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Power Automate: Inspektionen mit SharePoint-Objekten starten und vorausfüllen
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Power-Automate-Flow erstellen, um Inspektionen zu starten und vorauszufüllen, sobald ein Element einer SharePoint-Liste hinzugefügt wird.
Microsoft SharePoint ist ein leistungsfähiges Tool, das die gemeinsame Nutzung von Inhalten erleichtert und den Datenzugriff innerhalb von Organisationen ermöglicht. Insbesondere die Listenfunktion kann Ihnen und Ihrem Team helfen, Informationen einfach hinzuzufügen und zu speichern. Mithilfe von Integrationstools wie Power Automate (früher Microsoft Flow) können Sie mit jedem neuen Element, das in einer SharePoint-Liste erstellt wird, automatisch Inspektionen in SafetyCulture starten und die Inspektion sogar mit Informationen aus dem Element vorausfüllen. Dadurch erspart sich Ihr Team nicht nur das manuelle Starten von Inspektionen, sondern minimiert auch menschliche Fehler, indem potenziell kritische Details wie Seriennummern vorausgefüllt werden.
Wenn Ihre Organisation Zapier als Integrations-Tool verwendet, können Sie mit einem Zap eine gleichwertige Lösung erstellen!
Hinweis
Da dieser Flow Objekte aus Microsoft SharePoint-Listen als Auslöser für den Start und die Vorausfüllung von Inspektionen in SafetyCulture verwendet, stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus eine SharePoint-Liste für die Informationen erstellt haben, mit denen Sie Inspektionen vorausfüllen möchten.
Wenn Sie das Format für den Inspektionstitel für die gewünschte Vorlage eingerichtet haben, werden die vorausgefüllten Fragen zum Ausfüllen des Inspektionstitels erst wirksam, wenn die Inspektion in der Web-App oder der Mobile-App geändert wird.
Wenn etwas schief geht oder Sie Fragen zur Integration haben, wenden Sie sich bitte an unser Kundensupportteam. Wir helfen Ihnen gerne.
JSON Anforderung Inspektion starten
Dieser Flow verwendet die Anweisung Inspektion starten im JSON-Format. Wir empfehlen Ihnen, den Anweisungstext in einem Texteditor wie Visual Studio Code vorzubereiten und ihn dann entsprechend in den Ablauf zu kopieren und einzufügen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Anweisung erstellen sollen, sehen Sie sich dieses als Vorlage an. Sie können auch weitere Informationen in unserer API-Dokumentation nachlesen.
Am einfachsten lässt sich eine Anfrage erstellen, indem Sie die Informationen einer bestehenden Inspektion abrufen, die die Fragen beantwortet hat, die Sie vorausfüllen möchten. Kopieren Sie dann die gewünschten Frageelemente und löschen Sie deren Antworten, um die SharePoint-Elemente im Power Automate-Flow vorzubereiten.
Wenn sich die Fragen, die Sie vorausfüllen möchten, auf der <a href="#Entry-6GEfh3JHFREyrQeGYe0VrT"="">Titelseite</a> befinden, sollte das Anforderungsarray <code>"header_items"</code> lauten. Für alle anderen Inspektionen sollte das Array <code>"items"</code> lauten.
1. Wenn ein Objekt erstellt wird
Bei Power Automate anmelden.
Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen..
Folgende Felder konfigurieren:
Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.
Suchen und wählen Sie den Auslöser für Ihren Flow:: Suchen und wählen Sie den Wenn ein Objekt erstellt wird Auslöser.
Auf Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.
2. Variable initialisieren
Klicken Sie auf
Neuer Schritt.Suchen Sie nach „Variable“ und wählen Sie die Aktion Variable initialisieren aus.
Folgende Felder konfigurieren:
Name: Auf das Feld klicken und und "Objektdaten" eingeben.
Typ: Klicken Sie auf das Feld und wählen SieObjekt.
Wert: Kopieren Sie das JSON der Anfrage für die Inspektion und fügen Sie es ein. Vergessen Sie nicht, auf das Antwortfeld zu klicken und aus der Liste der dynamischen Inhalte das Objekt auszuwählen, das Sie vorausfüllen möchten.
Sie sollten etwas wie das folgende Beispiel oder ähnliches sehen:
3. HTTP
Klicken Sie auf
Neuer Schritt.Suchen Sie nach "HTTP" und wählen Sie die Aktion HTTP.
Folgende Felder konfigurieren:
Methode: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie POST aus.
URI: Auf das Feld klicken und "https://api.safetyculture.io/audits" eingeben.
Kopfzeilen (Key eingeben): Klicken Sie auf das Feld und geben Sie "Autorisierung" ein.
Kopfzeilen (Wert eingeben): Klicken Sie auf das Feld und geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer [Token]" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.
Hauptteil: Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Artikeldaten aus der dynamischen Inhaltsliste aus.
Klicken Sie unten oder oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.
Den Flow testen (optional)
Stellen Sie sicher, dass der Flow eingeschaltet ist.
Erstellen Sie ein neues Objekt in der SharePoint-Liste, die Sie für den Flow verwenden.
Wenn dies erfolgreich war, wird eine neue Inspektion unter Verwendung der von Ihnen ausgewählten Vorlage gestartet und mit den Informationen des von Ihnen erstellten Objekts vorausgefüllt.
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