Commencer avec Documents

La fonctionnalité Documents est votre solution tout-en-un pour la gestion de fichiers. Stockez et gérez en toute sécurité les fichiers de votre organisation dans SafetyCulture, et triez facilement avec des dossiers, étiquettes et favoris pour un accès rapide. Vous pouvez également suivre les versions de fichiers, partager l'accès aux fichiers et dossiers de manière transparente avec votre équipe, et rendre les fichiers disponibles pour un accès hors-ligne

Pour faciliter la gestion des fichiers de votre organisation, certaines autorisations sont en place pour contrôler qui peut créer des fichiers et des dossiers et gérer les étiquettes de fichiers.

Avant que votre équipe puisse commencer à ajouter des fichiers et des dossiers, vous devez créer des dossiers principaux pour votre organisation. Le dossier principal, parfois appelé dossier racine, est l'endroit où tous les sous-dossiers sont créés et organisés.

Seuls les administrateurs ou les utilisateurs ayant autoristaion « Documents : Administration » peuvent créer des dossiers principaux. Une fois qu'un dossier principal est créé, les utilisateurs qui y ont accès peuvent créer des sous-dossiers ou ajouter des fichiers dans le dossier principal ou dans n'importe quel sous-dossier.

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Par exemple, si votre organisation gère plusieurs projets, vous pouvez créer un dossier principal pour chaque projet et en donner l'accès à l'équipe de projet. À partir de là, les membres de l'équipe peuvent organiser leurs fichiers dans des sous-dossiers, ce qui permet de structurer les documents du projet et de les retrouver facilement.

Après avoir créé des dossiers principaux, vous devez gérer l'accès à ces dossiers pour vous assurer que les bonnes personnes peuvent afficher et modifier les sous-dossiers et les fichiers qu'ils contiennent. Il est important d'accorder l'accès à la modification ou à l'affichage à des utilisateurs ou à des groupes spécifiques pour s'assurer que les fichiers et les sous-dossiers sont partagés en toute sécurité et organisés de manière efficace.

Par exemple, si vous avez créé un dossier principal pour un projet de construction, vous pouvez donner un accès de modification au responsable de projet afin qu'il puisse créer des sous-dossiers et importer les fichiers nécessaires. Parallèlement, vous pouvez donner un accès de consultation aux entrepreneurs afin qu'ils puissent consulter les documents du projet sans les modifier.

Ce que vous voyez dans Documents peut être différent de ce que les autres voient. Il s'agit d'une version filtrée de la structure des fichiers de votre organisation. Au lieu d'afficher tous les dossiers, Documents n'affiche que les dossiers de plus haut niveau auxquels vous avez accès. Pour tirer le meilleur parti de Documents, voici quelques points à garder à l'esprit :

Avant de commencer à utiliser Documents, vérifiez si un administrateur a partagé les bons dossiers avec vous. Votre niveau d'accès détermine ce que vous pouvez faire dans Documents. Si vous avez accès à la modification d'un dossier, vous pouvez créer des sous-dossiers, ajouter des fichiers et le gérer. Si vous n'avez qu'un accès d'affichage, vous ne pouvez que voir un aperçu des fichiers et les ajouter aux favoris. Si vous n'avez pas accès à un dossier dont vous avez besoin, contactez un administrateur pour obtenir de l'aide.

Tous les fichiers et dossiers partagés avec vous se trouvent dans les dossiers de plus haut niveau auxquels vous pouvez accéder. Lorsque vous ouvrez un dossier, vous voyez son contenu, y compris les sous-dossiers ou les fichiers qu'il contient. Si quelqu'un partage un fichier à partir d'un dossier auquel vous avez déjà accès, il n'apparaîtra pas séparément dans votre affichage, mais restera dans ce dossier. Cela permet de garder le tout organisé et facile à trouver. Si vous avez besoin de localiser rapidement un fichier spécifique, vous pouvez parcourir vos dossiers ou utiliser la fonction de recherche pour le trouver plus rapidement.