Power Automate: enviar informes de inspección por correo electrónico con Outlook

Inicie sesión en Power Automate.

Haga clic en Crear en el menú del lado izquierdo y seleccione Crear.

Configure los siguientes campos:

• Nombre del flujo: añada un nombre al flujo para que pueda consultarlo fácilmente.

• Inicio: establezca la fecha y la hora en que desea que el flujo comience a ejecutarse.

• Repetir cada: establezca la frecuencia en 1 hora.

Haga clic en Crear para crear el flujo y su primer paso.

Haga clic en Siguiente paso.

Busque por "Fecha y hora" y seleccione la acción Obtener casos anteriores.

Establezca el "Intervalo" en 1 y deje la "Unidad de tiempo" como Hora.

Haga clic en Siguiente paso.

Busque "SafetyCulture" y seleccione la opción de Buscar inspecciones modificadas.

Si es la primera vez que usa SafetyCulture en Power Automate, autentifique el conector configurando los siguientes campos y después haga clic en Crear.

• Nombre de la conexión: le recomendamos que asigne un nombre a la conexión con el nombre de usuario de la cuenta o el correo electrónico desde el que se genera el token para API.

• Token de API: Introduzca su token de API en el formato "Bearer <token>". Asegúrese de que haya un espacio entre "Bearer" (portador) y el token de la API.

Configure los siguientes campos:

• Modificado posteriormente: haga clic en el campo y seleccione A tiempo pasado en la lista de contenido dinámica.

• Filtrar por plantilla (opcional): si solo desea procesar inspecciones de una plantilla específica, haga clic en el campo para seleccionar la plantilla en el menú desplegable, o seleccione Introduzca valor personalizado e introduzca el identificador único de la plantilla.

• Archivada (opcional): haga clic en el campo y seleccione verdadero si desea solamente enviar por correo electrónico informes de inspecciones archivadas, o seleccione verdadero para inspecciones activas y archivadas.

• Completada (opcional): haga clic en el campo y seleccione falso si desea solamente enviar por correo electrónico informes de inspecciones incompletas, o seleccione falso para inspecciones completas e incompletas.

• Propiedad (opcional): haga clic en el campo y seleccione yo si solo desea enviar por correo electrónico los informes de las inspecciones que son propiedad de su cuenta, o seleccione yo para las inspecciones que son propiedad de otros usuarios de su organización.

• Límite: tenga en cuenta que cada ejecución de flujo solo puede procesar hasta 1000 inspecciones. Si su organización realiza más de 1000 inspecciones por hora, debe limitar la frecuencia a "1. Recurrencia" y "2. Obtener pasado el tiempo".

Haga clic en Siguiente paso.

Busque "SafetyCulture" y seleccione la acción de Obtener una inspección específica.

Haga clic en el campo de "Identificación de la auditoría" y seleccione ID de auditoría de inspección de la lista de contenido dinámico. Este paso coloca a la acción en la acción "Aplicar a cada una".

Haga clic en Añadir acción.

Busque "SafetyCulture" y seleccione la acción de Exportar un informe de inspección.

Configure los siguientes campos:

• ID de auditoría: haga clic en el campo y seleccione ID de auditoría de inspección.

• Formato: seleccione esta opción para exportar sus informes de inspección a "PDF" o "WORD.

• Identificación de preferencia (opcional): haga clic en el campo y seleccione el diseño del informe que desea aplicar. Tenga en cuenta que solo están disponibles los diseños de informes para todas las plantillas.

Haga clic en Añadir acción.

Busque "Control" y seleccione la acción Realizar hasta.

Omita los campos por ahora.

Haga clic en Añadir acción en la acción "Hacer hasta".

Busque "SafetyCulture" y seleccione la opción de Comprobar el estado de la exportación de inspección.

Configure los siguientes campos:

• ID de auditoría: haga clic en el campo y seleccione ID de auditoría de inspección de la lista de contenido dinámica.

• Exportar ID de la tarea: haga clic en el campo y seleccione Exportar como PDF de la lista de contenido dinámica.

Hacer hasta" y configure los siguientes campos:

• Elija un valor (izquierda): haga clic en el campo y seleccione Exportar estado de la lista de contenido dinámica.

• Elija un valor (derecha): Escriba "ÉXITO".

Haga clic en Añadir acción que no está dentro de la acción "Hacer hasta", sino debajo de ella.

Busque "HTTP" y seleccione la acción HTTP.

Configure los siguientes campos:

• Método: haga clic en el campo y seleccione OBTENER.

• URI: haga clic en el campo y seleccione Exportar URL de la lista de contenido dinámica.

Haga clic en Añadir acción.

Busque "Office 365 Outlook" o "Outlook.com" y seleccione la acción Enviar un correo electrónico (V2).

Si es la primera vez que usa Outlook en Power Automate, autentifique el conector iniciando sesión en su cuenta de Outlook.

Haga clic en Mostrar opciones avanzadas en la parte inferior izquierda de la acción y configure los siguientes campos:

• Para: haga clic en el campo y especifique los destinatarios de correo electrónico a los que desea enviar informes de inspección por correo electrónico. Asegúrese de hacer clic en "enter/return" en su teclado para cada correo electrónico que agregue.

• Asunto: haga clic en el campo y especifique el asunto del correo electrónico. Puede usar elementos de contenido dinámico para nombrar correos electrónicos con elementos de la inspección. Por ejemplo, "[Nombre de la plantilla]: [Título de la inspección] | [Porcentaje de puntuación]".

• Cuerpo: haga clic en el campo y especifique el cuerpo del correo electrónico. De manera similar al campo del asunto, también puede usar elementos de contenido dinámico para incluir detalles de la inspección. Consulte el siguiente cuerpo de correo electrónico como ejemplo:

• Nombre de los archivos adjuntos - 1: haga clic en el campo y use elementos de contenido dinámico para crear una convención de nomenclatura para los informes de inspección. Asegúrese de agregar ".pdf" o ".docx" al final, según el formato del informe que haya seleccionado. Por ejemplo, "<dynamic_content>.pdf".

• Contenido de los archivos adjuntos - 1: haga clic en el campo y seleccione Cuerpo de la lista de contenido dinámico, en "HTTP".

Haga clic en Guardar en la parte inferior o superior derecha de la página para guardar el flujo.

Haga clic en Probar en la parte superior derecha de la página para comenzar a probar el flujo.

Seleccione Manualmente y haga clic en Manualmente.

Haga clic en Ejecutar flujo.

Haga clic en Hecho para supervisar el flujo de prueba.