Genehmigungen in Inspektionen

Wir wissen, dass die meisten Organisationen ihre eigenen internen Verfahren zur Überprüfung von Prozessen wie Inspektionen haben, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt erfasst werden. Mit der Genehmigungsfunktion in Inspektionen können Sie einen Überprüfungsprozess erstellen, bei dem eine Inspektion von zugewiesenen Personen genehmigt werden muss, bevor sie abgeschlossen werden kann. Sowohl die Nutzer, die eine Genehmigung beantragen, als auch die Genehmiger werden umgehend benachrichtigt, um sicherzustellen, dass die Inspektionen rechtzeitig abgeschlossen werden und keine Hindernisse im Prozess auftreten.

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Um sicherzustellen, dass Ihr Genehmigungsprozess den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht, können Sie die Genehmigungsseite in Vorlagen verwenden und sie nach Bedarf anpassen. Beim Erstellen eines Arbeitsablaufs der Genehmigung werden automatisch zwei Standardfragen mit den Antworttypen „Datum und Uhrzeit“ bzw. „Unterschrift“ eingefügt.

Um Ihren Genehmigungsprozess anzupassen, können Sie Fragen wie auf jeder anderen Seite bearbeiten, hinzufügen und entfernen und andere Antworttypen verwenden, die für die Vorlage verfügbar sind.

Genehmiger sind Nutzer mit der Berechtigung, Inspektionen zu überprüfen und die Genehmigungsseite ausfüllen, bevor eine Inspektion als abgeschlossen markiert werden kann.

Standardmäßig wird der Vorlagenbesitzer als Genehmiger für Inspektionen zugewiesen. Über die Genehmigungsseite kann jedoch jeder Nutzer oder jede Gruppe als Genehmiger zugewiesen werden. Um den Genehmigungsprozess dynamischer zu gestalten, können Sie Mitglieder des ausgewählten Standorts in der Inspektion zuweisen, die auch Mitglieder einer bestimmten Gruppe mit erweiterten Zugriffsregeln sind. Außerdem können Sie Nutzern erlauben, während einer Inspektion einen Genehmiger auszuwählen, so dass ihre Inspektion von einer anderen Person als dem in der Vorlage zugewiesenen Genehmiger genehmigt wird.

Zugewiesenen Genehmigern wird automatisch „Ansicht, Bearbeiten“-Zugriff“ auf die Inspektionen gewährt, die sie überprüfen und genehmigen müssen.

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Sowohl Nutzer, die eine Genehmigung beantragen, als auch Genehmiger können Benachrichtigungen für ihre Inspektionen erhalten, sodass der Genehmigungsprozess rechtzeitig abgeschlossen werden kann und ein manuelles Hin und Her entfällt. Sobald ein Nutzer eine Genehmigung beantragt, werden die Genehmiger benachrichtigt und können durch Klicken auf die Benachrichtigung einfach auf die Inspektion zugreifen, um sicherzustellen, dass sie über die zu prüfenden Inspektionen auf dem Laufenden sind.

Nach der Genehmigung wird auch der anfragende Nutzer benachrichtigt, sodass er auf den vollständigen Inspektionsbericht zugreifen und mit den nach der Inspektion erforderlichen Folgemaßnahmen oder Aufgaben fortfahren kann.

Bitte beachten Sie, dass Genehmigungsbenachrichtigungen den Benachrichtigungseinstellungen der Empfänger unterliegen.

Um sicherzustellen, dass Sie die relevanten Inspektionen finden, können Sie in der Web-App nach dem Genehmiger und dem Genehmigungsstatus filtern. So können Sie alle Ihre ausstehenden oder genehmigten Inspektionen anzeigen, was Ihnen und Ihrem Team die Überprüfung aller relevanten Inspektionen erleichtert.

Sie können auch in der Mobile-App nach Genehmigungsstatus sortieren, sodass Sie unterwegs Inspektionen priorisieren können, die noch genehmigt werden müssen, oder abgeschlossene Inspektionen überprüfen können.

Nutzer können relevante Details wie den Status und den Genehmiger einer Inspektion einsehen, ohne die Inspektion selbst in der Web-App und der Mobile-App eingeben zu müssen. So können Nutzer ihre Inspektionen überwachen, ohne manuell auf jede einzelne zugreifen zu müssen, um den Fortschritt und die Details darüber, wer sie genehmigt hat, zu verfolgen.