Was sind Dokumente?

Die Funktion Ressourcen ist Ihre Komplettlösung für die Dateiverwaltung. Im täglichen Durcheinander können Papier- und Mediendateien verloren gehen, und die Suche nach den richtigen Versionen kann schwierig sein. Sie können die Dateien Ihres Unternehmens sicher in SafetyCulture speichern, sie mit Hilfe von Ordnern und Tags sortieren und sogar Lesezeichen hinzufügen, um sie später wieder anzusehen. Während Sie Ihr zentrales Verzeichnis aufbauen, können Sie die Versionen Ihrer Dateien verfolgen und verwalten und sie jederzeit mit Ihrem Team teilen.

Um die Verwaltung der Dateien Ihrer Organisation zu erleichtern, gibt es bestimmte Berechtigungen, mit denen kontrolliert werden kann, wer Dateien und Ordner erstellen und Datei-Tags verwalten darf.

Sie können mit der Dokumente-Funktion Dateien einzeln oder in großen Mengen hinzufügen, duplizieren und archivieren. Für Uploads in großen Mengen können Sie die Dateien entweder auswählen oder auf der Seite per Drag and Drop ziehen und ablegen. Sie können auch Ordner erstellen, um Ihren digitalen Raum weiter zu organisieren und um so einfach auf eigene und geteilte Dateien zugreifen zu können.

If you want to clean up your space, archive files and folders you no longer need. Rest assured that you can quickly view or restore them as needed.

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Jeder Benutzer, der eine Datei oder einen Ordner hinzufügt, kann standardmäßig darauf zugreifen. Wenn Sie Ihre Dateien oder Ordner teilen, können Sie Nutzern und Gruppen entweder den Zugriff "Anzeigen" oder "Bearbeiten" gewähren. Wie diese Bezeichnungen schon andeuten, kann jeder Nutzer oder jede Gruppe mit dem Zugriff "Anzeigen" die Ressource nur sehen und keine Änderungen vornehmen. Der Zugriff "Bearbeiten" ist nützlich für Dateien oder Ordner, die von mehreren Mitarbeitern verwaltet werden.

Wenn Sie das Team oder Projekt verlassen, sollten Sie außerdem in Betracht ziehen, Ihre Dateien und Ordner an andere Nutzer zu übertragen, damit diese sie verwalten können. So bleibt alles organisiert, die richtigen Personen haben Zugriff und wichtige Dateien werden nicht vernachlässigt.

Kopieren Sie Links zu Dateien und Ordnern, um sie jederzeit mit anderen Personen in Ihrer Organisation zu teilen. Diese Links sind privat und können nicht extern geteilt werden. Sie müssen außerdem über ein SafetyCulture-Konto verfügen und auf der Plattform angemeldet sein, um eine Datei oder einen Ordner anzuzeigen, der für Sie freigegeben ist.

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Wenn Dateien oder Ordner mit Ihnen oder einer Gruppe, der Sie innerhalb der Organisation angehören, geteilt werden, erhalten Sie sofort Benachrichtigungen in der Web-App oder der Mobile-App für jede geteilte Datei. Dadurch werden Nutzer, mit denen Sie Dateien oder Ordner geteilt haben, rechtzeitig benachrichtigt, was das Risiko verringert, dass geteilte Dateien im Team übersehen werden.

Fügen Sie Markierungen hinzu, um Ihre Dateien leicht zu finden. Betrachten Sie Markierungen wie Schlüsselwörter, mit denen Sie Ihre Dateien beschriften und sortieren können. Sie können aussagekräftige Begriffe wie Projektnamen, Monate oder Orte verwenden.

Markieren Sie Dateien, auf die Sie häufig verweisen oder auf die Sie schnell zugreifen müssen, mit Lesezeichen. So müssen Sie nicht mehr Ihre gesamte Dateiliste durchsuchen und können bei Bedarf direkt zu einer bestimmten Datei springen. Sie können auch Dateien zur Überprüfung markieren, um Ihrem Team mitzuteilen, welche Dateien vorrangig bearbeitet werden müssen, und um Transparenz in anderen laufende Diskussionen zu schaffen.

Die Versionskontrolle ist wichtig für die Verwaltung Ihrer Dateien, da Sie damit Änderungen, die im Laufe der Zeit an den Dateien vorgenommen wurden, nachverfolgen können. Sie können jede frühere Version einer Datei, auf die Sie Zugriff haben, anzeigen und herunterladen. Beachten Sie jedoch, dass es keine Möglichkeit gibt, die alte Version einer Datei wiederherzustellen.

Sie können die Dateien Ihrer Organisation mithilfe der Mobile-App unterwegs anzeigen und herunterladen. Um eine Datei in der Vorschau anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass Datei-Erweiterungen in den Dateinamen enthalten sind.

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