Warum sollte ich ein Ablaufdatum für Dateien festlegen?
Das Festlegen von Ablaufdaten für zeitkritische Dateien wie Sicherheitsformulare, Lizenzen und Zertifikate vereinfacht die Dateiverwaltung und gewährleistet zeitnahe Aktualisierungen. Dies ist ideal für Branchen, in denen Compliance-, Sicherheits- oder behördliche Anforderungen von entscheidender Bedeutung sind, da Dateibesitzer so sehen, welche Dateien bald ablaufen oder bereits abgelaufen sind. So können Teams ihre Dateien immer auf dem neuesten Stand halten.
Durch die einfache Nachverfolgung und Verwaltung von Dateiablaufdaten verringern Sie das Risiko veralteter oder nicht konformer Dateien, sparen Zeit für manuelle Nachverfolgungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Team. So erkennt jeder schnell, welche Dokumente Aufmerksamkeit erfordern, und die Dateiverwaltung wird einfacher, sicherer und zuverlässiger.
Dateibesitzer erhalten Benachrichtigungen, wenn ihre Dateien bald ablaufen oder bereits abgelaufen sind. So bleibt der Überblick und die Aktualität leichter.
Was Sie brauchen
Wenn Sie über "Dokumente: Administrator"-Erlaubnis verfügen, können Sie für jede Datei in Ihrer Organisation ein Ablaufdatum festlegen.
Legen Sie ein Ablaufdatum für eine Datei fest
Wählen Sie
Dokumente in der Seitenleiste oder in Mehr aus.Einen Ordner auswählen, wenn sich Ihre Datei darin befindet.
Klicken Sie rechts von der Datei auf und wählen Sie Datei bearbeiten aus.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Drop-down-Menü unter „Ablaufdatum“ und wählen Sie ein Datum aus.
Wenn die Datei keinen Besitzer hat, fügen Sie einen Dateibesitzer hinzu, um ihn über den Ablauf zu benachrichtigen.
Klicken Sie am oberen rechten Rand der Seite auf .
Wenn eine Datei keinen Besitzer hat, wird niemand über den Ablauf der Datei benachrichtigt.
Entfernen Sie ein Ablaufdatum für eine Datei
Wählen Sie
Dokumente in der Seitenleiste oder in Mehr aus.Einen Ordner auswählen, wenn sich Ihre Datei darin befindet.
Klicken Sie rechts von der Datei auf und wählen Sie Datei bearbeiten aus.
Klicken Sie unter „Ablaufdatum“ rechts neben dem Datum auf .
Klicken Sie am oberen rechten Rand der Seite auf Speichern.
