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Zapier: enviar automáticamente informes de inspección por correo electrónico con Gmail o Outlook
Aprenda cómo crear un Zap para enviar automáticamente informes de inspección por correo electrónico con Gmail u Outlook.
¿Por qué usar Zapier para enviar informes de inspección por correo electrónico?
Con herramientas de integración como Zapier, puede crear una automatización para enviar automáticamente por correo electrónico la inspección de SafetyCulture utilizando su servicio de correo electrónico preferido. Esta opción puede ayudar a su organización a mantenerse actualizada sobre los últimos resultados de las inspecciones en el momento en que los usuarios las completan.
Tomar nota
Este Zap utiliza Gmail y Outlook como clientes para enviar informes de inspección por correo electrónico, pero también se puede intercambiar por otros conectores, como el correo electrónico de Zapier.
Los informes de inspección que se envían por correo electrónico se basan en las inspecciones a las que tiene acceso su cuenta. Aprenda cómo otorgarse acceso de inspección creando reglas de acceso o asignando el permiso para "Permisos de anulación: Ver todos los datos".
Si forma parte de varias organizaciones, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda y conectar Zapier con la organización de SafetyCulture correcta.
Please note that our customer support team can only provide limited help for single sign-on, user provisioning, and integrations via third-party platforms such as Power Automate, Power BI, and Zapier. If your organization is on the Enterprise Plan, please contact your customer success manager for assistance.
1. Cualquier inspección completada en SafetyCulture
Haga clic en Crear un Zap en la parte superior izquierda de la página.
Busque y seleccione SafetyCulture en "1. Activar"
Haga clic en el menú desplegable "Evento" y seleccione entre las siguientes opciones:
Cualquier inspección completada: seleccione este evento si desea enviar por correo electrónico todas las inspecciones completadas a las que tiene acceso su cuenta.
Inspección completada: seleccione este evento si solo desea enviar por correo electrónico las inspecciones completadas desde una plantilla específica, a la que su cuenta tiene acceso.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable. Si este es su primer Zap con SafetyCulture, haga clic en Iniciar sesión y después añada su cuenta de SafetyCulture a Zapier iniciando sesión.
Haga clic en Continuar.
Si seleccionó "Inspección completada" en el paso 4, haga clic en el menú desplegable para seleccionar la plantilla. Tenga en cuenta que solo se muestran las 20 plantillas modificadas más recientemente. Si la plantilla que desea usar no está en la lista, seleccione la pestaña Personalizado del menú desplegable e introduzca el identificador único de la plantilla en el campo de texto. Personalizado
Haga clic en Activadores de alertas y haga clic en Activadores de alertas una vez que haya encontrado una inspección.
Este Zap también se puede configurar para enviar por correo electrónico solo informes de inspección cuando las inspecciones completadas contienen elementos señalados. Si está preparado para el desafío, ahora puede agregar las acciones opcionales de "Ejecutar Python" y "Continuar solo si...". De lo contrario, pase a la sección "2. Iniciar la exportación del informe de inspección en SafetyCulture".
Ejecutar Python (opcional)
En "2. Acción", busque y seleccione Código de Zapier. Código de Zapier
Haga clic en el menú desplegable "Evento de acción" y seleccione Ejecutar Python.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Introducir datos (izquierda): Introducir "audit_id".
Datos de entrada (derecha): haga clic en el campo y seleccione ID de inspección.
Código: descargue este fragmento de código y, a continuación, cópielo y péguelo en el campo. Asegúrese de reemplazar "API_token" en la línea 3 por su token para API de SafetyCulture.
Debería ver algo parecido al siguiente ejemplo:
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar.
Continúe solo si... (opcional)
Haga clic en
debajo de la casilla "2. Ejecutar Python".Busque y seleccione Filtrar por Zapier.
Configure los siguientes campos:
Elja el campo…: Haga clic en el menú desplegable y seleccione Continuar en "Ejecutar Python".
Elija la condición…: Haga clic en el menú desplegable y seleccione (Valor booleano) Es verdadero.
Haga clic en Continuar.
2. Iniciar exportación del informe de inspección en SafetyCulture
Haga clic en
en la parte inferior del Zap. Si saltó a esta sección desde "1. Cualquier inspección completada en SafetyCulture", busque y seleccione en "2. Acción".Haga clic en el menú desplegable "Evento de acción" y seleccione Iniciar exportación de informe de inspección.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Identificación de la inspección: haga clic en el campo y seleccione ID de inspección en "Cualquier inspección completada en SafetyCulture".
Formato del informe de inspección: haga clic en el campo y seleccione el formato del informe de inspección.
Diseño del informe: haga clic en el campo y seleccione el diseño del informe que desea aplicar. Tenga en cuenta que solo están disponibles los diseños de informes para todas las plantillas.
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar.
Retraso de
Haga clic en
en la parte inferior del Zap.Busque y seleccione Retraso por Zapier.
Haga clic en el menú desplegable "Evento" y seleccione Retraso de.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Tiempo retrasado durante (valor): Introduzca "5".
Tiempo retrasado durante (unidad): haga clic en el menú desplegable y seleccione minutos.
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar.
4. Obtener informe de inspección exportado en SafetyCulture
Haga clic en
en la parte inferior del Zap.Busque y seleccione SafetyCulture.
Haga clic en el menú desplegable "Evento de acción" y seleccione Obtener informe de inspección exportado.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Identificación de la inspección: haga clic en el campo y seleccione ID de inspección en "Cualquier inspección completada en SafetyCulture".
Identificación de la exportación: haga clic en el campo y seleccione Identificación de la exportación en "Iniciar exportación del informe de inspección en SafetyCulture".
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar.
5. Enviar correo electrónico
Haga clic en
en la parte inferior del Zap.Busque y seleccione Gmail.
Haga clic en el menú desplegable de "Evento de la acción" y seleccione Enviar correo electrónico.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de Gmail en el menú desplegable. Si es su primer Zap con Gmail, haga clic en Iniciar sesión en Gmail o en Iniciar sesión en Gmail en el menú desplegable, inicie sesión en Gmail y añádalo a Zapier.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Para: haga clic en el campo y especifique los destinatarios del correo electrónico a los que quiere enviar los informes de inspección por correo electrónico.
Asunto: haga clic en el campo y especifique el asunto del correo electrónico. Puede usar los detalles de la inspección del menú desplegable para crear una convención de nomenclatura. Por ejemplo, "[1. Nombre de plantilla]: [1. Título de la auditoría]".
Cuerpo: haga clic en el campo y especifique el cuerpo del correo electrónico. Del mismo modo que en el campo de asunto, puede usar detalles de la inspección para redactar el cuerpo del correo electrónico. Consulte el siguiente ejemplo:
Adjuntos: haga clic en el campo y seleccione Informe de inspección exportado en "Obtener informe de inspección exportado en SafetyCulture".
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar. Esto debería enviar un correo electrónico a los destinatarios que ha indicado.
Publique su Zap para comenzar a enviar por correo electrónico los informes de inspección completados a los destinatarios que haya indicado. También le recomendamos que asigne un nombre a su Zap en la esquina superior izquierda de la página.
Haga clic en
en la parte inferior del Zap.Busque y seleccione Microsoft Outlook.
Haga clic en el menú desplegable de "Evento" y seleccione Enviar correo electrónico.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de Microsoft Outlook en el menú desplegable. Si es su primer Zap con Outlook, haga clic en Iniciar sesión y, a continuación, inicie sesión en Microsoft Outlook y añádalo a Zapier.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Para correos electrónicos: haga clic en el campo y especifique los destinatarios del correo electrónico a los que quiere enviar los informes de inspección por correo electrónico.
Asunto: haga clic en el campo y especifique el asunto del correo electrónico. Puede usar los detalles de la inspección del menú desplegable para crear una convención de nomenclatura. Por ejemplo, "[1. Nombre de plantilla]: [1. Título de la auditoría]".
Formato del cuerpo: haga clic en el campo y especifique el formato del cuerpo del correo electrónico, ya sea texto sin formato o HTML.
Cuerpo: haga clic en el campo y especifique el cuerpo del correo electrónico. Del mismo modo que en el campo de asunto, puede usar detalles de la inspección para redactar el cuerpo del correo electrónico. Consulte el siguiente ejemplo:
Adjunto: haga clic en el campo y seleccione Informe de inspección exportado en "Obtener informe de inspección exportado en SafetyCulture".
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar. Esto debería enviar un correo electrónico a los destinatarios que ha indicado.
Publique su Zap para comenzar a enviar por correo electrónico los informes de inspección completados a los destinatarios que haya indicado. También le recomendamos que asigne un nombre a su Zap en la esquina superior izquierda de la página.
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