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Zapier: subir informes de inspección a Dropbox
Aprenda a crear un Zap para cargar automáticamente informes de inspección a Dropbox.
Dirigir un negocio puede ser impredecible, pero un buen sistema de mantenimiento de registros puede facilitar las cosas. Si bien la mayoría de las organizaciones pueden utilizar sistemas de almacenamiento en la nube para guardar sus informes de inspección, puede ser agotador confiar en que los equipos envíen los informes manualmente. Con herramientas de integración como Zapier, puede exportar automáticamente sus informes de inspección de SafetyCulture a Dropbox. Esta opción no solo reduce el tiempo que los administradores y usuarios en primera línea dedican a enviar, recibir y almacenar informes, sino que también minimiza los posibles errores humanos en el proceso.
Si su organización utiliza Power Automate como herramienta de integración, ¡puede crear un flujo que ofrezca una solución equivalente
Tomar nota
Este Zap utiliza Dropbox como la solución en nube para almacenar informes de inspección; se puede intercambiar por otros conectores como Google Drive y OneDrive.
Los informes de inspección que se cargan se basan en las inspecciones a las que tiene acceso su cuenta. Aprenda cómo otorgarse acceso de inspección creando reglas de acceso o asignando el permiso para "Permisos de anulación: Ver todos los datos".
Si encuentra algún error o tiene alguna pregunta sobre la integración, por favor, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda.
Si forma parte de varias organizaciones, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda y conectar Zapier con la organización de SafetyCulture correcta.
1. Cualquier inspección completada en SafetyCulture
Haga clic en Crear un Zap en la parte superior izquierda de la página.
Busque y seleccione SafetyCulture en "1. Activar"
Haga clic en el menú desplegable "Evento" y seleccione entre las siguientes opciones:
Cualquier inspección completada: seleccione este evento si desea enviar por correo electrónico todas las inspecciones completadas a las que tiene acceso su cuenta.
Inspección completada: seleccione este evento si solo desea enviar por correo electrónico las inspecciones completadas desde una plantilla específica, a la que su cuenta tiene acceso.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable. Si este es su primer Zap con SafetyCulture, haga clic en Iniciar sesión y después añada su cuenta de SafetyCulture a Zapier iniciando sesión.
Haga clic en Continuar.
Si seleccionó "Inspección completada" en el paso 4, haga clic en el menú desplegable para seleccionar la plantilla. Tenga en cuenta que solo se muestran las 20 plantillas modificadas más recientemente. Si la plantilla que desea usar no está en la lista, seleccione la pestaña Personalizado del menú desplegable e introduzca el identificador único de la plantilla en el campo de texto. Personalizado
Haga clic en Activadores de alertas y haga clic en Activadores de alertas una vez que haya encontrado una inspección.
2. Iniciar exportación del informe de inspección en SafetyCulture
Haga clic en
en la parte inferior del Zap. Si saltó a esta sección desde "1. Cualquier inspección completada en SafetyCulture", busque y seleccione en "2. Acción".Haga clic en el menú desplegable "Evento de acción" y seleccione Iniciar exportación de informe de inspección.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Identificación de la inspección: haga clic en el campo y seleccione ID de inspección en "Cualquier inspección completada en SafetyCulture".
Formato del informe de inspección: haga clic en el campo y seleccione el formato del informe de inspección.
Diseño del informe: haga clic en el campo y seleccione el diseño del informe que desea aplicar. Tenga en cuenta que solo están disponibles los diseños de informes para todas las plantillas.
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar.
Retraso de
Haga clic en
en la parte inferior del Zap.Busque y seleccione Retraso por Zapier.
Haga clic en el menú desplegable "Evento" y seleccione Retraso de.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Tiempo retrasado durante (valor): Introduzca "5".
Tiempo retrasado durante (unidad): haga clic en el menú desplegable y seleccione minutos.
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar.
4. Obtener informe de inspección exportado en SafetyCulture
Haga clic en
en la parte inferior del Zap.Busque y seleccione SafetyCulture.
Haga clic en el menú desplegable "Evento de acción" y seleccione Obtener informe de inspección exportado.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de SafetyCulture en el menú desplegable.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Identificación de la inspección: haga clic en el campo y seleccione ID de inspección en "Cualquier inspección completada en SafetyCulture".
Identificación de la exportación: haga clic en el campo y seleccione Identificación de la exportación en "Iniciar exportación del informe de inspección en SafetyCulture".
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar.
5. Subir archivo a Dropbox
Haga clic en
en la parte inferior del Zap.Busque y seleccione Dropbox.
Haga clic en el menú desplegable "Evento de acción" y seleccione Subir archivo.
Haga clic en Continuar.
Seleccione su cuenta de Dropbox en el menú desplegable. Si es su primer Zap con Dropbox, haga clic en Iniciar sesión en Dropbox o en Iniciar sesión en Dropbox en el menú desplegable, inicie sesión en Dropbox y añádalo a Zapier.
Haga clic en Continuar.
Configure los siguientes campos:
Carpeta: haga clic en el campo y establezca la ruta de la carpeta a la que deban subirse los informes de inspección. Puede ordenar sus informes de inspección de forma dinámica haciendo clic en Personalizado en el menú desplegable y seleccionando los detalles de la inspección. A continuación puede ver un ejemplo en el que los informes de inspección se encuentran ordenados por los sitios seleccionados. Asegúrese de introducir una barra inclinada ( / ) para cada nivel del directorio. Personalizado
Archivo: haga clic en el campo y seleccione Informe de inspección exportado en "Obtener informe de inspección exportado en SafetyCulture".
Haga clic en Continuar.
Haga clic en Probar y continuar. Esto debería subir un informe de inspección en la ruta de la carpeta que ha indicado.
Publique su Zap para comenzar a subir informes de inspección completados a Dropbox. También le recomendamos que asigne un nombre a su Zap en la esquina superior izquierda de la página.
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