Aprobaciones en las inspecciones

Sabemos que la mayoría de las organizaciones pueden tener sus propios procedimientos internos para revisar procesos como las inspecciones para garantizar que toda la información se captura con precisión. Con la función de aprobaciones de las inspecciones, puede crear un proceso de revisión que requiera que las personas asignadas aprueben una inspección antes de que pueda completarse. Tanto los usuarios que solicitan la aprobación como los aprobadores serán notificados con prontitud, lo que garantiza que las inspecciones se completen a tiempo y elimina cualquier obstáculo en el proceso.

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Para asegurarse de que su proceso de aprobación se ajuste a las necesidades de su organización, puede utilizar la página de Aprobación de las plantillas y personalizarla según sea necesario. Crear una página de flujo de trabajo de aprobación incluirá automáticamente dos preguntas predeterminadas, utilizando los tipos de respuesta de "Fecha y hora" y "Firma", respectivamente.

Para adaptarse a su proceso de aprobación, puede editar, añadir y eliminar preguntas como cualquier otra página y usar otros tipos de respuesta disponibles para la plantilla.

Los Aprobadores son usuarios asignados que revisarán las inspecciones y completarán la página de aprobación, antes de que una inspección pueda marcarse como completada.

El propietario de la plantilla es asignado como aprobador de inspecciones de forma predeterminada. Sin embargo, cualquier usuario o grupo puede ser asignado como aprobador a través de la página de Aprobación. Para que el proceso de aprobación sea más dinámico, puede asignar miembros del sitio seleccionado en la inspección que también sean miembros de un grupo específico con reglas de acceso avanzadas. Además, puede permitir que los usuarios seleccionen un aprobador durante una inspección para que dicha inspección sea aprobada por una persona distinta del aprobador asignado a la plantilla.

Los aprobadores asignados recibirán automáticamente el acceso para "Ver, editar" las inspecciones que deben revisar y aprobar.

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Tanto los usuarios que solicitan la aprobación como los aprobadores pueden recibir notificaciones de sus inspecciones, lo que permite que el proceso de aprobación se complete a tiempo y se eliminan las idas y venidas del trabajo manual. Una vez que un usuario solicita la aprobación, se notificará a los aprobadores, lo que les permitirá acceder fácilmente a la inspección al hacer clic en la notificación para asegurarse de que están al tanto de las inspecciones que deben revisar.

Tras la aprobación, también se notificará al usuario solicitante, lo que le permitirá acceder al informe completo de la inspección y continuar con cualquier seguimiento o tarea necesaria después de realizar la inspección.

Tenga en cuenta que las notificaciones de la aprobación están sujetas a los ajustes de notificación de los destinatarios.

Para asegurarse de poder encontrar las inspecciones pertinentes, puede filtrar por aprobador y estado de aprobación en la aplicación web. Esto le permite ver todas sus inspecciones pendientes o aprobadas, lo que facilita que usted y su equipo revisen las inspecciones relevantes.

También puede ordenar por estado de aprobación en la aplicación móvil, lo que le permite priorizar las inspecciones pendientes de aprobación o revisar las completadas mientras está en marcha.

Los usuarios pueden ver detalles relevantes, como el estado y el aprobador de una inspección, sin entrar en la inspección en sí en la aplicación web y la aplicación móvil. Esto permite a los usuarios supervisar sus inspecciones sin tener que acceder manualmente a cada una para realizar un seguimiento de su progreso y detalles sobre quién las aprobó.