Que signifie être propriétaire de fichier ?
Dans Documents, le propriétaire d'un fichier est l'utilisateur ou le groupe responsable de ce fichier. L'attribution d'un propriétaire permet d'identifier clairement la personne chargée de maintenir le fichier à jour et vous permet de filtrer vos fichiers par propriétaire, afin que vous sachiez qui est responsable et quels fichiers vous devez gérer.
Nous nous efforçons d'élargir le rôle des propriétaires de fichiers !
Actuellement, les propriétaires reçoivent des notifications lorsqu'un fichier dont ils sont propriétaires est mis à jour, sur le point d'expirer ou a déjà expiré. Ces notifications aident les propriétaires à rester informés des changements et à examiner les fichiers en temps voulu.
Bientôt, les propriétaires recevront des notifications lorsqu'une action sera obligatoire, comme approuver des mises à jour. Cela vous aidera à garder le contrôle sur vos fichiers et à respecter les exigences de conformité telles que les normes ISO.
Ce dont vous aurez besoin
Si vous avez Autorisation « Documents : Administrateur », vous pouvez gérer les propriétaires de tous les fichiers de votre organisation.
Ajouter un propriétaire de fichier
Sélectionnez
Documents dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Sélectionnez un dossier si vous souhaitez ajouter un propriétaire à un fichier qui s'y trouve.
Cliquez sur sur le côté droit du fichier et sélectionnez Modifier le fichier.
Dans le panneau latéral, cliquez sur le menu déroulant sous « Propriétaires » et sélectionnez
Groupes ou Utilisateurs.Sélectionnez le groupe ou l'utilisateur que vous souhaitez attribuer en cochant chaque case et cliquez sur Terminé.
Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page.
Vous pouvez attribuer jusqu'à 5 propriétaires à un fichier.
Ajouter de façon groupée des propriétaires de fichiers
Sélectionnez
Documents dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Sélectionnez les fichiers en cochant la case à gauche de la page.
Sélectionnez Gérer les propriétaires en bas de page.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Ajouter.
Cliquez sur le menu déroulant sous « Propriétaires » et sélectionnez
Groupes ou Utilisateurs.Sélectionnez le groupe ou l'utilisateur que vous souhaitez attribuer en cochant chaque case et cliquez sur Terminé.
Cliquez sur Mettre à jour.
Supprimer un propriétaire de fichier
Sélectionnez
Documents dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Cliquez sur sur le côté droit du fichier et sélectionnez Modifier le fichier.
Sous « Propriétaires », cliquez sur sur l'utilisateur ou le groupe qui doit être supprimé.
Cliquez sur Enregistrer en haut à droite de la page.
Supprimer des propriétaires de fichiers de façon groupée
Sélectionnez
Documents dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Sélectionnez les fichiers en cochant la case à gauche de la page.
Sélectionnez Gérer les propriétaires en bas de page.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Supprimer seulement.
Cliquez sur le menu déroulant sous « Propriétaires » et sélectionnez
Groupes ou Utilisateurs.Sélectionnez le groupe ou l'utilisateur que vous souhaitez attribuer en cochant chaque case et cliquez sur Terminé.
Cliquez sur Mettre à jour.
Remplacer de façon groupée les propriétaires de fichiers
Sélectionnez
Documents dans la barre latérale ou sélectionnez-le dans Plus.Sélectionnez les fichiers en cochant la case à gauche de la page.
Sélectionnez Gérer les propriétaires en bas de page.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Remplacer tout.
Cliquez sur le menu déroulant sous « Propriétaires » et sélectionnez
Groupes ou Utilisateurs.Sélectionnez le groupe ou l'utilisateur que vous souhaitez attribuer en cochant chaque case et cliquez sur Terminé.
Cliquez sur Mettre à jour.
