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Gérer les propriétaires de fichiers

Découvrez ce que signifie être propriétaire d'un fichier et comment ajouter, supprimer ou remplacer des propriétaires pour un ou plusieurs fichiers dans Documents via l'application Web.

Que signifie être propriétaire de fichier ?

Dans Documents, le propriétaire d'un fichier est l'utilisateur ou le groupe responsable de ce fichier. L'attribution d'un propriétaire permet d'identifier clairement la personne chargée de maintenir le fichier à jour et vous permet de filtrer vos fichiers par propriétaire, afin que vous sachiez qui est responsable et quels fichiers vous devez gérer.

Nous nous efforçons d'élargir le rôle des propriétaires de fichiers !

Bientôt, les propriétaires recevront des notifications lorsqu'une action sera nécessaire, comme approuver des mises à jour ou ajouter une nouvelle version avant l'expiration d'un fichier. Cela vous aidera à garder le contrôle sur vos fichiers et à respecter les exigences de conformité telles que les normes ISO.

Si vous avez autoristaion « Documents : Administration », vous pouvez gérer les propriétaires de tous les fichiers de votre organisation.

Ajouter un propriétaire de fichier

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez <File iconDocuments dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Assets gallery view iconPlus.

  3. Sélectionnez un dossier si vous souhaitez ajouter un propriétaire à un fichier qui s'y trouve.

  4. Cliquez sur More vertical icon sur le côté droit du fichier et sélectionnez Pencil iconModifier le fichier.

  5. Dans le panneau latéral, cliquez sur le menu déroulant sous « Propriétaires » et sélectionnez Users iconGroupes ou User (clear) iconUtilisateurs.

  6. Sélectionnez le groupe ou l'utilisateur que vous souhaitez attribuer en cochant chaque case et cliquez sur Terminé.

  7. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page.

Vous pouvez attribuer jusqu'à 5 propriétaires à un fichier.

Ajouter de façon groupée des propriétaires de fichiers

  1. Log in to the web app.

  2. Select File iconDocuments in the sidebar or select it in Assets gallery view iconPlus.

  3. Select the files by checking the box on the left-hand side of the page.

  4. Select User circle iconGérer les propriétaires at the bottom of the page.

  5. In the pop-up window, select User with plus iconAjouter.

  6. Click the dropdown under "Owners" and select Users iconGroupes or User (clear) iconUtilisateurs.

  7. Select the group or user you want to assign by checking each box and click Terminé.

  8. Click Mettre à jour.

Supprimer un propriétaire de fichier

  1. Connexion à l'application Web.

  2. Sélectionnez File iconDocumentsdans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Assets gallery view iconPlus.

  3. Cliquez sur More vertical icon sur le côté droit du fichier et sélectionnez Pencil iconModifier le fichier.

  4. Sous « Propriétaires », cliquez sur Cross/close/clear icon sur l'utilisateur ou le groupe qui doit être supprimé.

  5. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page.

Supprimer des propriétaires de fichiers de façon groupée

  1. Log in to the web app.

  2. Select File iconDocuments in the sidebar or select it in Assets gallery view iconPlus.

  3. Select the files by checking the box on the left-hand side of the page.

  4. Select User circle iconGérer les propriétaires at the bottom of the page.

  5. In the pop-up window, select Icône de la croix (colorée)Supprimer seulement.

  6. Click the dropdown under "Owners" and select Users iconGroupes or User (clear) iconUtilisateurs.

  7. Select the group or user you want to remove by checking each box and click Terminé.

  8. Click Mettre à jour.

Remplacer de façon groupée les propriétaires de fichiers

  1. Log in to the web app.

  2. Select File iconDocuments in the sidebar or select it in Assets gallery view iconPlus.

  3. Select the files by checking the box of on the left-hand side of the page.

  4. Select User circle iconGérer les propriétaires at the bottom of the page.

  5. In the pop-up window, select Arrow (rotate) iconRemplacer tout.

  6. Click the dropdown under "Owners" and select Users iconGroupes or User (clear) iconUtilisateurs.

  7. Select the group or user you want to assign by checking each box and click Terminé.

  8. Click Mettre à jour.

FAQ

Si le propriétaire d'un fichier est désactivé ou supprimé, le fichier reste accessible. Cependant, vous ne pourrez pas ajouter ou supprimer des étiquettes, ou importer une nouvelle version tant que le propriétaire désactivé ou supprimé n'aura pas fait l'objet d'une désattribution.

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