. Si no está lista para publicarse, puede volver a la lista de plantillas y regresar cuando esté lista.

  1. Abra la aplicación móvil.

  2. Toque Inspections icon mobileInspecciones en la barra de navegación o selecciónelo en Assets gallery view iconMás.

  3. Seleccione la pestaña de Plantillasen la parte superior de la pantalla.

  4. Toque Plus filled icon en la esquina inferior derecha de su pantalla.

  5. En el menú emergente, toque Upload or cloud up arrow icon.Subir archivos multimedia.

  6. En la pantalla de subida de archivos multimedia, toque File iconSubir archivo.

  7. Seleccione un archivo PDF para iniciar el proceso de conversión. Asegúrese de permanecer en el Editor de plantillas mientras se convierte el archivo para evitar errores.

  8. Edite su plantilla según sea necesario.

  9. Toque Publicar en la parte superior derecha de la página para publicar la plantilla. Si no está lista para publicarse, puede volver a la lista de plantillas y regresar cuando esté lista.

Si tiene un archivo de Word, puede convertirlo en un Excel, una imagen o un PDF, o subir su documento para que nuestro equipo de habilitación del cliente convierta la plantilla por usted manualmente.

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