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Zapier: crear informes de inspección personalizados en Google Docs

Aprenda a crear un Zap para crear automáticamente informes de inspección personalizados en Google Docs.

Las plantillas de Google Docs le permiten usar el mismo documento varias veces en lugar de crear todo el documento desde cero. Con herramientas de integración como Zapier, puede crear automáticamente informes de inspección a partir de una plantilla de Google Docs con datos de inspección de SafetyCulture. Esto no solo le permite añadir un formato personalizado en forma de fuentes, colores y encabezados, sino que también le ahorra tiempo al crear documentación estandarizada dentro de su organización.

Qué necesitará

Tomar nota

  • Este Zap utiliza Google Docs para crear informes personalizados. Asegúrese de tener una plantilla de Google Docs creada de antemano. Tenga en cuenta que debe preparar cada campo que desee completar con datos de SafetyCulture en el formato de "{{FieldName}}", utilizando dos corchetes para envolver una sola palabra. Le recomendamos que utilice palabras a las que se pueda hacer referencia al crear el Zap, como se muestra en el siguiente ejemplo: Un ejemplo de una plantilla de Google Docs para una integración de Zapier.

  • Los datos que completan los informes personalizados se basan en las inspecciones a las que tiene acceso su cuenta. Aprenda a otorgarse acceso a la inspección creando reglas de acceso o asignando el permiso de "acceso a datos".

  • Este Zap utiliza Google Docs para crear informes personalizados. Asegúrese de tener una plantilla de Google Docs creada de antemano.

  • Este Zap no admite archivos multimedia adjuntos, preguntas de inspección que se encuentran dentro de:

Si encuentra algún error o tiene alguna pregunta sobre la integración, por favor, contacte con nuestro equipo de atención al cliente para obtener ayuda.

1. Inspección completada en SafetyCulture

  1. Log in to Zapier.

  2. Click Crear un Zap on the upper-left of the page.

  3. Search and select SafetyCulture under "1. Trigger".

  4. Click the "Trigger Event" dropdown menu and select Inspección completada.

  5. Click Continuar.

  6. Select your SafetyCulture account from the dropdown menu. If this is your first Zap with SafetyCulture, click Iniciar sesión en SafetyCulture and then add your SafetyCulture account to Zapier by logging in.

  7. Click Continuar.

  8. Click the dropdown menu to select the template. Please note that only the 20 most recently modified templates are shown. If the template you want to use is not on the list, select the Personalizado tab from the dropdown menu and enter the template's unique identifier in the text field. Un ejemplo de cómo insertar un identificador de plantilla personalizada en Zapier.

  9. Click Activadores de alertas and click Continuar once an inspection has been found.

2. Crear documento a partir de plantilla en Google Docs

  1. Search and select Google Docs under "2. Action".

  2. Click the "Action Event" dropdown menu and select Crear documento desde plantilla.

  3. Click Continuar.

  4. Select your Google Docs account from the dropdown menu. If this is your first Zap with Google Docs, click Iniciar sesión en Google Docs or click Plus iconConectar una nueva cuenta from the dropdown menu, then sign in to Google and add it to Zapier.

  5. Click Continuar.

  6. Configure the following fields:

    • Template Document: Click the field and select the Google Docs template you've created.

    • New Document Name: Click the field and specify the document name. You can use inspection details from the dropdown menu to create a naming convention. For example, "[1. Inspection title]".

    • Folder For New Document: Click the field and specify the subfolder you want to save custom reports to.

    • Sharing Preference: Click the field and select the access level you want to provide. You can choose from view, edit, and view/comment.

    • Unused Fields Preference: Click the field to select whether you want to keep the format texts, such as "{{FieldName}}", if no inspection data is available.

    • Field Name: The fields you prepared in the Google Docs template will become available. Click each field and select the inspection data you want to populate, under "Inspection Completion in SafetyCulture". You can search for the question label within the dropdown menu and select the items that contain "Responses".

  7. You should see something that resembles the following example: Un ejemplo de configuración, acción de Google Docs en Zapier.

  8. Click Continuar.

  9. Click Probar y continuar. This should create a Google Docs document with the specified fields populated.

  10. Publish your Zap to start creating custom inspection reports on Google Docs. We also recommend that you name your Zap on the upper-left corner of the page.

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