Crear y actualizar diseños del informe

Aprenda a crear y configurar diseños de informes, personalizar el contenido y el formato de los informes de inspección y configurar plantillas de correo electrónico para enviar informes a través de la aplicación web y la aplicación móvil.

¿Qué son los diseños de los informes?

Los diseños de informes le permiten personalizar cómo y qué información aparece en sus informes de inspección para resaltar detalles clave y presentarlos eficazmente a las partes interesadas. También puede crear plantillas de correo electrónico que predefinan los destinatarios y los mensajes para que los equipos en primera línea compartan los resultados de la inspección rápidamente mientras están en el sitio. Por ejemplo, utilice un diseño resumido para compartir los resultados de la inspección con su equipo o elija un diseño detallado para proporcionar un desglose completo en las auditorías.

Qué necesitará

Tipos de diseños de informes

Puede crear, editar o eliminar diseños de los informes para una plantilla específica o para todas las plantillas dentro de una organización. Dependiendo de la acción que desee realizar en el diseño del informe, es posible que necesite ciertos permisos y niveles de acceso a la plantilla:

Diseños de informes para plantillas específicas: tiene que tener Como mínimo, nivel de acceso para "realizar, editar" plantillas.
Diseños de informes para todas las plantillas: debe tener Como mínimo, nivel de acceso para "realizar, editar" plantillas para al menos una plantilla en su organización y Permiso de "Plantillas: Diseños de los informes.

Crear un diseño para informe

Iniciar sesión en la aplicación web.
Seleccione Plantillas en el menú de la izquierda.
Haga clic en la plantilla y seleccione Editar informe en el panel lateral.
Si esta plantilla no tiene ningún diseño de informe, puede empezar a configurar uno nuevo en el panel lateral. Si lo prefiere, haga clic en Nuevo diseño en la esquina superior izquierda de la página. Nuevo diseño
Si tiene el permiso "Plantillas: Diseños de informes", seleccione entre Solo para esta plantilla y Solo para esta plantilla.
Haga clic en a la derecha del nombre del diseño para asignarle un nombre y, a continuación, personalice la configuración como corresponda.
También puede configurar una plantilla de correo electrónico mediante la pestaña Plantilla de correo electrónico, para cuando sus usuarios envíen por correo electrónico informes de inspección a través de la aplicación móvil. Tenga en cuenta que la función para completar previamente las plantillas solo es compatible con las aplicaciones de correo electrónico nativas de los dispositivos Android e iOS.
Haga clic en Guardar.
Si desea que este diseño de informe sea el diseño predeterminado para los informes de inspección que se creen a partir de esta plantilla, haga clic en Elija cualquier diseño en "Diseño predeterminado" y selecciónelo.

Abra la aplicación móvil.
Toque Inspecciones en la barra de navegación o selecciónelo en Más.
Seleccione la pestaña de Plantillasen la parte superior de la pantalla.
Toque la plantilla y seleccione Editar plantillade las opciones emergentes.
Toque Informeen la parte superior de su pantalla.
Toque Diseño del informeen la parte superior izquierda de su pantalla.
Toque Nuevo diseñoen la parte superior de la pantalla. Si esta plantilla o su organización aún no tienen ningún diseño del informe, puede personalizar uno en la página.
Si tiene Permiso de "Plantillas: Diseños de los informes, seleccione entre Solo para esta plantilla y Para todas las plantillas.
Toque en la parte superior para darle nombre al diseño y luego personalice sus ajustes en cada pestaña.
- Estilo: configure el aspecto de su informe.
- Contenido: configure qué información desea incluir en su informe.
- Plantilla de correo electrónico: configure un correo electrónico completado previamente para los usuarios que envían informes de inspección desde la aplicación móvil.
Toque Guardar en la barra de navegación o selecciónelo en Más.
Si desea que este diseño del informe sea el diseño predeterminado para los informes de inspección que se creen a partir de esta plantilla, toque en "Diseño predeterminado" y selecciónelo.

Actualizar un diseño para informe

Inicie sesión en la aplicación web.
Seleccione Plantillasen el menú de la izquierda.
Haga clic en la plantilla y seleccione Editar informe en el panel lateral.
Haga clic en en el lado derecho del nombre del diseño del informe y, a continuación, actualice el diseño como corresponda.
Haga clic en Guardar. Si el diseño es para todas las plantillas, haga clic en Guardar y aplicar a todas las plantillas.

Abra la aplicación móvil.
Toque Inspecciones en la barra de navegación o selecciónelo en Más.
Seleccione la pestaña de Plantillasen la parte superior de la pantalla.
Toque la plantilla y seleccione Editar plantillade las opciones emergentes.
Toque Informeen la parte superior de su pantalla.
Toque Diseño del informeen la parte superior izquierda de su pantalla.
Toque en el lado derecho del nombre del diseño del informe y, a continuación, actualice el diseño como corresponda.
Toque Guardar. Si el diseño es para todas las plantillas, toque Guardar y aplicar a todas las plantillas.

Ajustes de diseño y plantilla de correo electrónico

Cuando cree o actualice un diseño de informe, encontrará los siguientes filtros y ajustes para ayudarle a personalizar sus informes de inspección:

Ajustes de estilo

Ajuste	Descripción
Portada (solo en Planes Premium y Enterprise)	La opción de subir una portada que es específica para un diseño de informe. Recomendamos subir una imagen de tamaño A4 (3508 x 2480 píxeles) y que no supere los 5 MB. Las imágenes que sean demasiado largas o anchas, se reducirán para que se ajusten a las dimensiones A4.
Logotipo	La opción de subir un logotipo que es específico para un diseño del informe. Recomendamos subir un archivo que tenga una resolución máxima de 900 x 400 píxeles y que no supere los 5 MB. El logotipo de la plantilla se usará si no se sube un logotipo de diseño para informe.
Tamaño de la página	La opción de exportar informes de tamaños A4 (21 x 29,7 cm o 8,3 x 11,7 pulgadas) o carta EE. UU. (21,6 x 27,9 cm o 8,5 x 11 pulgadas). El tamaño predeterminado es A4.
Tamaño de la miniatura (solo planes Premium y Enterprise)	La opción de elegir el tamaño de las miniaturas de las imágenes debajo de cada pregunta.
Resolución de fotos	La opción de elegir la resolución de las imágenes.

Filtros y ajustes relacionados con el contenido

Filtro/ajustes	Descripción
Pie de página	La opción de incluir o no incluir un pie de página con el número de página en los informes. También tiene la opción de mostrar títulos de inspección en el pie de página y mostrar información adicional con un máximo de 100 caracteres. Si el título de una inspección excede una línea, se recortará automáticamente.
Índice de contenidos	La opción de incluir o no un índice al principio de los informes.
Salto de página	La opción de eliminar saltos entre páginas para ahorrar espacio en sus informes.
Resumen (solo para planes Premium y Enterprise)	La opción para incluir un resumen generado por IA en sus informes de inspección. Al activar esta opción, el resumen se generará en inglés, independientemente de sus ajustes de idioma, y no se podrá editar ni regenerar una vez creado.
Respuestas señaladas	La opción de mostrar u omitir acciones en los informes y en la página de título, o en la página de resumen de "Acciones".
Acciones	La opción de incluir o no incluir un descargo de responsabilidad al comienzo de los informes. También tiene la opción de personalizar el descargo de responsabilidad si está activado.
Resultados de la inspección	La opción de mostrar u omitir páginas de inspección de los informes. Si el diseño del informe es específico de la plantilla, también tiene la opción de mostrar u omitir páginas específicas de los informes. Tenga en cuenta que esto no elimina las páginas de resumen de "Respuestas señaladas" y "Acciones" si ambas están activadas.
Resultados de la inspección	La opción de elegir el tamaño de las imágenes para el resumen de archivos multimedia de sus informes PDF y Word.
Resumen de archivos multimedia	La opción para mostrar u omitir todas las puntuaciones de los informes.
Instrucciones	La opción para mostrar u omitir los campos de instrucción de la plantilla en los informes.
Preguntas sin respuesta	La opción de mostrar u omitir todas las preguntas sin respuesta en los informes.
Preguntas sin respuesta	La opción de mostrar u omitir las respuestas marcadas y no marcadas de los informes.
Campos de plantilla de correo electrónico	Puede configurar plantillas como parte de los diseños de los informes para completar previamente los destinatarios de correo electrónico y los cuerpos de los mensajes cuando los usuarios envían informes de inspección por correo electrónico a través de las opciones "Enviar PDF" y "Enviar Word" de la aplicación móvil.

Campos de plantilla de correo electrónico

La configuración de plantillas de correo electrónico no da como resultado que los informes de inspección completos se envíen automáticamente. Para automatizar el envío de informes de inspección por correo electrónico, puede utilizar una integración.

Si tiene interés en enviar informes de inspección por correo electrónico automáticamente sin usar integraciones, háganoslo saber enviando sus comentarios.

Descripción

Campo	Descripción
Para:	Los destinatarios del correo electrónico que se deben completar previamente.
Cc:	Los destinatarios en copia del correo electrónico que se deben completar previamente.
Asunto:	El asunto del correo electrónico que se debe completar previamente. Puede utilizar las opciones de formato para completar previamente los detalles de la inspección.
Asunto:	El asunto del correo electrónico que se debe completar previamente. Puede utilizar las opciones de formato para completar previamente los detalles de la inspección.
Las siguientes opciones de formato se pueden utilizar en los campos del "Asunto" y el "Cuerpo del correo electrónico" para completar dinámicamente los detalles de la inspección:	El cuerpo del correo electrónico que se debe completar previamente. Puede utilizar las opciones de formato que aparecen abajo para completar previamente los detalles de la inspección.

Las siguientes opciones de formato se pueden utilizar en los campos del "Asunto" y el "Cuerpo del correo electrónico" para completar dinámicamente los detalles de la inspección:

[TemplateTitle]: el título de la plantilla. Por ejemplo, "Evaluación de riesgo de la oficina".
[InspectionTitle]: el título de la inspección. Por ejemplo, "Surry Hills / 20 Jul 2020". Obtenga más información sobre cómo personalizar su título de inspección para cada plantilla.
[InspectionDate]: La fecha y hora en que se completó la inspección, en formato XM aaaa-mes-dd hh:mm. Por ejemplo, "2020-Feb-26 5:31 AM".
[Score]: la puntuación de la inspección en porcentaje%". Por ejemplo, "80%".

Tenga en cuenta que las opciones de formato deben introducirse en mayúsculas y minúsculas para que funcionen. Por ejemplo, "[Score]" debe usarse con una "S" mayúscula.

La opción de completar previamente los campos de plantillas de correo electrónico al enviar informes de inspección solo es compatible con las aplicaciones de correo nativas en dispositivos Android y iOS.

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