¿Qué son las credenciales?
Las credenciales son las cualificaciones laborales que su equipo necesita controlar y renovar, incluidas las certificaciones y licencias externas como permisos de conducir, certificados de primeros auxilios y licencias de trabajo de alto riesgo. Como administrador, puede organizar las credenciales por tipo, gestionar las cualificaciones de toda su plantilla, aprobar o rechazar envíos y configurar los ajustes de credenciales en su organización, mientras que los usuarios pueden enviar y actualizar sus propias credenciales directamente. Cada credencial registra una fecha de emisión, fecha de caducidad, estado de aprobación e historial de versiones, para que pueda supervisar las renovaciones y confirmar que los usuarios cumplen los requisitos de sus puestos de trabajo antes de empezar a trabajar. Con opciones para subir credenciales en masa mediante CSV o descargarlas para elaborar informes, las credenciales ofrecen a los equipos una visibilidad completa de las cualificaciones de la plantilla y se conectan directamente con los flujos de trabajo de incorporación para apoyar el cumplimiento normativo.
Los archivos multimedia de credenciales suelen contener información personal, como fotos de identificación y números de licencia. SafetyCulture cifra estos archivos y restringe el acceso a las personas autorizadas de su organización. Para hacer un seguimiento de quién ha interactuado con las credenciales, consulte el registro de actividad de su organización.
Si tiene Permiso de «Empresas: gestionar», puede ver y gestionar las credenciales de los usuarios en una empresa contratista.
Explorar Credenciales en SafetyCulture
Tipos de credenciales
Los tipos de credenciales le permiten agrupar cualificaciones en categorías que coincidan con la forma en que su organización realiza el seguimiento del cumplimiento. Puede definir sus propios tipos de credenciales como permisos de conducir, certificados de primeros auxilios o licencias de trabajo de alto riesgo, lo que facilita la organización de registros y la búsqueda de cualificaciones específicas en toda su plantilla.
Gestión de credenciales
Las credenciales se mantienen actualizadas cuando todos los miembros de su organización pueden contribuir. Los usuarios pueden añadir y renovar sus propias cualificaciones, mientras que los administradores pueden gestionar las credenciales de cualquier usuario cuando sea necesario realizar actualizaciones en nombre de otra persona. Cada credencial registra una fecha de emisión y una fecha de caducidad, para que pueda identificar cuándo las cualificaciones están a punto de caducar o ya han caducado.
Subir en masa
Añadir credenciales de una en una puede llevar mucho tiempo. La subida en masa mediante CSV le permite añadir varias credenciales a la vez, lo que resulta útil para la incorporación de nuevos trabajadores, la migración de registros desde otro sistema o la adición de cualificaciones en toda su organización en masa.
Historial y seguimiento de versiones
Las credenciales cambian con el tiempo a medida que los usuarios renuevan las licencias caducadas y actualizan las certificaciones. El historial de credenciales guarda un registro de cada versión junto con los archivos multimedia adjuntos, de modo que dispone de un registro completo de cada cambio.
Dentro de cada versión, la actividad muestra quién realizó el cambio y cuándo, lo que le proporciona una pista de auditoría clara para las revisiones de cumplimiento.
Aprobaciones de credenciales
Cuando los usuarios suben sus credenciales, un administrador puede aprobar o rechazar cada envío antes de que se considere válido. Esto mantiene sus registros precisos y apoya el cumplimiento normativo y los estándares de seguridad, de modo que solo los trabajadores con cualificaciones verificadas sean reconocidos para las tareas o funciones que los requieren.
Ajustes de credenciales
No todas las organizaciones gestionan las credenciales de la misma manera. Los ajustes de credenciales permiten a los administradores controlar cómo funciona la función en su organización, incluyendo si los archivos multimedia son obligatorios cuando se envían las credenciales y si cada envío necesita aprobación antes de considerarse válido.
