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Gestionar la fecha de vencimiento de los archivos
Conozca la importancia de establecer fechas de vencimiento para los archivos en Documentos y cómo gestionarlos a través de la aplicación web para garantizar el cumplimiento y mantener la información actualizada.Why set expiration date for files?
Setting expiration dates for time-sensitive files, such as safety forms, licenses, and certificates, streamlines file management and ensures timely updates. This is ideal for industries where compliance, safety, or regulatory requirements are critical, as it lets file owners see which files are about to expire or have already expired, helping teams keep files up to date.
By making it easy to track and manage file expirations, you lower the risk of using outdated or non-compliant files, save time on manual follow-ups, and keep your team running smoothly. This helps everyone quickly identify which documents need attention, making file management simpler, safer, and more reliable.
Los propietarios de archivos recibirán notificaciones cuando sus archivos estén a punto de vencer o ya hayan vencido, lo que hará más fácil estar organizado y actualizado.
Qué necesitará
"Editar" el acceso al archivo o el propietario del archivo
Si tiene Permiso de "Documentos: Administración", puede establecer una fecha de vencimiento para cualquier archivo en su organización.
Establecer una fecha de vencimiento para un archivo
Seleccione
Documentos en el menú de la izquierda.Seleccione una carpeta si desea añadir un propietario a un archivo que se encuentra en esa carpeta.
Haga clic en
en el lado derecho del archivo y seleccione 
Editar archivo.En el panel lateral, haga clic en el menú desplegable debajo de "Fecha de vencimiento" y seleccione una fecha.
Haga clic en Guardar en la parte superior derecha de la página.
Si un archivo no tiene propietario, nadie será notificado sobre el vencimiento del archivo.
Eliminar una fecha de vencimiento de un archivo
Seleccione
Documentos en el menú de la izquierda.Seleccione una carpeta si su archivo está en ella.
Haga clic en
en el lado derecho del archivo y seleccione Editar archivo.En "Fecha de vencimiento", haga clic en
en el lado derecho de la fecha.Haga clic en Guardar en la parte superior derecha de la página.
Preguntas frecuentes
Cuando un archivo vence, aparece un banner de "Vencido" en la parte superior de la vista previa del documento, pero permanece visible. Los usuarios con "Editar" el acceso al archivo o el propietario del archivo aún pueden actualizar el archivo.
Sí. Los usuarios con "Editar" el acceso al archivo o el propietario del archivo pueden cambiar la fecha de vencimiento incluso después de que el archivo haya vencido.
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