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Cómo añadir y formatear la numeración de documentos de inspección
Aprenda a añadir y formatear la numeración de documentos de inspección a través de la aplicación web y la aplicación móvil.
¿Por qué utilizar la numeración de documentos?
La numeración de documentos puede ser una excelente manera de ayudar a diferenciar los documentos creados con estructuras similares. Con SafetyCulture, puede añadir la numeración de documentos a sus plantillas para realizar un seguimiento del historial del documento al conocer la cantidad de inspecciones realizadas en la misma plantilla.
Los cambios publicados realizados en las plantillas solo se aplican a las nuevas inspecciones en el futuro.
Opciones de formato
La numeración de documentos de plantillas se puede configurar para que siga un formato particular al indexar las inspecciones. Tenga en cuenta que las opciones de formato deben escribirse en minúsculas.
[number]: completa automáticamente el número de documento de forma incremental en seis dígitos para cada inspección realizada desde la misma plantilla.
[first]: completa automáticamente el nombre del autor de la inspección.
[last]: completa automáticamente el apellido del autor de la inspección.
Por defecto, el sistema de numeración de nuevos documentos tiene el formato "[number]". Con las opciones anteriores, puede crear un sistema complejo de numeración de documentos para sus plantillas. Por ejemplo, una inspección realizada por Juan Soler a partir de una plantilla con un formato de "Auditoría R[number]_[first]-[last]" se numeraría como "Audit R000001_John-Smith".
Puede añadir el número del documento de cada inspección a su título automáticamente con formatos de títulos de inspección.
Añadir y dar formato a la numeración de documentos
Seleccione Plantillas en el menú de la izquierda.
Haga clic en la plantilla y seleccione Editar plantilla en el panel lateral.
Haga clic en
Página de título en la parte superior izquierda de la página.Añadir una nueva pregunta o seleccionar una existente.
Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de la columna "Tipo de respuesta" en el lado derecho y seleccione Número del documento.
Haga clic en los números debajo de la etiqueta de la pregunta, junto a "Formato".
En el panel lateral, personalice el formato del número del documento como corresponda.
Haga clic en Guardar y aplicar.
Haga clic en Publicar en la parte superior derecha de la página para publicar la plantilla. Si no está lista para publicarse, puede volver a la lista de plantillas y regresar cuando esté listo.
Abra la aplicación móvil.
Toque Inspecciones en la parte inferior de su pantalla.
Seleccione Plantillas en la parte superior de la pantalla.
Toque en la plantilla y seleccione
Editar plantilla de las opciones emergentes.Toque
Página de título en el lado izquierdo de la pantalla.Añadir una nueva pregunta o seleccionar una existente.
Toque en la flecha hacia abajo debajo de la etiqueta de la pregunta y seleccione Número del documento.
Toque
en la parte inferior derecha de la pregunta y seleccione los números junto a "Formato".Personalice el formato del número de documento como corresponda.
Haga clic en Guardar y aplicar.
Toque Publicar en la parte superior derecha de la pantalla para publicar la plantilla. Si no está lista para publicarse, puede volver a la lista de plantillas y regresar cuando esté listo.
Preguntas frecuentes
Cuando se duplica una plantilla, las inspecciones realizadas a partir de la plantilla duplicada iniciarán una nueva secuencia de números del documento. Por ejemplo, si el número del documento de la plantilla original ha llegado a "000022", la siguiente inspección realizada a partir de la plantilla duplicada será "000001".
Cuando una inspección se duplica, conservará el número de documento de la inspección original a menos que la respuesta se edite manualmente.
Puede restablecer el número de documento de su plantilla duplicando la plantilla existente para iniciar una nueva secuencia de números de documentos. Tenga en cuenta que las inspecciones de una nueva plantilla o de una duplicada no estarán vinculadas a la plantilla original, lo que significa que tendrán secuencias de numeración de documentos independientes.
La pregunta sobre el número del documento es específica de las páginas de título de las plantillas y no se puede añadir a otras páginas de su plantilla.
When a Document number response type is added to a template, any existing inspections from that template still count towards the document number indexing, so new inspections you start after the response type is added won't start from "000001".
For example, if 12 inspections were already started from a template before the Document number response type is added, the next inspection you start will have a document number of "000013".
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