Get started with Documents

Die Funktion Dokumente ist Ihre All-in-One-Lösung für die Dateiverwaltung. Speichern und verwalten Sie die Dateien Ihrer Organisation sicher in SafetyCulture und sortieren Sie sie einfach mit Ordnern, Tags und Lesezeichen für einen schnellen Zugriff. Sie können auch Dateiversionen verfolgen und verwalten und sie effizient mit Ihrem Team teilen.

Um die Verwaltung der Dateien Ihrer Organisation zu erleichtern, gibt es bestimmte Berechtigungen, mit denen kontrolliert werden kann, wer Dateien und Ordner erstellen und Label verwalten darf.

Bevor Ihr Team mit dem Hinzufügen von Dateien und Ordnern beginnen kann, müssen Sie Hauptordner für Ihr Unternehmen erstellen. Der Hauptordner, manchmal auch Stammordner genannt, ist der Ort, an dem alle Unterordner erstellt und organisiert werden.

Nur Administratoren oder Nutzer mit Berechtigung "Schulungen: Administration" können Hauptordner erstellen. Sobald ein Hauptordner erstellt ist, können Nutzer, die Zugriff darauf erhalten haben, Unterordner erstellen oder Dateien innerhalb des Hauptordners oder eines Unterordners hinzufügen.

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Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mehrere Projekte verwaltet, können Sie für jedes Projekt einen Hauptordner erstellen und dem Projektteam Zugriff darauf geben. Von dort aus können die Teammitglieder ihre Dateien in Unterordnern organisieren, damit die Projektdokumente strukturiert und leicht zu finden sind.

Nachdem Sie Hauptordner erstellt haben, müssen Sie den Zugriff darauf verwalten, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Unterordner und darin Dateien anzeigen und bearbeiten können. Es ist wichtig, bestimmten Benutzern oder Gruppen Bearbeitungs- oder Anzeigezugriff zu gewähren, damit Dateien und Unterordner sicher teilen und effizient organisiert werden.

Wenn Sie beispielsweise einen Hauptordner für ein Bauprojekt erstellt haben, können Sie dem Projektmanager Bearbeitungszugriff gewähren, damit er Unterordner erstellen und erforderliche Dateien hochladen kann. Gleichzeitig können Sie Auftragnehmern Anzeigezugriff gewähren, damit sie Projektdokumente einsehen können, ohne Änderungen vorzunehmen.

Was Sie in Dokumente sehen, kann sich von dem unterscheiden, was andere sehen. Stellen Sie sich dies als eine gefilterte Version der Dateistruktur Ihrer Organisation vor. Anstatt alle Ordner anzuzeigen, zeigt Dokumente nur die Ordner der obersten Ebene an, auf die Sie Zugriff haben. Um Dokumente optimal zu nutzen, sollten Sie Folgendes beachten:

Bevor Sie Dokumente verwenden, prüfen Sie, ob ein Administrator die richtigen Ordner für Sie freigegeben hat. Ihre Zugriffsebene bestimmt, welche Aktionen Sie in Dokumente ausführen können. Wenn Sie Bearbeitungszugriff auf einen Ordner haben, können Sie Unterordner erstellen, Dateien hinzufügen und ihn verwalten. Wenn Sie nur Anzeigezugriff haben, können Sie Dateien nur in der Vorschau anzeigen und mit Lesezeichen versehen. Sollten Sie keinen Zugriff auf einen benötigten Ordner haben, wenden Sie sich bitte an einen Administrator.

Alle mit Ihnen geteilten Dateien und Ordner, befinden sich in den Ordnern der höchsten Ebene, auf die Sie Zugriff haben. Wenn Sie einen Ordner öffnen, sehen Sie dessen Inhalt, einschließlich aller darin gespeicherten Unterordner und Dateien. Wenn jemand eine Datei aus einem Ordner freigibt, auf den Sie bereits Zugriff haben, wird sie in Ihrer Ansicht nicht separat angezeigt, sondern bleibt in diesem Ordner. So bleibt alles übersichtlich und leicht zu finden. Wenn Sie eine bestimmte Datei schnell finden müssen, können Sie Ihre Ordner durchsuchen oder die Suchfunktion verwenden, um sie schneller zu finden.