Approbations dans les inspections

La plupart des organisations peuvent avoir leurs propres procédures internes pour réviser des processus tels que les inspections afin de s'assurer que toutes les informations sont correctement saisies. Grâce à la fonctionnalité approbation des inspections, vous pouvez créer un processus d'examen qui exige qu'une inspection soit approuvée par des personnes attribuées avant de pouvoir être terminée. Les utilisateurs demandant l'approbation et les approbateurs seront également notifiés rapidement, ce qui garantit que les inspections sont terminés à temps et élimine tout obstacle au processus.

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Pour vous assurer que votre processus d'approbation correspond aux besoins de votre organisation, vous pouvez utiliser la page Approbation dans des modèles et la personnaliser selon vos besoins. La création d'une page de flux de travail d'approbation inclut automatiquement deux questions par défaut, utilisant respectivement les types de réponse « Date et heure » et « Signature ».

Pour adapter votre processus d'approbation, vous pouvez modifier, ajouter et supprimer des questions comme n'importe quelle autre page et utiliser d'autres types de réponse disponibles pour le modèle.

Les approbateurs sont des utilisateurs attribués qui examinent les inspections et terminent la page d'approbation, avant qu'une inspection soit marquée comme terminée.

Par défaut, le propriétaire du modèle est attribué comme approbateur pour les inspections. Cependant, n'importe quel utilisateur ou groupe titulaire d'une licence complète peut être attribué en tant qu'approbateur par le biais de la page Approbation. Les utilisateurs attribués doivent au moins avoir l'accès « Afficher, modifier » pour examiner et approuver les inspections.

Les approbateurs attribués se verront automatiquement attribuer l'accès « afficher, modifier » aux inspections qu'ils doivent examiner et approuver.

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Les utilisateurs qui demandent une approbation et les approbateurs peuvent recevoir des notifications pour leurs inspections, ce qui permet au processus d'approbation d'être mené à bien dans les délais et d'éliminer tout va-et-vient manuel. Lorsqu'un utilisateur demande une approbation, les approbateurs reçoivent une notification, ce qui leur permet d'accéder facilement à l'inspection en cliquant sur la notification et de s'assurer qu'ils sont informés des inspections qu'ils doivent examiner.

En cas d'approbation, l'utilisateur demandeur sera également notifié, ce qui lui permettra d'accéder au rapport d'inspection terminé et de procéder à tout suivi ou à toute tâche nécessaire après avoir effectué l'inspection.

Veuillez noter que les notifications d'approbation sont soumises aux paramètres de notification des destinataires.

Pour vous assurer de trouver les inspections pertinentes, vous pouvez filtrer par approbateur et par statut d'approbation sur l'application Web. Cela vous permet d'afficher toutes vos inspections en attente ou approuvées, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, d'examiner plus facilement toutes les inspections pertinentes.

Vous pouvez également trier par statut d'approbation sur l'application portable, ce qui vous permet de donner la priorité aux inspections en attente d'approbation ou d'examiner les inspections terminées lorsque vous êtes en déplacement.

Les utilisateurs peuvent afficher les détails pertinents, tels que le statut et l'approbateur d'une inspection, sans entrer dans l'inspection elle-même sur l'application Web et l'application portable. Cela permet aux utilisateurs de surveiller leurs inspections sans avoir à accéder manuellement à chacune d'entre elles pour en suivre la progression et connaître les détails de l'approbateur.