¿Por qué utilizar la numeración de documentos?
La numeración de documentos asigna automáticamente identificadores únicos a cada inspección, lo que ayuda a los equipos a rastrear y distinguir varios registros a lo largo del tiempo. Es especialmente útil al gestionar grandes volúmenes de inspecciones o informes recurrentes entre equipos y sitios. Esto garantiza que pueda rastrear el historial de cada documento y consultarlo fácilmente durante auditorías o revisiones. También aporta estructura y confianza al mantenimiento de registros, lo que le ayuda a mantener la coherencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo en todas las operaciones.
Por ejemplo, un equipo de construcción puede usar la numeración de documentos para organizar las inspecciones diarias de la obra, donde a cada inspección se le asigna automáticamente un número secuencial. Esto ayuda al equipo a ver cuántas inspecciones han iniciado o completado, a seguir el orden de las inspecciones desde la primera hasta la más reciente y a localizar rápidamente un registro específico cuando lo necesite.
Lo que necesitarás
Los cambios publicados realizados en las plantillas solo se aplican a las nuevas inspecciones en el futuro.
Opciones de formato
La numeración de documentos de plantillas se puede configurar para que siga un formato particular al indexar las inspecciones. Tenga en cuenta que las opciones de formato deben escribirse en minúsculas.
[number]: completa automáticamente el número de documento de forma incremental en seis dígitos para cada inspección realizada desde la misma plantilla.
[first]: completa automáticamente el nombre del autor de la inspección.
[last]: completa automáticamente el apellido del autor de la inspección.
Por defecto, el sistema de numeración de nuevos documentos tiene el formato "[number]". Con las opciones anteriores, puede crear un sistema complejo de numeración de documentos para sus plantillas. Por ejemplo, una inspección realizada por Juan Soler a partir de una plantilla con un formato de "Auditoría R[number]_[first]-[last]" se numeraría como "Audit R000001_John-Smith".
Puede añadir el número del documento de cada inspección a su título automáticamente con formatos de títulos de inspección.
Añadir y dar formato a la numeración de documentos
Seleccione Plantillas en el menú de la izquierda.
Haga clic en la plantilla y seleccione Editar plantilla en el panel lateral.
Haga clic en Página de título en la parte superior izquierda de la página.
Añadir una nueva pregunta o seleccionar una existente.
Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de la columna "Tipo de respuesta" en el lado derecho y seleccione Número del documento.
Haga clic en los números debajo de la etiqueta de la pregunta, junto a "Formato".
En el panel lateral, personalice el formato del número del documento como corresponda.
Haga clic en Guardar y aplicar.
Haga clic en Publicar en la parte superior derecha de la página para publicar la plantilla. Si no está lista para publicarse, puede volver a la lista de plantillas y regresar cuando esté listo.
