Power Automate: exportación de datos de inspección a listas de SharePoint

Inicie sesión en Power Automate.

Haga clic en Crear en el menú del lado izquierdo y seleccione Crear.

En la ventana emergente, configure los siguientes campos:

• Nombre del flujo: añada un nombre al flujo para que pueda consultarlo fácilmente.

• Inicio: establezca la fecha y la hora en que desea que el flujo comience a ejecutarse.

• Repetir cada: establezca la frecuencia en 1 hora.

Haga clic en Crear para crear el flujo y su primer paso.

Haga clic en debajo de "Recurrencia" y seleccione .

Busque y seleccione Obtener casos anteriores en el conector de "Fecha y hora".

Establezca el "Intervalo" en 1 y deje la "Unidad de tiempo" como Hora.

Haga clic en Siguiente paso.

Busque "SafetyCulture" y seleccione la opción de Buscar inspecciones modificadas.

Si es la primera vez que usa SafetyCulture en Power Automate, autentifique el conector configurando los siguientes campos y después haga clic en Crear.

• Nombre de la conexión: le recomendamos que asigne un nombre a la conexión con el nombre de usuario de la cuenta o el correo electrónico desde el que se genera el token para API.

• Token de API: Introduzca su token de API en el formato "Bearer <token>". Asegúrese de que haya un espacio entre "Bearer" (portador) y el token de la API.

Configure los siguientes campos:

• Modificado posteriormente: haga clic en el campo y seleccione A tiempo pasado en la lista de contenido dinámica.

• Filtrar por plantilla: como los datos de la inspección difieren entre las plantillas, debe filtrar por plantilla específica para este flujo. Haga clic en el campo para seleccionar la plantilla en la lista, o seleccione Introduzca valor personalizado e introduzca el identificador único de la plantilla.

• Archivada (opcional): haga clic en el campo y seleccione verdadero si desea solamente enviar por correo electrónico informes de inspecciones archivadas, o seleccione verdadero para inspecciones activas y archivadas.

• Completada (opcional): haga clic en el campo y seleccione falso si desea solamente enviar por correo electrónico informes de inspecciones incompletas, o seleccione falso para inspecciones completas e incompletas.

• Propiedad (opcional): haga clic en el campo y seleccione yo si solo desea enviar por correo electrónico los informes de las inspecciones que son propiedad de su cuenta, o seleccione yo para las inspecciones que son propiedad de otros usuarios de su organización.

• Límite: tenga en cuenta que cada ejecución de flujo solo puede procesar hasta 1000 inspecciones. Si su organización realiza más de 1000 inspecciones por hora, debe limitar la frecuencia a "1. Recurrencia" y "2. Obtener pasado el tiempo".

Haga clic en debajo de "Buscar inspecciones modificadas" y seleccione .

Busque y seleccione Obtener una inspección específica debajo del conector de "SafetyCulture (iAuditor)".

En el panel lateral, haga clic en el campo de la identificación de la auditoría, después haga clic y seleccione de la lista.

Este paso debería añadir la acción dentro de una acción de "Para cada uno".

Haga clic en Añadir acción.

Busque "Operaciones de datos" y seleccione la acción Matriz de filtrado.

Configure los siguientes campos:

• Matriz para filtrar: haga clic en el campo y seleccione Expresión. Después introduzca la siguiente expresión. Si la respuesta a la pregunta que desea exportar se encuentra en la página de título, reemplace ['items'] por ['header_items'].

  body('Get_a_specific_inspection')['items']

• Elija un valor (izquierda): haga clic en el campo y seleccione Expresión. Después introduzca la siguiente expresión:

  item()['item_id']

• Elija un valor (derecha): haga clic en el campo e introduzca el identificador único (item_id) de la pregunta.

Debería ver algo que se parezca al siguiente ejemplo. Le recomendamos que haga clic en en la parte superior derecha de la acción y "Cambie el nombre" a alguno que pueda usar como referencia como, por ejemplo, la etiqueta de la pregunta: "Revisión de peligros en el lugar de trabajo".

Haga clic en Añadir acción.

Busque "Operaciones de datos" y seleccione la acción Redactar.

Haga clic en el campo y seleccione Expresión. Después introduzca su expresión según el tipo de respuesta de la pregunta correspondiente. Puede copiar y pegar las muestras que tenemos para cada tipo de respuesta. Por ejemplo, si el tipo de respuesta es una respuesta de texto, se debe introducir la siguiente expresión: body('Filter_array')?[0]?['responses']?['text']

Tenga en cuenta que 'Filter_array' en la muestra se refiere a la etiqueta de la acción en la sección "5. Matriz de filtrado". Si siguió nuestra recomendación y cambió el nombre de la acción, debe hacer coincidir la expresión con el nuevo nombre. Por ejemplo, si se cambió el nombre de la acción de matriz de filtrado a "Revisión de peligros en el lugar de trabajo", la siguiente expresión se debe ingresar con guiones bajos (_) en sustitución de los espacios.

body('Jobsite_Hazard_Check')?[0]?['responses']?['text']

Debería ver algo similar al siguiente ejemplo. Le recomendamos que haga clic en en la parte superior derecha de la acción y "Cámbiele el nombre" a algo que pueda consultar como la respuesta de la pregunta correspondiente, por ejemplo "Respuesta de verificación de peligros en el lugar de trabajo".

Repita las secciones "5. Matriz de filtrado" y "6. Redactar" en combinación, para cada dato de las preguntas de la inspección que desee exportar.

Haga clic en Añadir acción.

Busque "SharePoint" y seleccione la acción Crear elemento.

Si es la primera vez que usa SharePoint en Power Automate, autentifique el conector iniciando sesión en su cuenta de SharePoint.

Configure los siguientes campos:

• Dirección del sitio: haga clic en el campo y seleccione su sitio de SharePoint.

• Nombre de la lista: haga clic en el campo y seleccione su lista.

• Título: haga clic en el campo y seleccione los datos que desea completar en la columna del título de la lista. Le recomendamos que utilice información única como la "Identificación de la auditoría" o el "Título de la inspección" de la lista de contenido dinámico para este campo.

• Nombre de la columna: las columnas que tiene en la lista de SharePoint aparecerán como campos para ser completados. Haga clic en cada campo y seleccione los "Resultados" de cada acción que sea "Redactar" de la lista de contenido dinámico. INLINES.EMBEDDED_ENTRY

Haga clic en Guardar en la parte inferior o superior derecha de la página para guardar el flujo.

Haga clic en Probar en la parte superior derecha de la página para comenzar a probar el flujo.

Seleccione Manualmente y haga clic en Manualmente.

Haga clic en Ejecutar flujo.

Haga clic en Hecho para supervisar el flujo de prueba.