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Was sind Dokumente?
In diesem Artilkel erfahren Sie mehr über Dokumente in SafetyCulture und darüber, wie Sie mithilfe der Web-App und der Mobile-App die Dateien Ihres Unternehmens verwalten können.Was sind Dokumente?
Die Funktion Dokumente ist Ihre All-in-One-Lösung für die Dateiverwaltung. Speichern und verwalten Sie die Dateien Ihrer Organisation sicher in SafetyCulture und sortieren Sie sie einfach mit Ordnern, Tags und Lesezeichen für einen schnellen Zugriff. Sie können auch Dateiversionen verfolgen und verwalten und sie effizient mit Ihrem Team teilen.
Um die Verwaltung der Dateien Ihrer Organisation zu erleichtern, gibt es bestimmte Berechtigungen, mit denen kontrolliert werden kann, wer Dateien und Ordner erstellen und Label verwalten darf.
Sie können die folgenden unterstützten Dateitypen hochladen: Die Formate DOCX, DOC, GIF, JPEG, JPG, PNG, WEBP, PDF, XLS und XLSX. Jede Datei kann bis zu 50 MB groß sein.
Dokumente in SafetyCulture
Datei- und Ordnerverwaltung
Sie können Ordner erstellen und Dateien einzeln oder in großen Mengen mit Dokumente hinzufügen. Sie können auch Dateien archivieren oder in andere Ordner verschieben, um Ihren digitalen Raum weiter zu organisieren und mühelos auf die Dateien Ihres Teams zuzugreifen.
In Dokumenten gespeicherte Dateien können auch direkt mit Ihren Assets verlinkt werden, sodass Teams dort auf Handbücher, Aufzeichnungen und Zertifikate zugreifen können, wo sie diese am dringendsten benötigen.
Wenn Sie Ihren Speicherplatz aufräumen möchten, archivieren Sie Dateien und Ordner, die Sie nicht mehr benötigen. Seien Sie versichert, dass Sie sie bei Bedarf schnell anzeigen oder wiederherstellen können.
Einrichtung von Markierungen
Jeder Benutzer, der eine Datei oder einen Ordner hinzufügt, kann standardmäßig darauf zugreifen. Wenn Sie anderen Benutzern Zugriff auf Ihre Dateien oder Ordner gewähren, können Sie Benutzern und Gruppen die Berechtigung „Anzeigen“ oder „Bearbeiten“ erteilen. Wie der Name schon sagt, können Benutzer mit „Lesezugriff“ nur die aktuelle Version der Datei oder des Ordners anzeigen, ohne Änderungen vornehmen zu können. Mit „Bearbeitungszugriff“ hingegen können Benutzer alle Versionen des Dokuments anzeigen und bei Bedarf Änderungen vornehmen, was sich ideal für Dateien eignet, die von mehreren Mitarbeitern verwaltet werden.
Der Zugriff, den Sie Benutzern und Gruppen für einen Ordner gewähren, ist derselbe Zugriff, den sie für den gesamten Inhalt erhalten, es sei denn, Sie aktualisieren den Zugriff für bestimmte Dateien oder Unterordner.
QR-Codes
Erstellen Sie QR-Codes für Ihre Dateien und Ordner und geben Sie sie an Ihr Team weiter, damit dieses die benötigten Dateien oder Ordner anzeigen kann. Wenn die QR-Codes gescannt werden, gelangt Ihr Team in Sekundenschnelle zur aktuellsten Version Ihrer Datei.
Bezeichnungseinrichtung
Die Versionskontrolle ist wichtig für die Verwaltung Ihrer Dateien, da Sie damit Änderungen, die im Laufe der Zeit an den Dateien vorgenommen wurden, nachverfolgen können. Sie können jede frühere Version einer Datei, auf die Sie Zugriff haben, anzeigen und herunterladen. Beachten Sie jedoch, dass es keine Möglichkeit gibt, die alte Version einer Datei wiederherzustellen.
Datei-Lesezeichen
Fügen Sie zu Dateien, auf die Sie häufig zugreifen oder die Sie schnell benötigen, Lesezeichen hinzu. Das ist eine praktische Möglichkeit, das Scrollen durch Ihre gesamte Dateiliste zu vermeiden und bei Bedarf direkt zu einer bestimmten Datei zu springen.
Versionskontrolle
Versionskontrolle ist wichtig, um Ihre Dateien zu verwalten, da Sie damit frühere Versionen nachverfolgen und Dateien vergleichen können. Sie können jede vorherige Version einer Datei anzeigen, auf die Sie Zugriff haben. Bitte beachten Sie jedoch, dass es keine Möglichkeit gibt, eine alte Version einer Datei wiederherzustellen.
Dokumente auf dem Mobilgerät
Sie können die Dateien Ihrer Organisation hinzufügen und sie unterwegs über die Mobile-App anzeigen. Sie können Dateien und ganze Ordner auch offline verfügbar machen, sodass Sie auch ohne Internetverbindung darauf zugreifen können.
Wenn Sie Zugriff auf eine archivierte Datei oder einen archivierten Ordner erhalten, können Sie diese erst in der Mobile-App anzeigen, wenn sie wiederhergestellt wurden.
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