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Verwalten Sie das Ablaufdatum für Dateien
Erfahren Sie, wie wichtig es ist, Ablaufdaten für Dateien in Dokumenten festzulegen und wie Sie diese über die Web-App verwalten können, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und die Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.Why set expiration date for files?
Setting expiration dates for time-sensitive files, such as safety forms, licenses, and certificates, streamlines file management and ensures timely updates. This is ideal for industries where compliance, safety, or regulatory requirements are critical, as it lets file owners see which files are about to expire or have already expired, helping teams keep files up to date.
By making it easy to track and manage file expirations, you lower the risk of using outdated or non-compliant files, save time on manual follow-ups, and keep your team running smoothly. This helps everyone quickly identify which documents need attention, making file management simpler, safer, and more reliable.
Dateibesitzer erhalten Benachrichtigungen, wenn ihre Dateien bald ablaufen oder bereits abgelaufen sind. So bleibt der Überblick und die Aktualität leichter.
Was Sie brauchen
Wenn Sie über Berechtigung "Schulungen: Administration" verfügen, können Sie für jede Datei in Ihrer Organisation ein Ablaufdatum festlegen.
Legen Sie ein Ablaufdatum für eine Datei fest
Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite
Dokumente aus.Wählen Sie einen Ordner aus, wenn Sie einer darin enthaltenen Datei einen Besitzer hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf
auf der rechten Seite der Datei und wählen Sie 
Datei bearbeiten .Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Drop-down-Menü unter „Ablaufdatum“ und wählen Sie ein Datum aus.
Klicken Sie am oben rechts auf der Seite auf Speichern.
Wenn eine Datei keinen Besitzer hat, wird niemand über den Ablauf der Datei benachrichtigt.
Entfernen Sie ein Ablaufdatum für eine Datei
Wählen Sie aus dem Menü auf der linken Seite
Dokumente aus.Einen Ordner auswählen, wenn sich Ihre Datei darin befindet.
Klicken Sie rechts von der Datei auf
und wählen Sie Datei bearbeiten aus.Klicken Sie unter „Ablaufdatum“ rechts neben dem Datum auf
.Klicken Sie am oberen rechten Rand der Seite auf Speichern.
Häufig gestellte Fragen
Wenn eine Datei abläuft, wird oben in der Dokumentvorschau ein „Abgelaufen“-Banner angezeigt, das jedoch weiterhin sichtbar bleibt. Nutzer mit dateizugriff "Bearbeiten" oder Dateieigentümer können die Datei weiterhin aktualisieren.
Ja. Nutzer mit dateizugriff "Bearbeiten" oder Dateieigentümer können das Ablaufdatum auch nach Ablauf der Datei ändern.
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