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Power Automate: Inspektionsdaten in SQL Server-Tabellen exportieren

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Power-Automate-Flow erstellen, um Inspektionsdaten automatisch in eine SQL Server-Tabelle zu exportieren.

Was Sie brauchen

Vorbereitungen

Dies ist ein fortgeschrittener Flow, der die Verwendung von Ausdrücken und Inspektionsfragen-Kennungen erfordert.

Bevor Sie mit dem Aufbau dieses Flow beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie eine bestehende Tabellenstruktur in Ihrem SQL Server bereit haben. Dies ist mit anderen Konnektoren wie Excel Online und SharePoint Listen austauschbar.

Bitte beachten Sie, dass dieser Flow eine einzige SQL-Zeile pro Inspektion einfügt, was bedeutet, dass eine starke Nutzung, bei der täglich Tausende von Inspektionen erstellt werden, zu Leistungsengpässen und einer verzögerten Zeileneinfügung führen kann. Erfahren Sie mehr über die Einschränkungen von Power Automate.

Bitte beachten Sie, dass der Export von Daten aus den folgenden Inspektionsfragentypen nicht unterstützt wird:

Bearbeitete Inspektionsdaten basieren auf den Inspektionen, auf die das Konto, das Konto, das das API-Token generiert hat, Zugriff hat. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie sich selbst Zugriff zu Inspektionen gewähren oder sich selbst die Berechtigung "Übergreifende Berechtigungen: Alle Daten anzeigen" zuweisen, um alle Inspektionen in Ihrer Organisation einsehen zu können.

1. Wiederholung

  1. Bei Power Automate anmelden.

  2. Im Menü auf der linken Seite auf Erstellen klicken und Erstellenauswählen.

  3. Im Pop-up-Fenster die folgenden Felder konfigurieren:

    • Flow-Name: Fügen Sie einen Namen für Ihren Flow hinzu, damit Sie ihn leicht aufrufen können.

    • Start: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der der Flow beginnen soll.

    • Alle wiederholen: Stellen Sie die Frequenz auf 1 Stunde ein.

  4. Auf  Erstellen klicken um den Flow und seinen ersten Schritt zu erstellen.

2. Vergangenen Zeitraum abrufen

  1. Klicken Sie unter "Wiederholung" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen Sie und wählen Sie unter dem Connector "Datum Zeit"Vergangenen Zeitraum abrufen aus.

  3. Stellen Sie das „Intervall“ auf 1 und belassen Sie die „Zeiteinheit“ auf Stunde.

3. Geänderte Inspektionen durchsuchen

  1. Klicken Sie unter "Vergangene Zeit anzeigen" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Geänderte Inspektionen suchen aus.

  3. Wenn Sie SafetyCulture zum ersten Mal in Power Automate verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie die folgenden Felder konfigurieren und dann auf Neu erstellen klicken.

    • Verbindungsname: Wir empfehlen, die Verbindung nach dem Account-Nutzernamen zu benennen oder nach der E-Mail, von der der API-Token generiert wird.

    • API-Token: Geben Sie Ihr API-Token im Format "Bearer <token>" ein. Stellen Sie sicher, dass zwischen „Bearer“ und dem API-Token ein Leerzeichen steht.

  4. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Alle anzeigen für erweiterte Parameter und konfigurieren Sie dann folgende Felder:

    • Geändert nach: Klicken Sie auf das Feld, dann auf image und wählen Sie aus der Liste image aus.

    • Nach Vorlage filtern: Da sich die Inspektionsdaten zwischen den Vorlagen unterscheiden, müssen Sie für diesen Ablauf nach einer bestimmten Vorlage filtern. Klicken Sie auf das Feld, um die Vorlage aus der Liste auszuwählen, oder klicken Sie auf Benutzerdefinierten Wert eingeben und geben Sie die eindeutige Kennung der Vorlage ein.

    • Archiviert (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie wahr aus, wenn Sie nur archivierte Inspektionen bearbeiten möchten, oder wählen Sie wahr für aktive und archivierte Inspektionen.

    • Abgeschlossen (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie falsch aus, wenn Sie nur unvollständige Inspektionen bearbeiten möchten, oder wählen Sie falsch für vollständige und unvollständige Inspektionen.

    • Eigentümerschaft (optional): Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie mir aus, wenn Sie nur Inspektion bearbeiten möchten, die Ihrem Konto gehören, oder wählen Sie mir für Inspektionen, die anderen Benutzern in Ihrer Organisation gehören.

    • Limit: Denken Sie daran, dass jeder Ablauflauf nur bis zu 1.000 Inspektionen verarbeiten kann. Wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 Inspektionen pro Stunde durchführt, sollten Sie die Häufigkeit in "1. Regelmäßigkeit" und "2. Vergangenen Zeitraum abrufen" eingrenzen.

If you encounter any error related to "Data loss Prevention (DLP) policy" when creating the connection to SafetyCulture or any other apps, please contact your IT team to review Microsoft's DLP and unblock the connection.

4. Eine spezifische Inspektion abrufen

  1. Klicken Sie unter "In geänderten Inspektionen suchen" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SafetyCulture (iAuditor)" Eine spezifische Inspektion abrufen aus.

  3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Feld "Audit-Kennung", dann auf image und wählen Sie aus der Liste image aus.

  4. Dies fügt die Aktion innerhalb einer "Für jeden" Aktion hinzu.

5. Array filtern

  1. Klicken Sie unter "Eine bestimmte Inspektion anzeigen", aber innerhalb von "Für jeden" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "Data Operations" Array filtern aus.

  3. Konfigurieren Sie im Seitenpanel die folgenden Felder:

    • <strong>Von</strong>: Klicken Sie auf das Feld, dann auf <span>Entry#4DSH5lLREcAbH1BTpkul9K</span> und geben Sie den folgenden Ausdruck ein. Wenn sich die zu exportierende Frageantwort auf der <a href="#Entry-6GEfh3JHFREyrQeGYe0VrT"="">Titelseite</a> befindet, ersetzen Sie <code>['items']</code> durch <code>['header_items']</code>.

      body('Get_a_specific_inspection')['items'] Ein Beispiel für das Feld "Von" eines Aktion Filter-Arrays in einem Power Automate-Flow.

    • Filteranfrage (links): Klicken Sie auf das Feld, dann auf image und geben Sie den folgenden Ausdruck ein:

      item()['item_id']

    • Filteranfrage (Mitte): Lassen Sie es als "ist gleich".

    • Filteranfrage (rechts): Klicken Sie auf das Feld und geben Sie die eindeutige Kennung (item_id) der Frage ein.

  4. Sie sollten etwas sehen, das dem folgenden Beispiel ähnelt. Wir empfehlen Ihnen, das Feld "Filter" oben rechts in der Seitenleiste in etwas umzubenennen, auf das Sie sich als Bezeichnung für die Frage beziehen können, z. B. "Gefahrenprüfung am Einsatzort". Ein Beispiel für die Aktion Filter-Array in einem Power Automate-Flow.

6. Schreiben

  1. Klicken Sie unter "Filter-Array", aber innerhalb von "Für jeden" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "Data Operations" Schreiben aus.

  3. Klicken Sie im Seitenbereich auf das Feld, dann auf image und geben Sie Ihren Ausdruck auf der Grundlage des Antworttyps der entsprechenden Frage ein. Sie können unsere Beispiele kopieren und einfügen, die wir für jeden Antworttyp haben. Wenn der Antworttyp zum Beispiel eine Textantwort ist, geben Sie den folgenden Ausdruck ein: body('Filter_array')?[0]?['responses']?['text']

  4. Bitte beachten Sie, dass sich 'Filter_array' in dem Beispiel auf die Bezeichnung der Aktion im Abschnitt ". 5 Filter-Array" bezieht. Wenn Sie unserer Empfehlung gefolgt sind und die Aktion umbenannt haben, sollten Sie den Ausdruck mit dem neuen Namen abgleichen. Wenn die Filter-Array-Aktion beispielsweise in "Gefahrenprüfung am Einsatzort" umbenannt wurde, sollte der folgende Ausdruck eingegeben werden, wobei Unterstriche (_) die Leerzeichen ersetzen:

    body('Gefahrenpruefung_am_Arbeitsplatz')?[0]?['responses']?['text']

  5. Sie sollten etwas sehen, das dem folgenden Beispiel ähnelt. Wir empfehlen Ihnen, „Schreiben" oben rechts in der Seitenleiste in etwas umzubenennen, auf das Sie als Antwort auf die entsprechende Frage zurückverweisen können, z. B. „Antwort auf Gefahrenprüfung am Einsatzort“. Ein Beispiel für die Aktion "Compose" in einem Power Automate-Flow.

  6. Wiederholen Sie die Abschnitte "5. Array filtern" und "6. Zusammenstellen" in Kombination für jede Inspektion, deren Daten Sie exportieren möchten.

7. Zeile einfügen (V2)

  1. Klicken Sie unter "Schreiben", aber innerhalb von "Für jeden" auf image und wählen Sie image aus.

  2. Suchen und wählen Sie unter dem Connector "SQL Server" Zeile einfügen (V2) aus.

  3. Wenn Sie den SQL Server in Power Automate zum ersten Mal verwenden, müssen Sie den Connector authentifizieren, indem Sie sich bei Ihrem SQL Server-Konto anmelden.

  4. Konfigurieren Sie in der Seitenleiste die folgenden Felder. Je nach Typ Ihres SQL-Servers treffen einige der Felder möglicherweise nicht auf Sie zu.

    • Servername: Auf das Feld klicken und den Namen des SQL-Servers auswählen.

    • Datenbankname: Auf das Feld klicken und den Namen der Datenbank auswählen.

    • Tabellenname: Auf die Felder klicken und den Namen der Tabelle auswählen.

    • Spaltenname: Wenn Sie auf Alle anzeigen für erweiterte Parameter klicken, erscheinen die Spalten aus der ausgewählten Tabelle als auszufüllende Felder. Klicken Sie auf jedes Feld, dann auf Alle anzeigen und wählen Sie die "Outputs" der einzelnen "Schreiben"-Aktionen aus der Liste aus. Alle anzeigen

  5. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Speichern, um den Flow zu speichern.

Den Flow testen (optional)

  1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Testen, um den Test des Flow zu starten.

  2. Wählen Sie Manuellund klicken Sie auf Manuell.

  3. Klicken Sie auf Flow ausführen.

  4. Klicken Sie auf Fertig, um den Test des Flow zu überwachen.

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