Ajouter et formater la numérotation des documents d'inspection
Découvrez la numérotation des documents, les options de format disponibles, ainsi que la manière de l'ajouter et de la formater dans les modèles via l'application Web et l'application portable.Pourquoi utiliser la numérotation des documents ?
La numérotation des documents attribue automatiquement des identifiants uniques à chaque inspection, ce qui aide les équipes à suivre et à distinguer plusieurs dossiers au fil du temps. Elle est particulièrement utile pour gérer un grand nombre d'inspections ou de rapports récurrents entre les équipes et les sites, car elle vous permet de retracer l'historique de chaque document et de vous y référer facilement lors des audits ou des examens. Elle apporte également structure, traçabilité et confiance dans votre tenue de registres, vous aidant ainsi à maintenir la cohérence, la responsabilité et la conformité dans l'ensemble de vos opérations.
Par exemple, une équipe de construction peut utiliser la numérotation des documents pour organiser les inspections quotidiennes du chantier, chaque inspection se voyant attribuer automatiquement un numéro séquentiel. Cela permet à l'équipe de voir combien d'inspections elle a commencé ou terminé, de suivre l'ordre des inspections de la première à la plus récente et de retrouver rapidement un dossier spécifique en cas de besoin.
Vous aurez besoin
Les modifications publiées apportées aux modèles ne s'appliquent qu'aux nouvelles inspections.
0ptions de format
La numérotation des documents du modèle peut être paramétrée pour suivre un format particulier lors de l'indexation des inspections. Veuillez noter que les options de format doivent être tapées en minuscules.
[number] : remplit et incrémente automatiquement le numéro de document à 6 chiffres pour chaque inspection effectuée à partir du même modèle.
[first]: remplit automatiquement le prénom de l'auteur de l'inspection.
[last]: remplit automatiquement le nom de famille de l'auteur de l'inspection.
Par défaut, le système de numérotation d'un nouveau document a le format « [number] ». En utilisant les options ci-dessus, vous pouvez créer un système de numérotation complexe pur vos modèles. Par exemple, une inspection effectuée par John Smith à partir d'un modèle dont le format est « Audit R[number]_[first]-[last]" sera numérotée "Audit R000001_John-Smith ».
Vous pouvez automatiquement ajouter le numéro de document de chaque inspection à son titre avec des formats de titres d'inspection.
Ajouter et formater la numérotation des documents
Sélectionnez Modèles dans le menu à gauche.
Cliquez sur le modèle et sélectionnez Modifier le modèle dans le panneau latéral.
Cliquez sur
Page de titreen haut à gauche de la page.Ajouter une nouvelle question ou sélectionnez une question existante.
Cliquez sur la flèche vers le bas sous la colonne « Type de réponse » sur le côté droit et sélectionnez Numéro de document.
Cliquez sur les chiffres situés sous le libellé de la question, à côté de « Format ».
Dans le panneau latéral, personnalisez le format du numéro de document en conséquence.
Cliquez sur Enregistrer et appliquer.
Cliquez sur Publier en haut à droite de la page pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
Ouvrez l'application portable.
Appuyez sur
Inspectionsau bas de votre écran.Sélectionnez l'onglet Modèlesen haut de votre écran.
Appuyez sur le modèle et sélectionnez
Modifier le modèledans les options contextuelles.Sur la « Page de titre », ajoutez une nouvelle question ou sélectionnez-en une existante.
Appuyez sur
sous l'étiquette de la question et sélectionnez Numéro de document.Appuyez sur
en bas à droite de la question et sélectionnez les chiffres à côté de « Format ».Personnalisez le format des numéros de documents en conséquence.
Cliquez sur Enregistrer et appliquer.
Appuyez sur Publier en haut à droite de l'écran pour publier le modèle. Si vous n'êtes pas prêt à publier le modèle, vous pouvez retourner à la liste des modèles et revenir lorsque vous serez prêt.
FAQ
Lorsqu'un modèle est dupliqué, les inspections effectuées à partir du modèle dupliqué commenceront une nouvelle séquence de numéros de documents. Par exemple, si le numéro de document du modèle original a atteint « 000022 », la prochaine inspection effectuée à partir du modèle dupliqué sera « 000001 ».
Lorsqu'uneinspection est dupliquée, elle conservera le numéro de document de l'inspection d'origine, à moins que l'intervention ne soit modifiée manuellement.
Vous pouvez réinitialiser le numéro de document de votre modèle en dupliquant votre modèle existant pour commencer une nouvelle séquence de numéros de documents. Veuillez noter que les inspections effectuées à partir du nouveau modèle ou du modèle dupliqué ne seront pas liées au modèle d'origine, ce qui signifie qu'elles auront des séquences de numérotation de documents indépendantes.
La question du numéro de document est spécifique aux pages de titre du modèle et ne peut pas être ajoutée à d'autres pages de votre modèle.
Lorsqu'un type de réponse Numéro de document est ajouté à un modèle, toutes les inspections existantes de ce modèle comptent toujours pour l'indexation du numéro de document, de sorte que les nouvelles inspections que vous commencez après l'ajout du type de réponse ne commenceront pas à partir de « 000001 ».
Par exemple, si 12 inspections ont déjà été commencées à partir d'un modèle avant que le type de réponse Numéro de document ne soit ajouté, la prochaine inspection que vous commencerez aura un numéro de document « 000013 ».
Une fois qu'un numéro de document est généré pour une inspection, il restera définitivement sur le rapport d'inspection. Si vous essayez de modifier l'inspection et de supprimer le numéro de document, le rapport continuera de l'afficher.
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